Update: Periodieke facturen
Vanaf nu kunt u met Factuurdesk ook Periodieke facturen maken, net zo eenvoudig als 'normale' eenmalige facturen.
U kunt periodieke facturen gebruiken voor alle facturen die herhalend zijn. Voorbeelden zijn: maand abonnementen, jaarlijks terugkerende diensten, servicecontracten etc.
Alles waarvoor u meerdere keren dezelfde factuur zou maken, kunt u nu met een periodieke factuur automatisch laten maken.
Als u ook de online betalingen (iDeal, Sofort, Bancontact, creditcard etc) gebruikt kunt u nu dus een abonnement aanmaken en uw klanten direct online laten betalen, helemaal op de automatische piloot.
Hoe maakt u een periodieke factuur?
In het menu onder Facturen kiest u in het submenu voor Periodieke facturen. Vervolgens kiest u voor de button "+ Periodieke factuur".
U komt dan in het 1e scherm:
U kiest voor een cliënt en de frequentie waarmee de factuur periodiek verstuurd moet worden. Als laatste kunt u optioneel voor intern gebruik een omschrijving invullen.
Stap 2: maak de factuur
Stap 3: samenvatting factuur
Na het aanmaken van de periodieke factuur zal het systeem elke keer (bijv. maandelijks) de factuur aanmaken voor u en - afhankelijk van uw instellingen - de factuur verzenden of in concept zetten.
Maak nu meteen uw eerste periodieke factuur »
Nog vragen? Bekijk hier alle helponderwerpen
Update: online betalingen ontvangen
U kunt vanaf nu de facturen die u per e-mail verstuurt ook direct online door uw klanten laten betalen. Uw facturen worden dan sneller betaald.
U kunt oa de volgende betaalopties aanbieden: iDeal, creditcard, Bancontact, SOFORT, Belfius Pay Button, KBC/CBC-Betaalknop, en Paypal
Factuurdesk werkt voor de online betalingen samen met Mollie, een gerenommeerd bedrijf dat fungeert als tussenpersoon tussen u en uw bank. De samenwerking met Mollie maakt online betalingen heel eenvoudig voor u. Mollie rekent een klein bedrag voor elke transactie, Factuurdesk rekent verder geen kosten.
Hoe werkt het?
Stap 1: U stuurt een email met de betaallink erin
Stap 2: Uw klant klikt in de e-mail op de betaallink en gaat naar de factuur met de optie om direct te betalen.
Stap 3: Uw klant kiest de betaalmethode en voldoet de factuur via Mollie.
Stap 4: Uw klant gaat terug naar de factuur en krijgt de melding dat de betaling is geslaagd.
Hoe kunt u dit instellen?
- U moet eerst een Mollie account aanmaken. Heeft u die al gaan dan naar stap 4.
- Doorloop de benodigde stappen bij Molllie om het account te activeren.
- Na activering van uw account bij Mollie kunt u uw account op deze pagina koppelen met Factuurdesk.
- Koppel Mollie aan Factuurdesk met de "connect" knop op de betaalopties pagina.
- U kunt dan in uw e-mails een betaallink plaatsen. Via die link kunnen uw klanten uw facturen direct online betalen.
Online betalingen via Mollie is voor zowel de Nederlandse als de Belgische klanten mogelijk.
Meer weten hierover? Kijk dan in de online helpdesk of ga meteen naar de instellingen
Volgende update
In de volgende update die we voor eind november gaan doen zitten Periodieke facturen. Ideaal voor herhalende facturen of abonnementen. Zeker in combinatie met de online betalingen kunt u dan heel eenvoudig uw klanten abonnementen laten betalen zonder extra werk.
Update: begin- en eindtijd weglaten op factuurspecificatie, uw logo op de login pagina, offerte en project koppelen
1) Als u geen begin- en eindtijd wilt op de facturen, dan kan dat nu
Soms wilt u misschien de van- en tot tijd niet op de uren specificatie vermelden, bijvoorbeeld omdat uw klanten niet hoeven te zien op welke tijden u precies werkt (bijv. laat op de avond :)).
Hoe stelt u dit in?
U gaat naar Beheer > instellingen > Design & layout
Als u dit vakje aanvinkt dan zijn de begin- en eindtijd verdwenen van de urenspecificatie.
Hoe laat ik de begin- en eindtijd weg van de rapporten?
Als u dit vakje uitvinkt dan zijn de begin- en eindtijd verdwenen van de rapporten.
2) Loginpagina aanpassen naar de stijl van uw bedrijf
Als u Factuurdesk wilt integreren met uw bedrijf, bijvoorbeeld door een link op uw website te plaatsen, dan kan dat. U kunt dan een specifieke link krijgen voor uw bedrijf. Als mensen op die link klikken zien ze uw logo staan op de login pagina.
U gaat naar Beheer > instellingen > Bedrijfsinformatie
U kunt hier eventueel zelf een webadres instellen (standaard gebruiken wij uw bedrijfsnaam).
De link is als volgt: https://www.factuurdesk.nl/login/uwbedrijfsnaam/
Als u dit aan heeft staan, dan zijn de login links in de emails die u via Factuurdesk verstuurt automatisch aangepast naar uw bedrijfs loginpagina (bijvoorbeeld de uitnodigings emails voor medewerkers).
3) Een bestaand project aan een offerte koppelen
Als u al een project heeft gemaakt en die wilt koppelen aan een offerte, dan kan dat als volgt:
Ga naar het overzicht van de offertes
Als u op deze button klikt, dan kunt u in het volgende scherm kiezen voor een bestaand project.
Let op: als deze button er niet staat dan is er al een project gemaakt voor de offerte, dat gebeurt namelijk vanzelf als een offerte wordt geaccepteerd. U verwijdert dan eerst het project dat voor deze offerte is gemaakt. De + Project button zal er daarna wel staan.
U vult verder alles voor het project in, en klikt op Opslaan. De offerte en het project zijn nu aan elkaar gekoppeld.
Update: Facturen, offertes en emails in het Engels
Facturen, offertes en emails in het Engels
Veel van onze klanten hebben klanten die alleen Engels spreken. Ze zijn wel in Nederland gevestigd maar willen een Engelse factuur of offerte ontvangen. Vanaf nu kunt u deze klanten in Factuurdesk ook bedienen.
Hoe stelt u dit in?
Bij de klant kunt u aangeven of deze de Engelse taal spreekt
U kunt de emails, brieven en teksten op de factuur of offerte aanpassen als u dat wilt. Dit werkt hetzelfde als voor de Nederlandse teksten via Beheer > Instellingen.
Emails, herinneringen en aanmaningen
Als u heeft ingesteld dat een klant Engels spreekt zijn alle emails, (automatische) herinneringen en aanmaningen ook in het Engels.
Valuta en btw
De bedragen zijn nog steeds in € en de btw tarieven zijn de Nederlande btw tarieven.
Ga nu naar de website om het meteen te proberen!
Update: producten / onkosten in app en agenda
Toevoegen Producten en onkosten in timetracker en agenda
Veel van onze klanten hebben naast uren ook producten die ze verkopen. Dit kan bijvoorbeeld een fysiek product zijn zoals een computer, maar ook een dagdeel werkzaamheden of een workshop. Tot voor kort was het niet mogelijk om die in te voeren in de timetracker, app of de agenda, maar daar is verandering in gekomen.
Invoeren van Producten / Onkosten
Alle ingevoerde producten en onkosten zijn vanaf nu via de app of agenda te selecteren, waarna de prijs en btw vanzelf goed worden ingevuld. Zo kun je op locatie of tijdens het werk altijd meteen de goede producten of onkosten registreren. Het enige wat je hoeft aan te geven is hoeveel units je van iets wilt registreren (bijv 200 km of 2 computers), de prijs wordt dan vanzelf goed doorgerekend.
Een aantal voorbeelden (voor een paar branches):
- Reiskosten per km (bijv 0,19 of 0,27 cent)
- Een dagdeel of een hele dag werkzaamheden voor een vaste prijs
- Belastingaangifte voor een vaste prijs
- Onderdelen of hardware
- Een servicebeurt voor een vaste prijs
- Opmaak contract voor een vaste prijs
Je kunt dit dus gebruiken als alternatief voor of aanvulling op gewerkte uren en een uurtarief
Als je een product wilt invoeren wat nog niet bestaat in het systeem, kun je het gewoon invoeren (typen) en kiezen om het op te slaan als standaard product. Zo kun je makkelijk nieuwe producten invoeren.
Factureren van Producten en onkosten
Alle via de app en agenda ingevoerde producten en onkosten kun je direct facturen, dat gaat gewoon vanzelf net als met de gewerkte uren. Je kunt ze eventueel ook direct op de factuur toevoegen als dat nodig is via het groene plusje.
Toevoegen van Producten of onkosten via Beheer
Bij de invoer van de producten of onkosten kun je nu kiezen of het gaat om onkosten of een product. Alle ingevoerde producten en onkosten zijn daarna via de app of agenda te selecteren, waarna de prijs en btw vanzelf goed worden ingevuld.
Alle huidige ingevoerde producten hebben van ons het type 'product' gekregen
Nieuw design app
Naast de nieuwe functionaliteit hebben we de app ook een nieuwe design gegeven, waardoor de invoer sneller gaat en er meer overzicht is.
We hopen dat we met deze verbeteringen Factuurdesk een stuk makkelijker en functioneler hebben gemaakt. We horen graag van jullie als jullie nog verbeterpuntjes zien
Update: projecten vernieuwd en verbeterd
Het nieuwe projecten overzicht
Na uitgebreid klantenonderzoek hebben we het onderdeel "Projecten" verbeterd en een centralere plek gegeven in Factuurdesk. Daarnaast is het maken van deelfacturen eenvoudiger geworden en kun je nu per project gedetailleerde informatie bekijken.
Het nieuwe projecten overzicht
- Meteen zien hoeveel je al gefactureerd hebt van een project.
- Eenvoudig een (deel)factuur maken vanuit het overzicht.
- Zien hoeveel er aan een project gewerkt is en hoe het project ervoor staat qua budget.
Gedetailleerd overzicht per project
- Een grafiek van de gewerkte uren (en omzet) per week voor het project.
- Helder overzicht van het budget tov de gewerkte uren, met directe link naar het gedetailleerde uren rapport.
- Directe link naar de offerte van dit project.
- Link naar de reeds gemaakte facturen.
- Meteen een (deel)factuur maken.
Deelfacturen maken
Het maken van deelfacturen is voor projecten een veelvoorkomend klusje. We hebben dit dan ook eenvoudiger gemaakt. Vanaf nu wordt op elke factuur ná de 1e alleen het resterende bedrag gezet. Dus stel u maakt van een project van 3000 euro een deelfactuur van 1000 euro. Dan zal de 2de factuur vanzelf op 2000 euro uitkomen. Als u daar dan weer 1000 euro van maakt, zal de 3de factuur ook 1000 euro zijn.
Daarmee is het een stuk eenvoudiger geworden om projecten in delen te factureren zonder zelf de rekemachine erbij te hoeven pakken.
Projecten op urenbasis facturen
Als u vanuit het projecten overzicht een project op urenbasis factureert worden vanaf nu altijd álle uren opgehaald. Daarmee factureert u dus altijd alle openstaande uren tot dat moment. Eerder moest u zelf gaan opzoeken welke maanden nog openstaande uren hadden en die periode dan selecteren. Dat hoeft niet meer, het systeem doet dat nu voor u.
Projecten als basis
Vanaf nu wordt na acceptatie van een offerte er meteen een project gemaakt met een vaste prijs ter grootte van de offerteprijs. Zo heeft u altijd inzage in de voortgang van het project en wordt de cyclus offerte > project > factuur nog beter. U kunt de eigenschappen van het project altijd achteraf wijzigen, bijvoorbeld van vaste prijs naar 'op uren basis'.
Als u niet wilt dat dit vanzelf gaat kunt u dit uitzetten onder de offerte instellingen
We hopen dat we met deze verbeteringen de projecten een stuk makkelijker en functioneler hebben gemaakt. We horen graag van jullie als jullie nog verbeterpuntjes zien
Updates: factuur referenties in overzicht, introtext factuur, leeg laten velden op factuur
Factuur referentie in facturen overzicht
Het veld 'referentie' op de factuur is nu ook meteen zichtbaar vanuit het facturen overzicht. Daardoor kun je nu meteen zien welk project of welke referentie een factuur betreft, zonder elke keer te moeten doorklikken naar de factuur. De referentie verschijnt als u met de muis over de klant gaat.
Daarnaast kunt u nu ook zoeken op referentie via het zoekveld bovenin het facturen overzicht
Introtext op de factuur
U kunt nu op elke factuur een inleiding zetten. U kunt een standaard text invoeren die altijd getoond wordt, en die kunt u vervolgende eventueel per factuur aanpassen. Dan kunt u bijvoorbeeld een toelichting geven op de factuuritems of het project.
Leeg laten "periode", "te voldoen voor" en "geldig tot" nu mogelijk
Soms is de periode van een factuur niet relevant, of wilt u te voldoen voor datum (of geldig tot op offerte) niet op de factuur zetten. Dat kan nu, die waardes kunt u nu gewoon leeg maken zodat ze helemaal niet getoon worden.
Dat is het voor deze update, binnen 2 weken de volgende update met daarin een verbetering van het projecten rapport en eenvoudiger per project factureren
Nieuw: urenspecificatie toevoegen aan factuur en meer
Urenspecificatie toevoegen aan factuur
Wilt u uw klanten een duidelijk specificatie sturen van uw gewerke uren, dan hebben we goed nieuws; dat is nu nog eenvoudiger geworden. Als u uw facturen groepeert (bijvoorbeeld op werkzaamheden, of project) dan komt er een extra vinkje onder te staan: "Voeg extra pagina met urenspecificatie toe".
Als u dat vinkje aanvinkt wordt er vanzelf een extra pagina toegevoegd waarin alle uren worden uitgesplitst. Op die manier kan de klant precies zien waaruit de factuur is opgebouwd.
Let er wel op dat de uren worden getoond zoals ze in de urenregistratie staan. Als u dus met de hand de factuur aanpast worden de uren niet vanzelf aangepast.
Betalingstermijn per cliënt
Je kunt naast de standaard betalingstermijn nu ook per cliënt een betalingstermijn invoeren (bijvoorbeeld 60 dagen ipv 30).
Toevoegen via dropdown in urenregistratie
We hebben nu in alle dropdowns in de urenregistratie (zowel in de mobiele app, desktop timetracker als de webapp) de mogelijkheid om nieuwe klanten, taken en projecten toe te voegen. U kunt dus in de urenregistratie meteen een nieuw project toe voegen, zonder naar beheer te hoeven gaan.
Herinneringen en aanmaning per brief
U kunt nu ook de herinneringen en aanmaningen per briefpost versturen zonder de deur uit te hoeven.
De tekst van de inleidende brief kunt u zelf maken via de instellingen pagina. De factuur wordt vanzelf als bijlage meegestuurd met deze brief.
Cliënten toevoegen vanuit de Kvk
U kunt de gegevens van een cliënt nu ook ophalen uit de Kvk, zodat het adres en het kvk nummer meteen kloppen.
De gegevens zoals die bij de kvk bekend zijn worden ingevoerd, u moet de rest zelf invullen en nog wel even op opslaan klikken.
Dat is het voor deze update, tot de volgende!
Nieuw: Facturen groeperen op project en beter urenoverzicht
Groeperen op project
Vanaf nu is het ook mogelijk om, na veler verzoek, de facturen en offertes te groeperen op projecten. Kortom per project uw uren en onkosten groeperen zodat uw klant precies kan zien wat waaraan gewerkt en besteed is.
Urenoverzicht in de agenda
Een duidelijker overzicht van de gewerkte uren en een eenvoudigere urenregistratie, dat is het verzoek wat we vaker kregen. Vandaag hebben we een update gedaan waar beide zaken in zitten. Onder Agenda hebben we nu 2 tabjes: Urenoverzicht en Planning. In het Urenoverzicht kunt u snel urenregistraties invoeren en precies zien wie hoeveel uur heeft gewerkt per dag, week of maand. In de Planning maakt u toekomstige afspraken en personeelsplanningen.
Als u medewerkers heeft met een eigen login, dan zien ze nu ook de eenvoudige urenregistratie. Hierdoor zien ze in oogopslag hoeveel uur ze gewerkt hebben, per dag, week of maand.
Dat maakt het voor iedereen weer wat handiger en overzichtelijker.
Komende update
Volgende week komen we met een nieuwe update, waarin onder andere 'groeperen per project' op de factuur in zal zitten. Stay tuned!
Nieuw: meerdere herinneringen en aanmaning
Facturen maken is stap 1, betaald krijgen stap 2. Toch is betaald krijgen misschien wel het belangrijkste, en dan het liefst zo snel en simpel mogelijk.
In Factuurdesk hebben we nu toegevoegd dat u kunt kiezen hoe u uw klanten een betaalherinnering wilt sturen. U kunt automatisch 2 herinneringen en een aanmaning versturen, 2 herinneringen, of slechts 1 herinnering. Daarnaast kunt u voor de herinneringen en de aanmaning zelf uw email teksten schrijven en hebben we email tags gemaakt die u hiervoor kunt gebruiken, zoals "aantal dagen oud" en "incassokosten". Deze tag "incassokosten" toont vanzelf het bedrag dat een incassoburo rekent volgens de wet WIK dus daarmee zit u altijd goed.
U kunt natuurlijk ook alleen zelf een mailtje krijgen dat een factuur verloopt, en dan zelf uw klanten even bellen.
Met deze verbetering kunt u zelf bepalen hoe vaak en hoe streng u uw klanten wilt herinneren aan de openstaande facturen.
Stel de herinneringen hier in »
Schrijf hier uw email teksten »
Afspraken maken na 24 uur 's nachts verbeterd
Tot nu toe was het niet goed mogelijk om 1 afspraak te maken die begon voor 24 uur en erna eindigde. Dan moest u 2 aparte afspraken maken. Nu niet meer gelukkig. U kunt gewoon de begintijd en eindtijd de volgende dag invoeren en er wordt een afspraak gemaakt op de 2 dagen. Dus bijvoorbeeld van 18.00 tot 11.00, levert een afspraak op van 18.00 de ene dag tot 11.00 de volgende dag.
Overige updates
Groepering op facturen en offertes zonder medewerkers: vanaf nu zijn de facturen en offertes in de gedetailleerde groepering standaard zonder medewerker. Als u wel medewerkers wilt tonen kan dat met de groepering "gedetailleerd met medewerker".
Filtering facturen overzicht onthouden: vanaf nu worden de filteropties in het facturen overzicht onthouden, zodat u die niet opnieuw hoeft te filteren na het bekijken van een factuur.
Nieuw: eigen achtergrond uploaden, logboek en meer
Om uw huisstijl helemaal te kunnen doorvoeren in al uw communicatie met klanten hebben we een nieuwe mogelijkheid gemaakt: eigen achtergrond afbeeldingen uploaden voor facturen en offertes. U kunt bijvoorbeeld uw briefpapier uploaden zodat ook uw ge-emailde facturen en offertes er precies hetzelfde uitzien als de geprinte versie. U kunt zelfs voor de 1e pagina een andere achtergrond gebruiken dan voor de overige pagina's. Samen met het lettertype en de (ook nieuwe) mogelijkheid om een eigen kleur voor de tabelkop te kiezen kunt u nu uw huisstijl helemaal integreren met Factuurdesk.
Lees hier meer over hoe u dit kunt doen
Log van facturen en offertes
Vanaf nu wordt elke actie die betrekking heeft op een factuur of offerte vermeld in een Logboek. Zo kunt u zien wanneer en door wie een factuur is gemaakt, gewijzigd en naar wie deze is verstuurd. Zelfs het lezen van een email kunt u terugzien in het log. Als een klant dus een factuur bekijkt of een offerte leest, ziet u dat terug in het logboek. Zo weet u altijd precies wat er gebeurd is.
U vindt het logboek onderaan elke factuur of offerte.
Overige updates
Nieuwe 'tags' te gebruiken in uw emails: u kunt vanaf nu in uw emails nieuwe tags gebruiken. We hebben de volgende tags toegevoegd: referentie = factuur referentie, factuurdatum = factuurdatum, voldoen_voor = te voldoen voor, factuur_age = factuur aantal dagen oud
Medewerker + project groepering in uren rapport: In het uren rapport kunt u nu ook de gewerkte uren groeperen op medewerker + project. Zo wordt alle gewerkte uren per project voor elke medewerker opgeteld.
Meer factuur regels op 1e pagina: U kunt nu veel meer regels kwijt op de 1e pagina van de facturen en offertes (pdf) zonder dat er een 2e pagina nodig is.
Laatst ingevoerd klantnummer wordt nu getoond bij invoer client: zodat u geen dubbele klantnummers invoert.
Nieuw: Offertes maken
Offertes; naast facturen een essentieel onderdeel van uw onderneming. Nieuwe klanten willen graag eerst weten waar ze aan toe zijn voordat ze volmondig 'ja' zeggen. Vanaf nu kunt ook uw offertes met Factuurdesk maken en versturen. In uw eigen huisstijl natuurlijk, en direct per email of per post, allemaal uit uw luie stoel.
Nadat uw klant akkoord is kunt u van een offerte direct een project of factuur maken. Zo is de cirkel meteen rond en kunt u direct weer aan de slag.
Maak nu meteen je eerste offerte
'Vaste prijs' projecten en rendement bekijken
Als u projecten uitvoert met een vaste prijs dan kunt u nu eenvoudig uw rendement bekijken. Bij het maken van een project (bijvoorbeeld vanuit een offerte) kunt u nu kiezen voor 'op basis van een vaste prijs'. Vervolgens houdt u alle uren bij die aan het project gewerkt worden. De factuur maakt u vervolgens direct op basis van de vaste prijs die u voor het project had vastgesteld.
In het projectenrapport vergelijkt Factuurdesk nu de gewerkte uren met de vaste prijs, en daarmee wordt uw rendement berekend. Als u bijvoorbeeld voor 500 euro aan uren heeft bijgehouden en uw vaste prijs was 1000 euro dan heeft u 200% gefactureerd en dus een zeer goed rendement.
Overige updates
Standaard bijlages facturen en offertes: u kunt vanaf nu onder uw factuur en offerte instellingen vaste bijlages uploaden die altijd worden meegestuurd bij uw emails. Handig voor algemene voorwaarden of een standaard folder.
Beter email design: Dankzij de ontwerpers van Degen & Leideritz (ook gebruikers van Factuurdesk) hebben we nu een beter en rustiger ontwerp voor de emails die we voor alle Factuurdesk facturen, offertes en meldingen gebruiken.
Koppeling met Smartnumbers: Boekhouden zonder zorgen, wie wil dat nou niet. Bij Smartnumbers mailt u al uw bonnen en facturen door en zij verzorgen de rest. Uw boekhouding is zo altijd up-to-date. Wij hebben een actie met Smartnumbers waarbij onze klanten 10% korting krijgen op hun boekhouding in de cloud. Bekijk hier hoe het werkt.
Partnerprogramma Factuurdesk: Wilt u andere mensen Factuurdesk aanraden zodat ze ook slimmer kunnen werken? Dan krijgt u nu van ons 20 euro per betaalde klant die u aanbrengt. Wordt nu partner (dit kost maar 30 seconden) en mail al uw kennissen uw partnerlink! Meld u aan voor het partnerprogramma
Kijk voor verdere uitleg over Factuurdesk op onze online helpdesk
Nieuw: Producten beheren
Naast de taken, gewerkte uren en onkosten is het nodig om producten te kunnen factureren.
Voorheen was dat altijd alleen mogelijk door op de factuur zelf het product in te voeren.
Dat moest u dan elke keer met de hand doen.
We hebben dit een stuk makkelijker gemaakt; u kunt nu onder beheer producten toevoegen en die op de factuur selecteren. U zoekt bij het toevoegen van een factuurregel op productnaam of artikelcode en alles wordt verder voor u ingevuld. Of u nou 2 of honderd producten verkoopt, het kan nu een stuk makkelijker.
