credit: www.flickr.com/photos/elward-photography/ CC BY 2.0
Binnen Projecten hebben wij sinds kort een nieuwe en handige budgetfeature verwerkt waarmee u in één oogopslag een helder beeld krijgt van de verhouding tussen begrote en gefactureerde uren.
Fig I. – Rapportage van de gemaakte kosten en de gewerkte uren op projectniveau ^
U kunt nu tussentijds (of achteraf) een rapportage uitdraaien waarmee u:
• De vooraf begrote kosten en/of uren kunt afzetten tegen de daadwerkelijke uitkomst
• Tussentijds kunt zien of u binnen budget verwacht te kunnen gaan opleveren, of wellicht zult moeten bijbegroten.
Met deze nieuwe functie kunt u nu met Factuurdesk dus niet alleen vrijwel alle administratieve aspecten van uw projecten binnen één online omgeving beheersen, maar kunt u ook met de achteraf verkregen inzichten lessen trekken voor toekomstige projecten.
Zoals u van ons gewend bent hoeft u voor het gebruik van deze nieuwe functionaliteiten niets te doen, u logt gewoon in op Factuurdesk.nl en kunt direct profiteren van de nieuwe mogelijkheden.
Projecten is een handige tool binnen Factuurdesk waarmee u per project nog beter inzicht kunt krijgen in de gewerkte uren & in de gemaakte kosten, en dat op ieder gewenst moment binnen de looptijd van een project.
Welk probleem lossen wij hiermee voor u op?
Het probleem waar een aantal van onze gebruikers de afgelopen tijd tegenaan is gelopen, is dat ze soms meerdere werkzaamheden tegelijkertijd hebben lopen bij diverse cliënten. Door deze spreekwoordelijke bomen in de agenda is het af en toe goed zoeken naar het bijbehorende bos.
Tegelijkertijd bouwt u als bedrijf of zelfstandige in de loop van de tijd een waslijst aan gefactureerde en afgesloten projecten op.
Dit kan op den duur vrij onoverzichtelijk worden, zeker wanneer u bijvoorbeeld tussentijds een (deel)factuur de deur uit zou willen doen of inzicht wil krijgen in de financiën per project. En juist de financiële aspecten van uw projecten wilt u in het oog blijven houden.
Om het beheren van uw administratie met Factuurdesk nog gemakkelijker voor u te maken, hebben wij daarom sinds enige tijd Projecten standaard voor u ingebakken in het systeem. Daar is vanaf nu dus de mogelijkheid bijgekomen om een vinger aan de budgetpols te kunnen houden, waardoor u weer een handig stuk gereedschap in handen heeft om kostenoverschrijdingen te voorkomen.
Een project aanmaken
Om een nieuw project aan te maken voor een klant, kunt u inloggen op Factuurdesk, naar de Cliënten pagina te gaan, en vervolgens links klikken op de button “Voeg project toe” (zie figuur II optie 1).
U kunt direct overgaan tot het ingeven van het budget en/of de uren (figuur III):
Fig. II - Projecten aanmaken (optie 1), bekijken of aanpassen (optie 2) op de Cliëntenpagina ^
Fig. III - Nieuw project aanmaken en budget ingeven, via “Project toevoegen” (via optie 1) ^
Tip: Geef het project bij het aanmaken van een projectnaam een uniek kenmerk of nummer mee, Factuurdesk gebruikt dit namelijk als Referentie voor de factuur, wat het voor u en uw cliënten alleen maar makkelijker maakt om de administratie op orde te houden.
Bestaande projecten inzien of aanpassen
Om bestaande projecten te bekijken, gaat u eerst naar “Clienten” en klikt u daarna op de “wijzig gegevens” button van een klant naar keuze (zie figuur II hierboven, optie 2). U zult op de volgende pagina helemaal rechts een tabje “wijzig projecten” kunnen zien (figuur IV a):
Fig. IV a - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen, via “wijzig gegevens” (2) ^
Fig. IV b - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen (vervolgscherm) ^
Voor wie is Projecten bedoeld?
Het korte antwoord hierop is: Projecten is bedoeld voor iedereen die meerdere projecten en/of opdrachtgevers heeft lopen. Als u deze nieuwe functionaliteit niet activeert, zult u het nergens tegenkomen in Factuurdesk: Indien u dus nog geen behoefte heeft aan van het werken met projecten verandert er voor u ook niets aan het gebruikersgemak van Factuurdesk.
Via het cliëntenmenu kunt u deze functionaliteit activeren zodra u er behoefte aan heeft. U geeft aan in welke periode het project loopt, geeft het een projectnaam en/of nummer mee, en tegen welk verwacht budget en/of aantal uren u het verwacht te kunnen gaan opleveren. Vervolgens zal er door het gehele programma heen -indien relevant- een mogelijkheid verschijnen om ofwel gegevens te koppelen aan een bepaalde project, ofwel te filteren op een specifiek project.
Fig. V - Het toekennen van kosten aan een project ^
Fig. VI - Afspraken koppelen aan een project ^
Waar kan Projecten u concreet mee helpen?
Stel – u heeft een webdesign bureau en heeft een advocaten kantoor als opdrachtgever. Zij willen graag snel inspringen op de schadegevallen die voortvloeien uit de afgelopen periode met hevige sneeuwval. Daarom willen zij graag binnen twee weken een simpele, maar effectieve minisite in de lucht hebben. Afspraak is dat dit –tussentijds, buiten de huidige lopende zaken om- direct bij het lanceren van de site wordt gefactureerd.
Als u meerdere projecten heeft of had lopen, dan was het in de voorgaande situatie niet altijd even makkelijk om tussentijds de juiste uren en taken bij elkaar te zoeken en deze te factureren.
Ook was het in periodes waarin er veel taken en medewerkers waren ingepland niet altijd een pretje om de agenda in te duiken en snel terug te zien welke medewerker op dit spoedproject ingepland stond.
Dankzij de nieuwe Project functionaliteit behoudt u het overzicht, zowel qua uren als facturen: U kunt in dit geval een project “Sneeuwschade actiesite” aanmaken en vervolgens verschillende afspraken en kosten hieraan toekennen. In de Agenda kunt u nu filteren op lopende projecten zodat alleen deze getoond worden.
Bij het factureren kunt u er vervolgens voor kiezen om alleen een specifieke project eruit te lichten en dit direct te factureren. Ook kunt u heel simpel tussentijds bijhouden of het project wel binnen de afgesproken uren blijft.
Nogmaals de voordelen van Projecten in Factuurdesk op een rij
Projecten in Factuurdesk helpt u bij:
• Het toevoegen van afspraken specifiek gekoppeld aan een project
• Het toevoegen van kosten via de agenda aan een specifiek project
• Het in het agendaoverzicht snel filteren op project
• Het maken van facturen specifiek voor een project
• Voor- en nacalculatie rapportages (tussentijds) uitdraaien op ieder gewenst moment
• Toevoegen projectnaam of nummer als referentie aan factuur
Wij denken zelf dat het online bijhouden van uren en het beheren van facturen met Factuurdesk hiermee nog makkelijker is geworden dan het al was. Uiteraard zijn we zeer benieuwd naar uw feedback en suggesties!
Laat ons hieronder weten hoe u denkt over deze toevoegingen en of we het eventueel nog makkelijker voor u zouden kunnen maken. Ons een mail sturen mag natuurlijk ook.
De belangrijkste toevoegingen op een rij:
