Nieuw: gefactureerde uren en onkosten blokkeren voor wijzigingen achteraf

Vanaf nu is het mogelijk alle ingevoerde uren, onkosten en producten die zijn gefactureerd te blokkeren in de urenregistratie en agenda. Op die manier kunnen ze niet meer (per ongeluk) worden gewijzigd of verwijderd nadat ze zijn gefactureerd. Dat is wel zo veilig en een mooie manier om uw systeem gesloten te houden voor foutieve wijzigingen achteraf.

Hoe werkt het blokkeren van de uren?

Onder Instellingen > Urenregistratie kunt u de functie aanzetten. Vervolgens gaat het helemaal vanzelf. Alle ingevoerde uren, onkosten en producten die zijn gefactureerd worden na facturatie geblokkeerd in de urenregistratie en agenda (ook in de mobiele app). U en uw medewerkers kunnen de items niet meer wijzigen of verwijderen.

In het systeem is dat te zien door het slotje bij de ingevoerde items. De mogelijkheid om te wijzigen en te verwijderen is er niet meer

Wat als u toch echt een gefactureerd item wilt wijzigen?

U kunt de instelling dan tijdelijk weer uitzetten, het item wijzigen of verwijderen, en vervolgende de instelling weer aanzetten.

U kunt deze mooie nieuwe functie aanzetten op de Urenregistratie instellingen

Bekijk bericht »

Nieuw: offertes digitaal laten ondertekenen

We hebben een mooie nieuwe functie toegevoegd aan Factuurdesk. Vanaf nu kunt u de offertes die u via Factuurdesk verstuurt namelijk direct door uw klanten online digitaal laten ondertekenen. Zeker in deze tijd, waarin uw klanten verwachten dat bijna alles online kan worden afgehandeld, is dit een enorm voordeel.

Hoe werkt het digitaal ondertekenen van offertes?

U stuurt uw klanten een offerte per e-mail op, en in die email staat een link om de offerte direct online digitaal te kunnen ondertekenen. De ondertekening is net zo rechtsgeldig en bindend als een ouderwetse handtekening. Door de ondertekening online te laten doen, kunt u meteen akkoord krijgen van uw klanten, wat u een hoop tijd en gedoe bespaart. Daarnaast biedt u uw klanten een prachtige service, ze hoeven namelijk bijna niks te doen. Er is niks te printen, niks te scannen of op te sturen, geen gedoe. Gewoon klikken, tekenen en klaar. Laat ook zien dat u een modern bedrijf bent en activeer de digitale handtekening.

Voorbeeld ondertekening

De handtekening wordt met de muis of vinger (op tablet en mobiel) gezet. Het is niet belangrijk dat de handtekening helemaal lijkt op de 'papieren' versie.

Na ondertekening staat onderaan de offerte de handtekening met de audit trail en de speciale codes (hashes) die de digitale handtekening bewijzen. De klant krijgt de ondertekende versie als PDF per e-mail, u krijgt daar een kopie van per e-mail. De offerte staat vervolgens in Factuurdesk als geaccepteerd.

Hoe activeer ik de digitale handtekening voor mijn offertes?

De 1e keer dat u een offerte verstuurt zullen wij ook een melding geven of u de digitale handtekening wilt toevoegen aan uw offerte e-mails, dus u hoeft dit niet per se via de instellingen te doen.

Als het u het zelf wilt doen of de tekst en de onderteken link wilt aanpassen dan gaat u naar de pagina Beheer > Instellingen > E-mails & brieven, en voert in de offerte e-mail de speciale onderteken tag in. U kunt zelf de plek kiezen waar de tag geplaatst wordt in de e-mail. Ook kunt u hem in de offerte herinnering plaatsen.