Kijk voor verder uitleg op onze online helpdesk
Notities op facturen en meerdere bijlages bij factuur
Notities op facturen
Tot nu toe kon u alleen de werk notities aan uw klanten tonen door een urenrapport bij de factuur te voegen. Dit is soms teveel gedoe, daarom hebben we nu mogelijk gemaakt dat bij de gedetailleerder factuur ook notities getoond worden. Zo kunt u meteen op de factuur laten zien welke werkzaamheden u precies heeft verricht. Bij het maken van een factuur krijgt u de optie om notities te tonen op de factuur.
Wij denken dat u zo nog sneller en beter uw klanten een goede en transparante factuur kunt sturen
Als u een uitgebreidere urenrapportage mee wilt sturen kan dat uiteraard altijd nog door onze rapporten als PDF te exporteren en bij de factuur als bijlage te voegen.
Meerdere bijlagen bij een factuur meesturen
We hebben mogelijk gemaakt dat u bij het versturen per email van een factuur meerdere bijlages kunt toevoegen. Die worden dan samen met de factuur meegestuurd met de email. Het toevoegen van bijlages gaat precies zoals het al ging, alleen kunt u nu meerdere bijlages toevoegen na elkaar.
Vragen of opmerkingen, we horen graag van u!
Lancering mobiele app Factuurdesk
Mobiel = makkelijk
Vandaag presenteren we met trots onze uren- en onkostenregistratie app voor de iPhone en Android.
Ons doel is om uren en onkosten bijhouden zo makkelijk mogelijk te maken, en wat is nou makkelijker dan om snel even met je mobiel alles bij te werken. Met deze app druk je op de Start knop als je bij een klant binnen loopt en op Stop als je klaar bent. Even noteren wat je gedaan hebt en klaar is kees. Altijd up to date en geen uren meer ‘vergeten’ door te rekenen. Kortom snel downloaden en installleren dus.
iPhone
Ga nu naar de Iphone Download pagina
Android
Ga nu naar de Android Download pagina
We hebben er hard aan gewerkt en gebruiken hem zelf al een paar dagen, we zijn uiteraard erg benieuwd naar jullie feedback en ervaringen met de app!
BTW verhoging per 1 oktober, wat zijn de gevolgen voor uw bedrijf?
Per 1 oktober 2012 wordt het hoge BTW percentage van 19% verhoogd naar 21%. Het lage BTW percentage van 6% blijft gelijk, en op 0% of btw vrijgestelde diensten heeft deze verandering ook geen invloed.
Wat betekent dit nu feitelijk?
De regels zijn vrij eenvoudig, namelijk:
- Leveringen of diensten die worden verricht voor 1 oktober 2012 blijven belast met 19%, ongeacht het moment van factureren.
- Leveringen of diensten die worden verricht vanaf 1 oktober 2012 worden belast met 21%, ongeacht het moment factureren.
Dus het maakt niet uit wanneer je de factuur stuurt, maar wanneer de dienst wordt geleverd.
Als je dus in september werkzaamheden uitvoert en die in oktober factureert, dan geldt het tarief van 19%. Als je in september al een factuur stuurt voor werkzaamheden in oktober (bijvoorbeeld een voorschot), dan geldt het nieuwe tarief van 21% al.
Hoe werkt dit in Factuurdesk?
Wij gaan de overgang zo eenvoudig mogelijk maken voor iedereen. Dat doen we als volgt:
- Alle uren en onkosten vanaf 1 oktober worden door Factuurdesk vanzelf op het tarief van 21% gezet. Alle uren en onkosten vóór 1 oktober blijven gewoon op 19% staan. Op die manier gaan alle facturen meteen goed (ook als je op 1 factuur zowel werkzaamheden vóór als na 1 oktober zet).
- Bij het toevoegen van taken en onkosten komt het 21% tarief er bij te staan, naast 19%. Je kunt dan zelf kiezen welke je wilt gebruiken. Na 2 maanden zullen we 19% verwijderen uit de BTW tarieven.
- Alle bestaande taken zullen op 1 oktober worden omgezet van 19% naar 21%.
In de praktijk houdt dit in dat alles vanzelf goed gaat en je eigenlijk zelf niks hoeft te doen. Je moet uiteraard wel zelf even goed je factuur nalopen tijdens de overgangsperiode. Daarnaast kun je zelf gewoon alles aanpassen mocht je het toch anders willen hebben.
Het nieuwe BTW tarief van 21% komt op 14 september al in Factuurdesk te staan zodat je die al vóór 1 oktober kunt gebruiken.
We hopen het zo eenvoudig mogelijk te maken, mocht je nog aanvullende vragen hebben bekijk dan nog even de volgende links of stuur ons een bericht.
Desktop Timetracker Factuurdesk
Lancering Desktop Timetracker
Na weken van hard werken lanceren we vandaag onze Desktop Timetracker. U kunt deze Timetracker installeren op uw PC of Mac en vervolgens altijd direct uw tijd bijhouden, zonder naar de website van Factuurdesk te hoeven gaan. Gewoon direct op Start en Stop klikken en de gewerkte tijd wordt in Factuurdesk gezet.
Installeer hem nu meteen op uw PC, Mac en laptop en maak uw werk nog makkelijker »
Update Factuurdesk 20 juni
G-rekening mogelijkheid
De g-rekening wordt veel gebruikt door in- en uitleners van personeel en aannemers en onderaannemers.
U kunt deze rekening alleen gebruiken om betalingen te doen aan de belastingdienst of aan een andere onderaannemer.
De enige bedragen die overgeschreven kunnen worden zijn de loonheffingen (met of zonder btw).
Dit is in het kort de definitie van de g-rekening. Lee meer over de G-rekening op deze website: http://www.mkbservicedesk.nl/321/wat-rekening.htm
In Factuurdesk kunt u nu aangeven onder uw instellingen dat u een G-rekening wilt gebruiken en welk algemeen percentage u daarvoor wilt gebruiken.
Vervolgens kunt u per cliënt dit percentage aanpassen.
Op de factuur wordt dan een uitsplitsing gemaakt voor de cliënt, welke bedrag hij op de G-rekeing moet betalen en welk bedrag op de normale rekening.
Nieuwe layout voor de pagina Factuur maken
We hebben de Factuur editor een nieuw uiterlijk gegeven. Om het nog duidelijker te maken dat je een document aan het maken bent hebben we gekozen voor dit nieuwe design.
Dat houdt wel in dat de groepering van de facturen op een andere plek staat. Eerst stonden de groepeer opties bovenaan de pagina, nu staan ze net boven de factuur regels.
Volgende release
Over anderhalve week (1e week van juli) komen we met een nieuwe release waarin we onze desktop Timetracker voor Apple en Windows lanceren. U kunt dan direct vanuit deze desktop app uw tijdregistratie doen, zonder op de website van Factuurdesk te hoeven komen. Daarnaast wordt dan onkosten registratie vanuit de mobiele website toegevoegd, zodat u vanuit elke plek via uw mobiel bijvoorbeeld reiskosten kunt bijhouden.
Update Factuurdesk
Nieuwe menu indeling
Om Factuurdesk wat overzichtelijker te maken hebben we een aantal menu-items samengevoegd en een sub-menu geïntroduceerd. Alle onderdelen die je niet dagelijks nodig hebt komen nu samen onder het menu-item ‘Beheer’. Daar vindt u nu de pagina’s ‘Cliënten’, ‘Medewerkers’, ‘Taken’, ‘Projecten’, ‘Instellingen’ en ‘Account’.
Rechts naast het menu hebben we een button toegevoegd die direct de tijdregistratie opent. Op die manier kan eenvoudiger en sneller de gewerkte tijd worden bijgehouden.
Verder hebben we de pagina ‘Uren & kosten’ nu ondergebracht onder ‘Rapporten’ als het maandrapport.
Niet – declareerbare taken
We zien dat veel gebruikers taken toevoegen met als uurtarief 0 euro. Hieruit, en uit verzoeken aan onze helpdesk, blijkt de behoefte aan taken die niet declarabel zijn maar wel moeten kunnen worden bijgehouden. Die mogelijkheid is er nu, de optie om taken als ‘Niet declarabel’ aan te merken zit nu in Factuurdesk. Ook kunnen bestaande taken ‘Niet declarabel’ worden gemaakt.
Wat is het effect hiervan? Voor alle taken die als ‘Niet declarabel’ zijn aangemerkt kunnen gewoon net als voor alle taken uren worden bijgehouden. Echter komen de uren van deze taken niet op de facturen te staan. Daarnaast kunt u in het gedetailleerde uren rapport een filter optie ‘Declarabel’ toepassen, waardoor bijvoorbeeld aleen de declarabele uren worden getoond.
Projecten pagina
We hebben onder ‘Beheer’ een projecten pagina toegevoegd waar per cliënt alle actieve projecten staan en nieuwe projecten kunnen worden gemaakt.
Verbeteringen in de layout
We hebben over de hele linie de layout nagelopen en verduidelijkt. Zo zijn alle buttons voor de belangrijkste fucties (nieuwe medewerker, maak factuur, etc) nu groen en is het uiterlijk van de Agenda duidelijker gemaakt. Daarnaast hebben de alles wat strak getrokken. We hopen dat het daardoor allemaal wat duidelijk is.
Kleine verbeteringen
- Sorteringen in de agenda zijn nu in alle browsers alfabetisch. In Chrome waren niet alle dropdowns alfabetisch gesorteerd, nu wel.
- Export van alle medewerkers. Te vinden op de medewerkers pagina.
- Op de Pdf rapporten wordt de data nu altijd in zijn geheel weergegeven. Voorheen liepen gegevens die te breed waren er nog wel eens uit, waardoor het niet goed zichtbaar was. Dat is opgelost, alle gegevens zijn nu altijd zichtbaar.
- Kolom ‘project’ toegevoegd aan het gedetailleerde uren rapport. De naam van het project is nu ook zichtbaar in het uren rapport.
- Mobiele website verbeterd. De invoervelden zijn veel groter om de invoer makkelijker te maken.
- Aanpassingen waardoor inloggen op mobiele telefoons altijd goed gaat. Voorheen kregen mensen nog wel eens een foutmelding op de mobiele telefoon bij het inloggen. Dat kwam doordat het ip adres dan wijzigde van het mobiele netwerk. Dit leverde een veiligheids waarschuwing op. We hebben een en ander aangepast waardoor dit niet meer voorkomt.
- Aanpassingen bij het maken van een factuur. Het maken van een factuur hebben we iets intuïtiever gemaakt. Zo worden de gewerkte uren per project getoond en is er altijd de optie om een factuur te maken zonder gewerkte uren erop.
Vragen?
We hopen natuurlijk dat de verbeteringen Factuurdesk duidelijker maken, maar onze Helpdesk staat klaar voor uw vragen. Zoals altijd kunt u kijken in de online helpdesk of ons een bericht sturen.
Dit had u nog tegoed
Vanaf vandaag is het mogelijk om uw facturen ook per post te versturen. Bij het maken van een factuur hebben we een extra button gezet: verstuur per post. Klik erop en uw cliënt krijgt de volgende dag de factuur in de bus.
De facturen per post betaalt u uit uw tegoed. Uw tegoed vindt u onder instellingen. Net als de facturen per post, kunt u ook afspraakherinneringen per sms uit uw tegoed betalen. En daar wilde we het nog even over hebben.
Uit ons laatste onderzoek blijkt dat weinig gebruikers op de hoogte zijn van de afspraakherinneringen per sms. Bij het maken van een afspraak kunt u een herinnering per email of sms instellen. Voor uzelf, uw medewerker of uw cliënt. De herinneringen per email zijn naturlijk gratis, de sms’jes kosten €0,16 per sms. Zo vergeet u nooit meer een afspraak.
Ook goed om te weten: uw tegoed is onbeperkt houdbaar.
Het verschil tussen nul en geen
Jaren waren we in de veronderstelling dat nul en geen hetzelfde waren. We zijn door een paar gebruikers van Factuurdesk uit deze droom geholpen. Vanaf vandaag is het dan ook mogelijk om naast 0% BTW ook de BTW helemaal weg te laten.
Er maken aardig wat bedrijven en ZZP’ers in de thuiszorg gebruik van Factuurdesk. Deze bedrijven zijn vrijgesteld van BTW. Tot voor kort kon u dan alleen 0% selecteren bij het tarief van een taak. Op de factuur stond dan 0% BTW.
Wanneer u vrijgesteld bent van BTW is het nog beter om het woord BTW niet op de factuur terug te laten komen. Dat kan nu! Selecteer bij het tarief van een taak het streepje en nergens komt de BTW meer terug.
Zo, nu kent u ook het verschil tussen nul en geen.
Projecten: ondanks de bomen het bos kunnen zien!
credit: www.flickr.com/photos/elward-photography/ CC BY 2.0
Binnen Projecten hebben wij sinds kort een nieuwe en handige budgetfeature verwerkt waarmee u in één oogopslag een helder beeld krijgt van de verhouding tussen begrote en gefactureerde uren.
Fig I. – Rapportage van de gemaakte kosten en de gewerkte uren op projectniveau ^
U kunt nu tussentijds (of achteraf) een rapportage uitdraaien waarmee u:
• De vooraf begrote kosten en/of uren kunt afzetten tegen de daadwerkelijke uitkomst
• Tussentijds kunt zien of u binnen budget verwacht te kunnen gaan opleveren, of wellicht zult moeten bijbegroten.
Met deze nieuwe functie kunt u nu met Factuurdesk dus niet alleen vrijwel alle administratieve aspecten van uw projecten binnen één online omgeving beheersen, maar kunt u ook met de achteraf verkregen inzichten lessen trekken voor toekomstige projecten.
Zoals u van ons gewend bent hoeft u voor het gebruik van deze nieuwe functionaliteiten niets te doen, u logt gewoon in op Factuurdesk.nl en kunt direct profiteren van de nieuwe mogelijkheden.
Projecten is een handige tool binnen Factuurdesk waarmee u per project nog beter inzicht kunt krijgen in de gewerkte uren & in de gemaakte kosten, en dat op ieder gewenst moment binnen de looptijd van een project.
Welk probleem lossen wij hiermee voor u op?
Het probleem waar een aantal van onze gebruikers de afgelopen tijd tegenaan is gelopen, is dat ze soms meerdere werkzaamheden tegelijkertijd hebben lopen bij diverse cliënten. Door deze spreekwoordelijke bomen in de agenda is het af en toe goed zoeken naar het bijbehorende bos.
Tegelijkertijd bouwt u als bedrijf of zelfstandige in de loop van de tijd een waslijst aan gefactureerde en afgesloten projecten op.
Dit kan op den duur vrij onoverzichtelijk worden, zeker wanneer u bijvoorbeeld tussentijds een (deel)factuur de deur uit zou willen doen of inzicht wil krijgen in de financiën per project. En juist de financiële aspecten van uw projecten wilt u in het oog blijven houden.
Om het beheren van uw administratie met Factuurdesk nog gemakkelijker voor u te maken, hebben wij daarom sinds enige tijd Projecten standaard voor u ingebakken in het systeem. Daar is vanaf nu dus de mogelijkheid bijgekomen om een vinger aan de budgetpols te kunnen houden, waardoor u weer een handig stuk gereedschap in handen heeft om kostenoverschrijdingen te voorkomen.
Een project aanmaken
Om een nieuw project aan te maken voor een klant, kunt u inloggen op Factuurdesk, naar de Cliënten pagina te gaan, en vervolgens links klikken op de button “Voeg project toe” (zie figuur II optie 1).
U kunt direct overgaan tot het ingeven van het budget en/of de uren (figuur III):
Fig. II - Projecten aanmaken (optie 1), bekijken of aanpassen (optie 2) op de Cliëntenpagina ^
Fig. III - Nieuw project aanmaken en budget ingeven, via “Project toevoegen” (via optie 1) ^
Tip: Geef het project bij het aanmaken van een projectnaam een uniek kenmerk of nummer mee, Factuurdesk gebruikt dit namelijk als Referentie voor de factuur, wat het voor u en uw cliënten alleen maar makkelijker maakt om de administratie op orde te houden.
Bestaande projecten inzien of aanpassen
Om bestaande projecten te bekijken, gaat u eerst naar “Clienten” en klikt u daarna op de “wijzig gegevens” button van een klant naar keuze (zie figuur II hierboven, optie 2). U zult op de volgende pagina helemaal rechts een tabje “wijzig projecten” kunnen zien (figuur IV a):
Fig. IV a - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen, via “wijzig gegevens” (2) ^
Fig. IV b - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen (vervolgscherm) ^
Voor wie is Projecten bedoeld?
Het korte antwoord hierop is: Projecten is bedoeld voor iedereen die meerdere projecten en/of opdrachtgevers heeft lopen. Als u deze nieuwe functionaliteit niet activeert, zult u het nergens tegenkomen in Factuurdesk: Indien u dus nog geen behoefte heeft aan van het werken met projecten verandert er voor u ook niets aan het gebruikersgemak van Factuurdesk.
Via het cliëntenmenu kunt u deze functionaliteit activeren zodra u er behoefte aan heeft. U geeft aan in welke periode het project loopt, geeft het een projectnaam en/of nummer mee, en tegen welk verwacht budget en/of aantal uren u het verwacht te kunnen gaan opleveren. Vervolgens zal er door het gehele programma heen -indien relevant- een mogelijkheid verschijnen om ofwel gegevens te koppelen aan een bepaalde project, ofwel te filteren op een specifiek project.
Fig. V - Het toekennen van kosten aan een project ^
Fig. VI - Afspraken koppelen aan een project ^
Waar kan Projecten u concreet mee helpen?
Stel – u heeft een webdesign bureau en heeft een advocaten kantoor als opdrachtgever. Zij willen graag snel inspringen op de schadegevallen die voortvloeien uit de afgelopen periode met hevige sneeuwval. Daarom willen zij graag binnen twee weken een simpele, maar effectieve minisite in de lucht hebben. Afspraak is dat dit –tussentijds, buiten de huidige lopende zaken om- direct bij het lanceren van de site wordt gefactureerd.
Als u meerdere projecten heeft of had lopen, dan was het in de voorgaande situatie niet altijd even makkelijk om tussentijds de juiste uren en taken bij elkaar te zoeken en deze te factureren.
Ook was het in periodes waarin er veel taken en medewerkers waren ingepland niet altijd een pretje om de agenda in te duiken en snel terug te zien welke medewerker op dit spoedproject ingepland stond.
Dankzij de nieuwe Project functionaliteit behoudt u het overzicht, zowel qua uren als facturen: U kunt in dit geval een project “Sneeuwschade actiesite” aanmaken en vervolgens verschillende afspraken en kosten hieraan toekennen. In de Agenda kunt u nu filteren op lopende projecten zodat alleen deze getoond worden.
Bij het factureren kunt u er vervolgens voor kiezen om alleen een specifieke project eruit te lichten en dit direct te factureren. Ook kunt u heel simpel tussentijds bijhouden of het project wel binnen de afgesproken uren blijft.
Nogmaals de voordelen van Projecten in Factuurdesk op een rij
Projecten in Factuurdesk helpt u bij:
• Het toevoegen van afspraken specifiek gekoppeld aan een project
• Het toevoegen van kosten via de agenda aan een specifiek project
• Het in het agendaoverzicht snel filteren op project
• Het maken van facturen specifiek voor een project
• Voor- en nacalculatie rapportages (tussentijds) uitdraaien op ieder gewenst moment
• Toevoegen projectnaam of nummer als referentie aan factuur
Wij denken zelf dat het online bijhouden van uren en het beheren van facturen met Factuurdesk hiermee nog makkelijker is geworden dan het al was. Uiteraard zijn we zeer benieuwd naar uw feedback en suggesties!
Laat ons hieronder weten hoe u denkt over deze toevoegingen en of we het eventueel nog makkelijker voor u zouden kunnen maken. Ons een mail sturen mag natuurlijk ook.
Nu wordt het leuk
Voordat we vooruit gaan kijken naar alle ontwikkeling voor 2010, is het goed om even terug te kijken.
Het hele jaar heeft u in Factuurdesk uw uren bijgehouden. In het begin is het lastig om elke keer even op de start knop te drukken. Maar na een paar dagen gaat het vanzelf.
Natuurlijk is die tijdregistratie handig om snel facturen te maken. Maar aan het eind van een jaar wordt het pas echt leuk. In de rapporten kunt u zien hoeveel tijd u voor elke cliënt heeft gewerkt, aan welke projecten u heeft gewerkt; kortom waar u het hele jaar mee bezig bent geweest. Allemaal overzichtelijk geïllustreerd door de cijfers van de rapporten.
De mooiste reactie die we binnenkregen was: “Kijk, hier doe ik het voor…”
En daar doen wij het dan weer voor.
Wij wensen u, namens het hele team, veel plezier met de cijfers van 2009 en een voorspoedig 2010!
Inert…intre…interoperabiliteit
In Factuurdesk heeft u de beschikking tot allerlei handige rapporten. Deze geven een goed inzicht in hoe het met uw bedrijf gaat. U ziet hoeveel u of uw medewerkers voor een klant hebben gewerkt en wat er nou eigenlijk aan geld binnenkomt.
Vanaf nu is het mogelijk om deze gegevens te exporteren naar andere systemen. Heeft u een CRM of een salarisadministratiesysteem? Ga naar de rapporten en exporteer alle gegevens naar het zogenaamde .CSV formaat.
U kunt deze gegevens in vrijwel elk programma importeren en uw processen nog sneller maken. U kunt de rapporten natuurlijk ook exporteren – bijvoorbeeld naar Excel – om er analyses op los te laten.
Zo zagen wij tijdens het testen van deze nieuwe feature, dat vaak de klant waarvoor u het meeste werkt, relatief niet het meeste oplevert. We zijn erg benieuwd naar uw bevindingen.
Down, Down, Down, Down
Vanochtend was de website van Factuurdesk tot 10.00 niet bereikbaar door een storing bij Leaseweb. Alle servers van Leaseweb, top 20 hostingbedrijf wereldwijd, werden getroffen door een stroomstoring.
Wij hebben met veel van u vanochtend telefonisch contact gehad over de status van de storing. Wat we telefonisch hebben gezegd, willen we graag ook nog openbaar zeggen:
Onze excuses voor het feit dat Factuurdesk tijdelijk niet bereikbaar was.
We vonden het begrip dat u voor de situatie had heel fijn en zijn blij dat het probleem in een uur kon worden opgelost.
Desalniettemin mag dit eigenlijk niet gebeuren. We gaan daarom morgen met Leaseweb in overleg om te onderzoeken hoe zij dit probleem in de toekomst gaan voorkomen.
De Mexicaanse of gewone griep…of vakantie
het griepseizoen is weer begonnen, met dit jaar ook nog de Mexicaanse griep op de koop toe. Zo hebben we bij Factuurdesk ook twee zieken, gelukkig niet met de Mexicaanse griep. Wat u kunt doen met Factuurdesk is de persoon die ziek is, de Mexicaanse Griep of de gewone griep, invoeren in de agenda.
Dan zien alle medewerkers dat iemand ziek is en daarom niet beschikbaar. Deze feature zit verstopt in het rooster, maar het is belangrijk dat uw weet hoe u een afwezigheid van een medewerker kunt invoeren. Voor zowel uw zieke medewerkers als medewerkers die op vakantie gaan. Met deze tip kunt u Factuurdesk namelijk ook gebruiken voor uw vakantierooster.
1. Ga naar het rooster
2. Klik op de dag dat iemand ziek is of vakantie heeft en selecteer Maak afwezigheid
3 Selecteer ziekte of vakantie
4. De afwezigheid is ingevoerd: Een gestreept vakje is ziekte, een gestippeld vakje is vakantie
P.S. medewerkers kunnen zelf ook hun afwezigheid opgeven. Dit is vooral handig bij het vakantierooster.
iDeal or no iDeal
De afgelopen maanden kregen we regelmatig de vraag of we iDeal betalingen mogelijk konden maken. Dit betekent dat u een factuur stuurt en deze direct betaald kan worden door uw klant via iDeal.
Wij vonden en vinden dit een hele goede suggestie en zijn daarom in gesprek gegaan met partijen die deze mogelijkheid kunnen bieden.
Uit die gesprekken kwamen naar voren dat wanneer wij deze mogelijkheid zouden toevoegen, het geld dat uw klant overmaakt niet direct op uw rekening komt. Sterker nog, u moet 14 dagen of zelfs 30 dagen op uw geld wachten. Dat geld blijft zolang op de rekening staan van het bedrijf dat de iDeal betalingen aanbiedt.
Het gemak van de klant gaat ten koste van uw cashflow en het duurt dus langer voor uw rekening is betaald. Terwijl Factuurdesk er juist voor bedoeld is dat alles sneller gaat.
Om een lang verhaal kort te maken. Zolang u uw geld niet direct op uw rekening krijgt vinden we de toevoeging van iDeal aan Factuurdesk geen goed idee. Als er een partij is die zorgt dat het geld dat uw klant overmaakt, direct bij u terecht komt, dan gaan we er mee aan de slag.
Slome Google Calendar
Afgelopen week zijn we erachter gekomen dat wanneer u de iCal link van uw Factuurdesk-agenda in Google Calendar gebruikt, de afspraken niet direct in Google Calendar getoond worden. We gingen op onderzoek uit en kwamen erachter dat Google Calendar ongeveer elke 2 à 3 uur de afspraken van Factuurdesk ophaalt.
Dit probleem doet zich niet voor als u de iCal link gebruikt in Outlook of het iCal programma op de Mac. Hier kunt u namelijk aangeven hoe vaak u wilt dat de afspraken worden opgehaald. In Google Calendar zit deze optie niet en er is dus ook geen oplossing voor dit probleem.
Waar het in de praktijk op neerkomt is dat wanneer een collega afspraken voor u maakt, u niet alleen van Google Calendar moet uitgaan. Het kan namelijk voorkomen dat uw collega voor morgen een afspraak in de agenda zet, en u uw agenda in Google Calendar checkt en die afspraak niet ziet staan.
Wanneer u zelfstandig werkt, is het probleem wat minder groot. Maar het kan wel verwarrend zijn als u hiervan niet op de hoogte bent. Zo ziet u niet direct de wijzigingen die u in Factuurdesk maakt in Google Calendar.
We hebben Google hiervan op de hoogte gesteld en wachten nog op een reactie.
(Met dank aan de heer Groot van Quafinancien)
Kom bij Factuurdesk Werken (online marketing manager)
Factuurdesk is een urenregistratie en facturatiesysteem dat gebruikt wordt door ZZP’ers en kleine bedrijven (50/50). Factuurdesk is gebruiksvriendelijk en tijdbesparend en dat communiceren we dagelijks naar buiten en binnen toe. Het kantoor van Factuurdesk bevindt zich in Amsterdam en herbergt nu 8 mensen.
We zijn op zoek naar een enthousiaste full time online marketing manager om ons jonge team te versterken en die vanuit een analytische blik tot creatieve initiatieven kan komen. Door SEM, SEO, partner en affiliate-marketing wordt Factuurdesk gepromoot. Als marketing manager heb je hier ervaring mee en heb je ook affiniteit met viral en guerrilla marketing.
We bieden een omgeving waarin je strategisch invloed krijgt en uitvoerend je eigen initiatieven tot een succes mag maken. Dit tegen een marktconform salaris en variabele beloningsmogelijkheden.
Binnen Factuurdesk zijn we van mening dat, van de helpdesk tot de programmeurs, de mensen het verschil maken. Je krijgt dan ook veel vrijheid en verantwoordelijkheid.
Als je het idee hebt dat jij die vrijheid en verantwoordelijkheid wilt nemen, om samen met ons Factuurdesk naar grote hoogte te stuwen, stuur ons dan een bericht »
Handleiding Superbeheerder
Het heeft even geduurd, maar nu is eindelijk de 56-pagina-tellende superbeheerder handleiding klaar. We dachten dat het eigenlijk niet nodig was om een handleiding te schrijven. Want we streven ernaar om alles zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.
Helaas, ondanks de eenvoud is het wel een uitgebreid systeem geworden. We proberen het gebruik eenvoudig te houden, door allerlei features niet al te prominent te tonen. Zo zijn er in Factuurdesk maar 7 tabjes en geen submenu’s. Met als gevolg dat u misschien niet alle mogelijkheden kent van Factuurdesk.
En daarom dus wel een handleiding. Hier kunt u de handleiding downloaden of u kunt hem via Scribd online bekijken.
Feedback is meer dan welkom, dus als u iets mist of er iets duidelijker uitgelegd kan worden, dan horen we dat graag. De handleidingen voor de medewerkers komen binnenkort beschikbaar.
Soms een beetje rommelig
Vandaag zijn we precies 8 maanden onderweg met Factuurdesk. Nu komen er ook zaken naar boven, die pas opvallen als bedrijven maandenlang dagelijks gebruik maken van Factuurdesk.
Iets wat nu blijkt is dat er een aardige doorloop is van cliënten en medewerkers. Regelmatig doet u maar één project voor een cliënt en ook blijven niet alle medewerkers voor altijd in dienst.
Voorheen kon u wel cliënten en medewerkers verwijderen, maar dan was u ook alle afspraken met die cliënten en medewerkers kwijt. Het alternatief was dat u ze dan maar niet verwijderde. En soms werd het daardoor een beetje rommelig.
Vanaf vandaag kunt u cliënten en medewerkers verwijderen óf inactief maken. Inactief betekent dat ze niet meer terug komen op de overzichtspagina’s en bij het maken van nieuwe afspraken, kosten of facturen. De reeds gemaakte uren, kosten en facturen blijven wel gewoon bestaan.
Bijkomend voordeel is dat inactieve cliënten niet worden meegeteld in het abonnement.
Een Zomerupdate
We zitten hier tijdens de zomer zeker niet stil en er zitten wat mooie features aan te komen. Daarover binnenkort meer. Vandaag een kort bericht over de verbeteringen van afgelopen week.
- Het is nu mogelijk om een uitnodiging van een medewerker in te trekken (klik op het pijltje op de pagina medewerkers). De medewerker heeft dan geen toegang meer tot Factuurdesk.
- Op de pagina facturen kunt u met een druk op de knop alle facturen over een bepaalde periode downloaden. De filtering bepaalt welke facturen worden gedownload.
- Wanneer u de agenda wilt printen en u heeft gefilterd op 1 medewerker, dan verschijnt de naam van de medewerker niet meer. Zo blijft er meer ruimte over voor de clientnaam en de taak.
- En dan nog 6 kleine verbeteringen zoals een duidelijke bestandsnaam voor de factuur (factuurnummer – client.pdf) en beter zichtbare overlappende afspraakverzoeken.
Vanuit een met-een-nieuwe-airco-gekoeld-Factuurdesk-kantoor, wensen wij u een goede zomer toe!
Einde van Internet (explorer 6)
In navolging van Tweakers, Cosly en het Amerikaanse 37Signals ondersteunt Factuurdesk Internet Explorer versie 6 vanaf heden niet meer.
Wij zouden gebruikers van Factuurdesk die Internet Explorer 6 gebruiken (6%) willen adviseren te upgraden naar Internet Explorer 8.
Factuurdesk ondersteunt geen Internet Explorer 6 meer, omdat het een verouderde (2001) en vooral onveilige browser is. Deze onveiligheid gaat niet samen met de hoge beveiliging die Factuurdesk nastreeft.
Als u nog sneller gebruik wilt maken van Factuurdesk, dan adviseren wij de browser Google Chrome. Deze browser komt als snelste uit onze tests.
Hier nog even wat interessante statistieken over de browsers van Factuurdesk-gebruikers:
Welke browsers worden gebruikt?
Welke versie van Internet Explorer wordt gebruikt?
Tabbers en muizers
Je hebt twee soorten mensen: De muizers en de tabbers.
De muizers, zo blijkt uit onze gebruiksvriendelijkheid-onderzoeken, zouden het liefst twee handen op de muis houden.
De tabbers daarentegen, willen de muis het liefst niet aanraken.
Om de muizers en tabbers wat dichter bij elkaar te brengen hebben we vandaag een nieuwe versie van Factuurdesk online gezet.
Wanneer u een afspraak maakt of een regel in een factuur toevoegt, kunt u de eerste letters van een naam invoeren en de rest wordt vanzelf aangevuld. Een klein voorbeeld:
Dit is vooral handig als u veel cliënten en medewerkers heeft. dan hoeft u nu niet meer de hele lijst door te bladeren op zoek naar de juiste medewerker of cliënt. Wanneer u met de muis in het veld klikt, dan verschijnt ook gewoon de hele lijst met medewerkers waar u doorheen kunt bladeren met de muis of de pijltoetsen.
Maar uiteindelijk werkt u sneller als u de letters in het veld typt.
Zowel de tabbers als de muizers wensen we veel plezier met de nieuwe update.
Update (zonder opnieuw opstarten)
Afgelopen vrijdag is er nieuwe update voor u beschikbaar gekomen. U hoeft hiervoor niet uw computer opnieuw op te starten De belangrijkste toevoegingen op een rij:
- Agenda tot 3 keer sneller
- Tijdregistratie ook voor de superbeheerder
- Adressering beter geschikt voor vensterenveloppen
- BTW tarief voor factuurkosten selecteren
- 54 andere kleine verbeteringen
Laat ons weten wat u van de nieuwe mogelijkheden van Factuurdesk vindt. In de tussentijd gaan wij verder met het uitbreiden van Factuurdesk.
De tijdregistratie en de agenda werken samen
De agenda is geschikt om vooraf afspraken te maken met uw cliënten (uiteraard). Maar vaak loopt een afspraak uit of duurt deze juist minder lang. Wat u dan kunt doen is de afspraak in de agenda aanpassen, zodat de uren weer kloppen.
Maar u hoeft niet elke keer naar de agenda toe om de afspraak aan te passen. Als u bij de start van uw afspraak de tijdregistratie aanzet, dan heeft u de mogelijkheid om de afspraak in de agenda te vervangen.
De tijdregistratie vindt u op uw homepage of via uw mobiel op https://www.factuurdesk.nl/mobiel/
Klik vervolgens op Start als de afspraak begint en de tijd wordt netjes bijgehouden. Als de afspraak is afgelopen wordt de tijd opgeslagen in Factuurdesk en is de afspraak in de agenda vervangen door de uren die u werkelijk heeft gewerkt.
Op deze manier kunt u vooraf uw afspraken bijhouden in de agenda en de daadwerkelijk gewerkte uren – tot op de seconde nauwkeurig – bijhouden. Zonder gedoe.
Als u medewerkers heeft, dan werkt deze functionaliteit ook voor hen.
Achter de schermen: een sfeerimpressie
We zijn het design van de facturen aan het verbeteren, zodat de adressering op zoveel mogelijk verschillende typen venster-enveloppen goed zichtbaar is. Hieronder de schade van een dagje testen met vensterenveloppen.
Binnekort meer…
De Onschatbare Waarde van Afhakers
Allereerst dank voor alle positieve reacties naar aanleiding van versie 1.5 van Factuurdesk. U stuurde ons vele berichten via het helpdeskssysteem, maar u kunt natuurlijk ook een bericht achterlaten op dit weblog.
Zoals u weet proberen we erg veel contact te houden met onze gebruikers om te onderzoeken waar nog verbeteringen aan Factuurdesk zijn te realiseren. Usabilitytests en gebruikersonderzoek zijn hierbij twee essentiële onderdelen.
Maar er is ook een groep gebruikers met wie niet zo snel contact wordt gelegd. Afgelopen vrijdag en vandaag hebben we met deze mensen contact gezocht: de zogenaamde Afhakers.
Wat is een afhaker?
Iedereen kan Factuurdesk 30 dagen gratis proberen. Een afhaker is een persoon die na 30 dagen niet besluit om met Factuurdesk door te gaan.
Natuurlijk kunnen we niet verwachten dat 100% van de mensen die Factuurdesk proberen ook daadwerkelijk een abonnement neemt. Maar overtuigd als we zijn van de kwaliteit van Factuurdesk en door het grote percentage bedrijven dat Factuurdesk wél neemt, zijn we nieuwsgierig geworden naar de redenen om Factuurdesk niet te nemen.
Dus vrijdag en vandaag ben ik, samen met onze nieuwe helpdeskmedewerker, in de telefoon geklommen om de afhakers te bellen.
Hou de gesprekken bij
Voordat we begonnen met het bellen, hebben we een kort bel-script opgesteld. Daarnaast hebben we via Google Docs een spreadsheet gemaakt waarin de antwoorden van de Afhakers werden verwerkt. Het voordeel van Google Docs is dat er meerdere mensen tegelijkertijd in kunnen werken. Verwerk de antwoorden direct, want dit scheelt een boel tijd en de kans op het vergeten van antwoorden, tips en suggesties is dan zeer klein.
Bel echt élke afhaker
Het doel van het bellen van afhakers is om iedereen aan de lijn te krijgen. Stel geen aanvullende criteria zoals hoe intensief iemand het product heeft geprobeerd en maak geen onderscheid in het type bedrijf: Bel iedereen!
In ons geval hebben we geprobeerd om enkele honderden mensen aan de lijn te krijgen. Uiteindelijk hebben we 70 mensen daadwerkelijk aan de lijn gekregen.
Toen we merkte dat er niet of nauwelijks nieuwe informatie meer binnenkwam, zijn we gestopt met bellen. Het is niet verstandig om van te voren een target vast te stellen, want dit omslagpunt is niet te voorspellen.
Probeer iemand niet iets aan te smeren
In tegenstelling tot een sales-call hebben de gesprekken met de afhakers niet als doel om iets te verkopen. Het doel is namelijk erachter komen waarom iemand het product niet heeft afgenomen. Deze informatie levert op de lange termijn meer op, dan elke keer proberen om iemand te overtuigen het product wel te nemen.
Stel niet meer dan 3 vragen
De Afhakers hebben niet voor uw product gekozen, dus probeer het telefoongesprek zo kort mogelijk te houden. Geef aan dat u bezig bent met een kort gebruikersonderzoek en dus niet met een sales-call. Even ter referentie onze openingszin:
Goedemiddag, u spreekt met Marijn van Factuurdesk. Wij zijn bezig met een klein gebruikersonderzoek en zouden u 3 korte vragen willen stellen over uw gebruik van Factuurdesk.
Wellicht wilt u wel 10 vragen stellen, maar onthoud dat deze mensen waarschijnlijk weinig tijd hebben en de hele dag worden lastig gevallen door telefonische enquêtes.
Wie goed doet, goed ontmoet
Wij hebben ons aan de bovenstaande regels gehouden en hebben niets dan positieve gesprekken met de Afhakers gevoerd. Iedereen heeft ons te woord gestaan, sommige mensen slechts 1 minuut, anderen wel een kwartier.
Het is echt opvallend hoe aardig mensen zijn en hoe graag ze mee willen denken. Zelfs Afhakers die voor een ander product hadden gekozen, gaven opbouwende kritiek.
Een heel klein beetje sales
Het doel van het bellen van de Afhakers is dus niet het verkopen van het product. Maar als de persoon aan de andere kant van de lijn tijdens het gesprek steeds enthousiaster wordt over het product, dan kan een kleine overtuigingspoging geen kwaad.
Zo kregen wij wat mensen aan de lijn die enkele mogelijkheden van Factuurdesk over het hoofd hadden gezien. Nadat wij ze hier op hadden gewezen, raakten ze stuk voor stuk enthousiast en hebben Factuurdesk nogmaals geprobeerd en zelfs een abonnement afgesloten.
De resultaten
De resultaten van onze belactie van de Afhakers op een rij
- 70 mensen gesproken, 0 negatieve reacties 100% medewerking
- 16 concrete verbeterpunten in de externe communicatie en informatie op de website
- 12 concrete verbeterpunten in de gebruiksvriendelijkheid en navigatie
- 15 concrete mogelijke aanvullingen op het systeem
- 6 nieuwe klanten (ondanks het feit dat dit niet het doel was)
Kortom: het bellen van de Afhakers is nu al het beste idee van 2009 en we gaan dit over een halfjaar opnieuw doen.
Vanaf deze plek wil ik iedereen die we vrijdag en vandaag hebben gesproken bedanken voor de vriendelijke medewerking aan het onderzoek.
Sneller betaald krijgen met herinneringen
Een van de tips om sneller betaald te krijgen is het versturen van automatische herinneringen. Met Factuurdesk worden de herinneringen nu standaard automatisch verstuurd bij het verlopen van de betalingstermijn.
Maar soms wilt u niet dat de herinnering verstuurd wordt, omdat u weet dat uw cliënt even krap bij kas zit. Daarom wordt een dag voordat de herinnering naar de klant verstuurd wordt, een berichtje naar u gestuurd.
Als u geen actie onderneemt, wordt de herinnering gewoon verstuurd. Met één druk op de knop kunt u er ook voor kiezen de herinnering niet te laten versturen.
U kunt – onder factuurinstellingen - er ook voor kiezen om alleen een waarschuwing naar uzelf te laten versturen of helemaal geen automatische herinneringen te versturen.
Let er wel op dat u dan zelf achter de betaling van de factuur gaat, want zeker in deze tijden is het ook voor u belangrijk dat u op tijd betaald krijgt.
Hallo daar, mobiele eenheid
Er zijn nu aardig wat bedrijven met medewerkers in buitendienst die gebruik maken van Factuurdesk. Van deze bedrijven kwam het verzoek om Factuurdesk ook geschikt te maken voor de mobiele telefoon.
Zo gezegd, zo gedaan. Vanaf vandaag - na maanden zwoegen - kunt u met elke telefoon die toegang heeft tot internet, inloggen op https://www.factuurdesk.nl/mobiel/
Wat u daar ziet is een inlogscherm dat zowel op het scherm van oude mobieltjes als op de nieuwste iPhone past. Net als dat Factuurdesk geschikt is voor elke browser, is ook geprobeerd om de mobiele versie van Factuurdesk voor elke mobiele telefoon geschikt te maken. Na het inloggen heeft u toegang tot twee tabjes van Factuurdesk:
1. Tijdregistratie
Met de tijdregistratie kunt u in drie kliks de tijd van uw werkzaamheden op locatie bijhouden. Dit werkt dus precies hetzelfde als de normale tijdregistratie van Factuurdesk. Bent u klaar met een afspraak? Dan drukt u op Stop en wordt de afspraak opgeslagen.
Wat ik bij de vorige post over de tijdregistratie was vergeten te zeggen, is dat u bij de start van de tijdregistratie kunt aangeven dat u de bestaande afspraak in de agenda wilt vervangen. Zo kunt u Factuurdesk dus gebruiken voor het plannen van afspraken en vervolgens voor het registreren van de tijd, zonder dat er dubbele afspraken ontstaan.
2. Agenda
Ook de agenda is mobiel toegankelijk. Alle gemaakte afspraken met u of de medewerker zijn te bekijken, te wijzigen en te verwijderen. Zo weet u op elk moment van de dag en op elke plek op de wereld, precies wanneer u een afspraak heeft.
Alle gegevens die u in de mobiele versie van Factuurdesk opslaat of wijzigt, worden direct opgeslagen op de server. U hoeft zich dus geen zorgen te maken over synchronisatie of het verliezen van gegevens.
Tijd bijhouden met de Tijdregistratiemodule
Met de nieuwe update van Factuurdesk is het nu mogelijk om achter uw pc de tijd bij te houden. Dat was natuurlijk al mogelijk door in de agenda afspraken te maken, maar nu kan het nog eenvoudiger met de tijdregistratiemodule, of kortweg timetracker.
Alle medewerkers, die afspraken mogen maken, kunnen nu gebruik maken van de timetracker. Er is geprobeerd het gebruik zo eenvoudig mogelijk te houden. Dat begint al met de grote groene button op de homepage:
Nadat de medewerker op de button heeft geklikt verschijnt er een klein schermpje met de timetracker. De medewerker kan met drie klikken de tijd starten.
Doordat de timetracker in een klein venstertje zit, kan deze gewoon open blijven staan tijdens het werken.
Als de medewerker klaar is met de tijdregistratie, drukt deze op stop. De tijd kan dan nog worden aangepast en vervolgens wordt deze opgeslagen in Factuurdesk. De geregistreerde tijd komt terug in de agenda, op de uren & kosten pagina en natuurlijk op de facturen en in de rapporten.
Ik ben er hier op kantoor al een paar weken mee aan het experimenteren en het werkt echt superfijn. We hopen dat u er net zo enthousiast over zult zijn.
Ik ben natuurlijk benieuwd naar uw ervaringen, dus laat gerust een reactie achter.
Niet vergeten!
Een telefoongesprek vier weken geleden:
Ik: Met Mark
LUCAS: He Mark, met Lucas, waar blijf je?
IK: Hoe bedoel je?
LUCAS: We hadden een afspraak die een kwartier geleden begon. We zitten op je te wachten
IK: O, ja! Ik kom er nu aan, ik ben er met een halfuur
LUCAS: (onhoorbaar gemompel)
Om dit soort situaties voor mij en voor alle andere gebruikers van Factuurdesk te voorkomen, zijn er nu herinneringen bij afspraken. Maakt u een afspraak in de agenda, dan kunt u aangeven of u van te voren een herinnering wil per e-mail….of per SMS.
Vooral de SMS-herinneringen zijn handig als u niet altijd achter uw pc zit. Daarnaast kunt u er ook voor zorgen dat de cliënt een herinnering krijgt.
Dit kan van pas komen als u last heeft van vergeetachtige drukbezette cliënten.
Overigens kunt u de SMS-jes aanschaffen via de pagina instellingen. De SMS-jes zijn onderdeel van het meer mobiel maken van Factuurdesk.
Hierover morgen meer…
Better, faster, stronger, harder
Vandaag is de versie 1.5 van Factuurdesk gelanceerd. In deze update zitten allerlei verbeteringen en toevoegingen die Factuurdesk beter en sneller maken en u nog meer tijd gaan besparen.
Vanaf morgen ga ik u uitleggen wat we allemaal hebben toegevoegd…maar eerst even uitrusten van het harde werk.
Wel wil ik alvast alle gebruikers bedanken voor hun suggesties. En in het bijzonder onze testers en Robert van Denqers, Alexander van AAZorg en Ben van Schrijfburo.
Uitleg Internetagenda Outlook 2007
De week is bijna voorbij, maar op de valreep nog de beloofde uitleg over het toevoegen van een internetagenda (iCal) in Outlook 2007. Met deze internetagenda kunt u de afspraken uit de agenda van Factuurdesk zien in Outlook, iCal of op uw mobiel. In deze uitleg gaan we uit van Outlook 2007, maar op de helppagina kunt u de uitleg terugvinden voor uw mobiele telefoon, Outlook 2003 en Apple’s iCal.
[SWF]https://www.factuurdesk.nl/images/weblog/ical.swf, 594, 459 [/SWF]
Let op: de wijzigingen die u in de agenda van Factuurdesk maakt worden automatisch geupdate door Outlook, maar de wijzigingen die u in Outlook maakt, worden niet automatisch geupdate naar de agenda van Factuurdesk.
——— UPDATE ————-
Met het volgende gratis programma kunt u zich ook in Outlook 2003 op de agenda van Factuurdesk abonneren: Remote Calendars: http://remotecalendars.sourceforge.net/
Twee Belangrijke Nieuwtjes
Vandaag zijn er twee belangrijke nieuwsfeiten:
1: Einde beperkingen digitaal factureren
Staatssecretaris De Jager heeft aangegeven dat de verwarrende regels rondom de digitale factuur verleden tijd zijn. U hoeft geen papieren factuur meer aan uw klanten te sturen en kunt dus volstaan met digitale facturen. Een grote stap in de goede richting die veel tijd, energie en dus geld bespaart.
2: iCal integratie
Factuurdesk introduceert in haar agenda de integratie met iCAL. Dit zorgt ervoor dat u de afspraken uit uw agenda van Factuurdesk ook mobiel, in Outlook en Apple iCAL kunt bekijken. U kopieert de iCAL link uit de agenda en plakt deze in Outlook of bijvoorbeeld in de kalender van uw iPhone.
Zo heeft u altijd inzicht in wanneer u en uw medewerkers, waar en wanneer moeten werken. Maandag zet ik een korte instructie online, maar ik wilde u dit nieuws niet onthouden.
(klik in de agenda rechtsboven op het oranje icoontje iCAL om de agenda te exporteren)
De Tweede Ronde
Eind december heb ik met een aantal mensen een gebruiksvriendelijkheidstest uitgevoerd. Samen met deze testers heb ik toen het hele systeem van Factuurdesk doorgelicht op zaken die niet lekker lopen.
De afgelopen maand zijn er een boel nieuwe functionaliteiten ontwikkeld en het leek mij daarom goed om een nieuwe ronde tests te gaan doen, voordat alle nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen voor de gebruikers van Factuurdesk.
Voorbereiding
Bij het selecteren van de testers heb ik in deze ronde een onderscheid gemaakt tussen huidige gebruikers van Factuurdesk en personen die nog nooit van Factuurdesk hebben gehoord. De resultaten van de ene groep kunnen dan vergeleken worden met de andere en de punten die in beide tests naar voren komen kunnen dus duidelijk verbeterd worden.
Na het benaderen van deze proefpersonen heb ik een een aantal scenario’s opgesteld voor diegenen die niet bekend zijn met Factuurdesk. Deze scenario’s beschrijven de situatie waarin de proefpersoon zich bevindt. Bijvoorbeeld: “U heeft een adviesbureau met 18 consultants en u gebruikt Factuurdesk om de uren bij te houden en facturen te maken.”
Naast deze scenario’s heb ik voor de bestaande gebruikers van Factuurdesk een tiental opdrachten op papier gezet die uitgevoerd moeten worden. Zij kunnen gewoon vanuit hun huidige situatie de opdrachten doorlopen en hebben geen scenario nodig.
De scenario’s en opdrachten waren gemaakt, nu nog de test-laptop geschikt maken. De proefpersonen worden door de ingebouwde webcam van de laptop tijdens het testen gefilmd en tevens worden alle acties op het scherm vastgelegd.
Testen maar
De eerste test was vanochtend met Peter Esveld van Auxilium Promotie & Advies.
Het testen met Peter duurde vandaag bijna twee uur. Hiervan bestond een uur uit het doorlopen van de opdrachten, het tweede uur hebben we vooral gesproken over wat er nog beter kan worden gemaakt aan Factuurdesk.
Tijdens het doorlopen van de opdrachten maakte ik notities over wat mij opviel. Peter stelde vaak vragen waarop ik dan niet direct antwoord kon geven, omdat ik wilde weten hoe hij problemen zelf oploste. Het voordeel van Peter was dat hij, tijdens het testen, zei wat hij dacht. Een ideale tester.
Resultaat
De test verliep goed en het resultaat was 50 concrete aandachtspunten voor zowel de nieuwe als bestaande functionaliteiten. Hieronder mijn lelijke handschrift met de aandachtspunten.
What’s next?
Gelijk op de eerste dag is bewezen dat deze gebruiksvriendelijkheidonderzoeken enorm nuttig zijn. Ik merk keer op keer dat de blik van een buitenstaander van onschatbare waarde is.
Dit was pas numero uno, dus ik heb nog een vijftal tests te gaan in de komende twee weken. Vervolgens verwerk ik alle punten die uit de tests komen en ga ik met het hele team om tafel zitten om te bespreken welke punten wanneer, hoe en in welke volgorde verbeterd gaan worden.
Ik houd u via ons weblog op de hoogte van de ontwikkelingen.
Heeft u zelf nog dingen die u anders of toegevoegd zou willen hebben, stuur dan een bericht »
Waarom doen jullie dit?
Ik wilde een hele lange post schrijven over waarom we Factuurdesk zijn begonnen en wat onze visie is, toen vanochtend onderstaand bericht bij onze helpdesk binnenkwam.
Het einde van de banners deel 2
Laat ik beginnen met te bekennen dat ik geen bannerexpert ben. Ik was verbaasd over de slechte resultaten van onze banners in relatie tot Google Adwords. De reden dat ik op ons weblog verslag doe van onze ervaringen, is dat u wellicht wat aan deze informatie heeft als u banners in gaat zetten voor de promotie van uw product of dienst.
Klik hier om gelijk de conclusie te lezen
In het vorige bericht ‘Het einde van de banners’ beschreef ik mijn verbazing over het lage doorklikpercentage; het aantal kliks per vertoning van de banner. Op slechts 0.1% van de banners werd geklikt. Dit doorklikpercentage was vooral laag in vergelijking met Google Adwords, die wij ook inzetten.
Ik beloofde dat ik er alles aan zou gaan doen om de resultaten te verbeteren.
In de afgelopen week heb ik niet stilgezeten en ik zet de resultaten op een rij.
Bannerdesign
In de vorige post concludeerden mijn collega’s dat het lage doorklikpercentage ook kan liggen aan het design van de banner. Ik heb een aantal andere designs getest en inderdaad: het design maakt verschil. Het verschil tussen de
slechtst presterende banner: (0,1% doorklikpercentage)
[SWF]https://www.factuurdesk.nl/images/weblog/banner2.swf, 600, 78[/SWF]
en deze best presterende banner: (0,3% doorklikpercentage)
[SWF]https://www.factuurdesk.nl/images/weblog/banner1.swf, 600, 78 [/SWF]
was 0,2%. Dus op de onderste banner werd 3 keer zoveel geklikt. (De banners zijn een beetje blurry om ze passend te maken)
De lessen die ik uit deze tests heb getrokken zijn:
- Zet de button rechts (call to action)
- Zet altijd een pijl op de button
- Gebruik niet te veel tekst
- Zorg voor bewegende elementen in het design
- Laat de button altijd zien (niet alleen aan het einde van de animatie)
Resultaat
Het resultaat van de beste banner op een rij:
- 300% meer kliks
- 0,3% doorklikpercentage
- 7% Conversie (bezoekers die een proefabonnement nemen)
Op de onderste banner klikken mensen dus makkelijker dan op de bovenste, maar vervolgens melden ze zich wel minder vaak aan.
Wanneer u voor elke klik op de banner zou betalen, dan bent u meer kwijt met de onderste banner. Betaalt u per vertoning van de banner (dit is vaak het geval), dan heeft u voor hetzelfde geld meer aanmeldingen met de onderste banner.
Toen ik deze cijfers bekeek, ben ik zoveel mogelijk gaan lezen over de effectiviteit van banners. Daarbij stuitte ik vaak op de term branding.
Branding
In alle onderzoeken die ik de afgelopen week heb gelezen, wordt verteld dat banners moeten worden gebruikt voor branding. Branding is uw merk onder de aandacht brengen en eigenlijk een modern woord voor naamsbekendheid. Het doel van naamsbekendheid is niet direct een klant binnenhalen, maar uw merk bekendmaken en op basis van die bekendheid (groepen) klanten, op een later moment, binnenhalen.
Het blindstaren op kliks, dat ik in deel 1 deed, is dus blijkbaar niet zinvol.
Het vervelende is dat branding lastig te meten is. Hoe meet ik nou het positieve effect van banners op naamsbekendheid van Factuurdesk? Toch ga ik dat proberen te realiseren in de komende weken (met dank aan de tips van Floris Keijser)
- Test banners door te variëren met tekst, kleur en indeling van de banner voor een beter resultaat
- Staar u niet blind op de doorklikpercentages
- Probeer per doelgroep een aparte banner te maken
- Adverteer alleen op websites waar uw doelgroep komt
- De banner kunt u het best gebruiken als u uw naamsbekendheid wil vergroten (branding)
Veel geleerd
Deze week heb ik geleerd dat je banners goed kunt gebruiken voor het verhogen van de naamsbekendheid en dat een laag doorklikpercentage dus niet alles zegt. Ik hoop dat u ook weer wat wijzer bent geworden. Heeft u zelf nog tips? Laat ze dan achter in de comments.
Wordt vervolgd…
Nieuw Abonnement: XLarge
Vanaf vandaag kunt u zich direct inschrijven voor het XLarge abonnement. De prijs wordt nu ook gecommuniceerd op de prijzen pagina Het XLarge abonnement is bedoeld voor bedrijven met 100-200 cliënten.
Met het XLarge abonnement kunt u niet alleen tot 200 cliënten factureren. U kunt ook vier beheerders aanstellen die het beheer krijgen over de facturatie en inzicht hebben in de rapporten.
Zoals bij alle abonnementen kunt u zoveel facturen sturen en medewerkers invoeren als u zelf wilt.
Er zijn natuurlijk ook bedrijven die meer dan 200 cliënten hebben en gebruik willen maken van Factuurdesk.
Dat kan! Neem dan even telefonisch contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Het einde van de banners (deel 1)
Ik word een beetje droevig als ik naar de effectiviteit van visuele banners (skyscrapers, rectangles, etc.) kijk. Via de volgende drie kanalen komen de meeste bezoekers (en aanmeldingen) binnen op Factuurdesk.
- Google (organisch)
- Google Ads (adwords)
- Mond-tot-mond reclame
Niet alleen komen de meeste bezoekers (absoluut) op deze manier op onze website terecht, ook de conversie is aardig hoog (+/- 10%).
Nu kregen we het aanbod om op een aantal relevante websites een banner te plaatsen (door de crisis tegen gereduceerd tarief). Een voorbeeld van zo’n banner kunt u hier bekijken »
De resultaten zijn ronduit bedroevend. Niet zozeer voor ons, maar meer voor de websites die deze banners plaatsen (die moeten er ook geld aan verdienen).
Vrijdagmiddag is altijd een goed moment om de statistieken eens door te nemen en ik zag dat er op de bovengenoemde banner in 20 dagen welgeteld 21 keer is geklikt: 1 klik per dag op 30.000 pageviews. Een doorklikpercentage (CPC) van minder dan 0,1%. De conversie is daarentegen nog wel 10% (2 aanmeldingen).
Deze percentages en aantallen liggen duizenden procenten onder resultaten van Google Adwords.
Een van mijn goede eigenschappen is dat ik voortvarend ben met het trekken van conclusies. Dus ik verklaarde op het hoofdkwartier van Factuurdesk de visuele banner dood. Maar gelukkig werd ik gelijk terecht gewezen:
“…maar het ook aan de kwaliteit van de banner kan liggen…”
Prima, ik ga de komende twee weken experimenteren met verschillende banners en laat u dan weten of deze dramatische resultaten enigszins verbeterd zijn.
Als u nog tips heeft, laat ze dan achter in de comments. Overigens houd ik u nu ook op de hoogte via Twitter: www.twitter.com/factuurdesk
Wordt vervolgd…
9 Tips om Sneller Betaald te Krijgen
“Ik zit nog even op een grote betaling te wachten” of “O, helemaal vergeten ik maak het meteen over“.
Dit zijn de standaard-antwoorden van debiteuren. En in de tussentijd zit u met de gebakken peren. Maar vaak bent u bij het horen van deze excuses al te laat. Hierbij negen tips om uw factuur sneller betaald te krijgen:
- Stuur de factuur zo snel mogelijk
- Communiceer helder de betalingstermijn
- Wacht niet tot het verlopen van de betalingstermijn
- Stuur automatisch herinneringen
- Geef korting bij op tijd betalen
- Leg een boete op bij te laat betalen
- Houd het zakelijk
- Laat iemand anders contact opnemen met debiteuren
- Betaal uw eigen facturen op tijd
Laten we wel wezen: U heeft een dienst geleverd en daar moet gewoon voor betaald worden.
1. Stuur de factuur zo snel mogelijk
Heeft u het product verkocht of de dienst geleverd, duik dan gelijk achter de computer om die factuur te maken. U wordt niet als opdringerig of ongeduldig gezien, maar juist als professioneel. Wanneer u te lang wacht met het versturen van de factuur is de klant alweer vergeten wat de waarde van de dienst of het product was en legt hij uw factuur bovenop de stapel. Stuurt u de factuur direct, dan hebt u grote kans dat de factuur direct betaald wordt.
2. Communiceer helder de betalingstermijn
Vermeld bij het laatste contact met de klant nog een keer de betalingstermijn en zet deze prominent op de factuur. Vergeet niet dat u de betalingstermijn bepaalt en niet de klant. (tenzij u aan Albert Heijn levert).
3. Wacht niet op het verlopen van de betalingstermijn
De excuses van de klant komen altijd pas na het verlopen van de betalingstermijn. Dit moet u voor zijn. Niet direct op hoge poten gaan bellen, want de klant heeft feitelijk nog niets verkeerd gedaan. Maar meldt rustig aan het einde van een bespreking met de klant terloops nog even dat er nog een factuur open staat. Heeft het bedrijf een aparte administratie-afdeling, dan kunt u gewoon contact met hen opnemen. U heeft per slot van rekening met deze afdeling alleen maar een zakelijke relatie.
4. Stuur automatisch herinneringen
Stuur automatisch herinneringen per e-mail als de betalingstermijn toch is overschreden. Vermeldt in deze e-mails ook dat het gaat om een automatische herinnering. Niemand wordt boos op een automatisch verstuurde e-mail, maar iedereen wordt aan het denken gezet.
“O, ja, die factuur moet ik nog even betalen“
Bovendien straalt iemand die een systeem heeft dat automatisch herinneringen stuurt professionaliteit uit.
5. Geef een korting op bij op tijd betalen
Met het gebruik van korting moet u altijd oppassen. U loopt namelijk het risico uw eigen product of dienst te devalueren. Maar als u altijd op uw facturen velmeldt, dat de debiteur bij betalen binnen de betalingstermijn 2% korting krijgt, dan wordt dit risico verkleind.
Nog een waarschuwing: Deze tip is niet voor alle sectoren geschikt. Net als tip 6
6. Leg een boete op bij te laat betalen
Dit is een zeer omstreden tip, maar wel zeer effectief. Het gevaar ligt natuurlijk op de loer, dat u wordt gezien als egoïstische graaier. Maar ook bij deze tip geldt: doe het consequent en de balans kan positief uitslaan. Bovendien is op tijd betalen en te laat betalen in dit geval altijd positief:
Betaalt de klant te laat, ontvangt u meer geld. Betaalt de klant op tijd, dan heeft u uw geld binnen
Wellicht denkt u nu dat u dit niet kan maken…maar denkt u eens aan T-mobile, UPC of KPN. Kunnen die het maken? Ja, dus u ook. Zolang u maar zakelijk en professioneel blijft.
7. Houd het zakelijk
Als u net een moeizaam adviestraject heeft afgelegd met uw cliënt, waarbij de emoties hoog opliepen, dan is het lastig om nog zakelijk te blijven. Maar geld heeft niks met u of uw klant als persoon te maken. Twee bedrijven zijn een overeenkomst aangegaan en aan het einde van de rit moet er betaald worden door de afnemer. Denk, als u dat telefoontje net niet pleegt, maar aan de bakker en het brood.
U verschilt niet van de bakker!
8. Laat iemand anders contact opnemen
Heeft u toch moeite met het zelf achter de broek zitten van uw debiteuren. Laat dan uw collega of desnoods een vriend erachter aan gaan. Die heeft er zeker geen problemen mee, want die heeft geen relatie met uw klant. Daarnaast kan ook dit weer professionaliteit uitstralen, want blijkbaar heeft u andere mensen tot uw beschikking voor het opknappen van dit soort klusjes.
9. Betaal uw eigen facturen op tijd
Eigenlijk is dit voorwaarde nummer 1 voor het snel betaald krijgen van facturen. Zorg dat u altijd op tijd of te snel bent met betalen. Dit straalt af op uw persoon, uw bedrijf en ook op de betalingsmores van uw klant.
Heeft u zelf nog meer tips die u met de gebruikers van Factuurdesk wil delen? Reageer dan of stuur ons een bericht »
Dit is een eerste in een serie tips van Factuurdesk. Wij proberen met deze tips onze gebruikers te helpen om nog succesvoller te worden.
Advies aan onze concurrenten
Het leuke van het starten van een nieuw systeem is dat we nu the new kid on the block zijn. In tegenstelling tot veel van onze concurrenten, kun je Factuurdesk direct online proberen. Wij houden niet van geheimzinnigheid en iedereen mag bekijken of Factuurdesk wat voor hen is.
Wat mij de afgelopen dagen opvalt, is dat ook concurrenten Factuurdesk aan het proberen zijn. Prima, wij hebben niks te verbergen en als ze features van Factuurdesk willen kopiëren, dan zijn we blij voor hun gebruikers dat we hun software beter hebben kunnen maken.
Maar ons advies is: Focus op je eigen gebruikers.
- Vraag aan je gebruikers wat ze verbeterd zouden willen hebben
- Houdt regelmatig onderzoeken naar gebruiksvriendelijkheid
- Gebruik je eigen product, dan merk je vanzelf wat er verbeterd kan worden
- Vraag aan gebruikers die afhaken waarom ze afhaken
Met deze tips hoef je niet naar Factuurdesk te kijken, want je weet al wat je klant wilt.
Tip tot slot: wij nodigen gebruikers op elke pagina uit hun kritiek, tips en lof te uiten door een link aan de onderkant van elke pagina.
Muchas gracias
De eerste drie weken Factuurdesk waren een wervelstorm van goede ideëen, nieuwe klanten, complimenten en lekker doorontwikkelen. Maar op 25 december valt dat allemaal even stil. Gelukkig maar, want in dit tempo houden wij het zelfs amper bij.
Een tijd om u te bedanken voor uw vertrouwen in Factuurdesk. De stroom nieuwe klanten geeft ons het gevoel dat we met Factuurdesk echt iets hebben gemaakt waar mensen op zitten te wachten. Dank ook voor de tips en blijf ze sturen (er zijn al 14 tips verwerkt in de nieuwe update van Factuurdesk).
Vanaf deze plek wil ik ook alle medewerkers van Factuurdesk bedanken, want zij hebben keihard gewerkt om dit resultaat neer te zetten. We zijn er nog niet, maar Borre, Edwin, Niek, Sanne, Tom, Allard en Michael: super wat we met z’n allen hebben gepresteerd.
Nu even een lang weekend rust en dan maandag er weer tegenaan.
Tips? Stuur ze door, zodat we Factuurdesk nog beter kunnen maken.
Gooi goede ideeën weg!
Waarom moet elk goed idee eerst worden weggegooid, voordat het een geweldig idee wordt?
Als designer krijg ik vaak de vraag hoe de ontwikkeling van een pagina uitziet. Bij ons zijn er vier fases zijn in het ontwikkelen van de ontwerp:
- Ontwerpen
- Weggooien
- Opnieuw ontwerpen
- Schaven, schaven, schaven
De eerste keer dat ik het kantoor rondloop met een screenshot en het aan iedereen met vol enthousiasme laat zien, zijn de reacties uitermate positief. Als we later terugkijken op het eerste ontwerp, (dat moet je niet te vaak doen) dan vraag je jezelf af hoe je daar zo lyrisch over kon zijn geweest.
Volgens mij is dat de sleutel tot goede producten:
Ontwikkel goede ideeën, ga ermee aan de slag, gooi ze weg en ontwikkel geweldige ideeën.
Het is Darwin 2.0; om geweldige ideeën te ontwikkelen moet je eerst goede ideeën weggooien.
Een voorbeeld van de ontwikkeling van een pagina uit eigen stal:
Het ligt niet aan jou, het ligt aan ons
Wij maken altijd veel werk van het testen van gebruiksvriendelijkheid. We nodigen een tiental testers uit en laten die een paar scenario’s doorlopen.
Wat ook deze week weer opvallend was, is dat de testers zichzelf tekort doen. Een van de meestgehoorde opmerkingen is:
Misschien ligt het wel aan mij, maar…
Als autofabrikant, kunstenaar of ontwikkelaar van applicaties weet je dan zeker dat je iets fout hebt gedaan. Maar dat maakt niet uit, zolang je er maar op tijd achter komt. Het voordeel van ons vak is dat de mensen zo aardig zijn om naar ons kantoor te komen om je anderhalf uur een spiegel willen voorhouden.
Het enige dat je als dank tegen de testers kunt zeggen, is dat het niet aan hen ligt, maar aan jou.
Of je daar zelf nou zo vrolijk van wordt is een ander verhaal…
P.S. Mette, Tim, Sander, Sanne, Henk, Tamara, Peter, GertJan, Paul en Marieke ontzettend bedankt!
Wat we niet kunnen leren van KPN
De lancering van een nieuwe applicatie is ook een goede gelegenheid om te gaan verhuizen.
Dit klinkt niet logisch en dat is het ook niet.
Met de stress van de naderende deadline kunnen de perikelen rond de ADSL-aansluiting op het nieuwe adres er ook nog wel bij. Na uren aan de lijn te hebben gehangen met KPN, heb ik geanalyseerd wat er nu eigenlijk bij KPN verkeerd gaat.
- Als je als bedrijf een fout maakt, geef dit dan toe
- Als je een fout maakt, kom de klant dan tegemoet
- Probeer te leren van je fouten
Deze drie heldere punten hanteren wij altijd bij de onze helpdesk en met een beetje geluk wordt de klant met een probleem een Maven. (The tipping point, geweldig boek)
De helpdesk is ongeveer het enige directe contact dat gebruikers met je bedrijf hebben. Ik geloof dan ook heilig dat je door veel aandacht te besteden aan die directe menselijke touch, je evenveel wonderen kan verrichten als met een reclamecampagne.
Het mooiste voorbeeld vind ik de introductie van Lexus in Amerika. De Japanners wilde het merk als oerdegelijke Mercedes-concurrent in de markt zetten…en toen werd er na een paar maanden een fout ontdekt. Alle verkochte wagens moesten terug worden gebracht.
Maar in plaats van de eigenaar zelf de auto terug te laten brengen, liet Lexus de auto’s ophalen, regelde vervangend vervoer en bracht de gerepareerde Lexus vervolgens bij de eigenaar terug.
Hoe dit door de gedupeerde Lexus-kopers werd beoordeeld?
Na een jaar werden er meer Lexusen verkocht dan Mercedessen.
eindelijk klaarzo goed als
Eindelijk klaar…(zo goed als)
Er is geen weg meer terug: 16 december 2008 gaan we live. Natuurlijk moet er nog wat gebeuren, maar we zijn bijna klaar voor de launch. Dat dacht ik toen ik gisteren na afloop van kantoor naar het pontje liep. Ik kwam daar een een succesvolle manager tegen die ook nog een goede vriend van mij is.
Op het goede nieuws dat we eindelijk klaar zijn na een jaar ontwikkelen reageerde hij droogjes.
Ik verbied mijn medewerkers te zeggen dat iets “klaar is”. Let maar eens op hoe vaak mensen zeggen “het is klaar”, 1 seconde hun adem inhouden en dan op gaan noemen welke “kleine dingetjes” er nog moeten gebeuren.
Dat is zo herkenbaar en zo gaat het bij ons ook af en toe.
Zeker als je zo gepassioneerd een jaar lang met een heel team werkt aan een “kindje”, is het lastig om te zeggen: nu is het af. Zo gaan we twee maanden later live doordat we toch nog wat extra features wilden toevoegen. (ik weet dat dat niet mag).
Maar ondanks deze vertraging denk ik dat we binnen een korte tijd een geweldig product hebben gemaakt. Nu alles nog even afmaken…
Op dit weblog houden wij onze dagelijkse bezigheden bij en brengen u op de hoogte van nieuws over Factuurdesk.
Wat is Factuurdesk?
Factuurdesk is online software waarmee u eenvoudig uren kunt bijhouden en deze kunt factureren.
Rubriek
- Bedrijfsfilosofie (5)
- Design (2)
- Facturatie (2)
- Helpdesk (2)
- Projectmanagement (1)
- Service (3)
- Tips (4)
- Updates (28)
- Urenregistratie (10)
