Archief van categorie "Updates"
Nieuw: gefactureerde uren en onkosten blokkeren voor wijzigingen achteraf
Vanaf nu is het mogelijk alle ingevoerde uren, onkosten en producten die zijn gefactureerd te blokkeren in de urenregistratie en agenda. Op die manier kunnen ze niet meer (per ongeluk) worden gewijzigd of verwijderd nadat ze zijn gefactureerd. Dat is wel zo veilig en een mooie manier om uw systeem gesloten te houden voor foutieve wijzigingen achteraf.
Hoe werkt het blokkeren van de uren?
Onder Instellingen > Urenregistratie kunt u de functie aanzetten. Vervolgens gaat het helemaal vanzelf. Alle ingevoerde uren, onkosten en producten die zijn gefactureerd worden na facturatie geblokkeerd in de urenregistratie en agenda (ook in de mobiele app). U en uw medewerkers kunnen de items niet meer wijzigen of verwijderen.
In het systeem is dat te zien door het slotje bij de ingevoerde items. De mogelijkheid om te wijzigen en te verwijderen is er niet meer
Wat als u toch echt een gefactureerd item wilt wijzigen?
U kunt de instelling dan tijdelijk weer uitzetten, het item wijzigen of verwijderen, en vervolgende de instelling weer aanzetten.
U kunt deze mooie nieuwe functie aanzetten op de Urenregistratie instellingen
Nieuw: offertes digitaal laten ondertekenen
We hebben een mooie nieuwe functie toegevoegd aan Factuurdesk. Vanaf nu kunt u de offertes die u via Factuurdesk verstuurt namelijk direct door uw klanten online digitaal laten ondertekenen. Zeker in deze tijd, waarin uw klanten verwachten dat bijna alles online kan worden afgehandeld, is dit een enorm voordeel.
Hoe werkt het digitaal ondertekenen van offertes?
U stuurt uw klanten een offerte per e-mail op, en in die email staat een link om de offerte direct online digitaal te kunnen ondertekenen. De ondertekening is net zo rechtsgeldig en bindend als een ouderwetse handtekening. Door de ondertekening online te laten doen, kunt u meteen akkoord krijgen van uw klanten, wat u een hoop tijd en gedoe bespaart. Daarnaast biedt u uw klanten een prachtige service, ze hoeven namelijk bijna niks te doen. Er is niks te printen, niks te scannen of op te sturen, geen gedoe. Gewoon klikken, tekenen en klaar. Laat ook zien dat u een modern bedrijf bent en activeer de digitale handtekening.
Voorbeeld ondertekening
De handtekening wordt met de muis of vinger (op tablet en mobiel) gezet. Het is niet belangrijk dat de handtekening helemaal lijkt op de 'papieren' versie.
Na ondertekening staat onderaan de offerte de handtekening met de audit trail en de speciale codes (hashes) die de digitale handtekening bewijzen. De klant krijgt de ondertekende versie als PDF per e-mail, u krijgt daar een kopie van per e-mail. De offerte staat vervolgens in Factuurdesk als geaccepteerd.
Hoe activeer ik de digitale handtekening voor mijn offertes?
De 1e keer dat u een offerte verstuurt zullen wij ook een melding geven of u de digitale handtekening wilt toevoegen aan uw offerte e-mails, dus u hoeft dit niet per se via de instellingen te doen.
Als het u het zelf wilt doen of de tekst en de onderteken link wilt aanpassen dan gaat u naar de pagina Beheer > Instellingen > E-mails & brieven, en voert in de offerte e-mail de speciale onderteken tag in. U kunt zelf de plek kiezen waar de tag geplaatst wordt in de e-mail. Ook kunt u hem in de offerte herinnering plaatsen.
Meer uitleg
Is de digitale handtekening juridisch geldig?
Wat zien mijn klanten als ze de offerte digitaal willen ondertekenen?
Nieuw: Pauze registreren in de urenregistratie
Vanaf nu kunt ook uw pauze bijhouden in de urenregistratie. Daardoor kunnen u en uw medewerkers nu in 1x bijvoorbeeld een hele dag invoeren, inclusief de genomen pauze. De pauze wordt vervolgens van de werkuren afgetrokken. Zo kan iedereen nog sneller de uren invoeren.
Hoe werkt de pauze in de urenregistratie precies?
De pauze voert u gewoon in zoals de gewerkte uren. Het is een extra veld bij de urenregistratie. De ingevoerde pauze in de urenregistratie wordt in mindering gebracht op de uren die worden gefactureerd en in de rapporten getoond worden. Het is alsof die uren niet meetellen voor de facturatie of omzet. Als u dus 8 uur heeft ingevoerd aan uren, met 30 minuten pauze, zal er 7:30 uur worden gefactureerd.
Het pauze invoerveld kan ook gewoon 00:00 zijn, dan wordt er geen pauze gerekend.
Hoe voegt u standaard pauze regels toe?
U kunt instellen dat er altijd een pauze wordt gerekend na een bepaalde tijd. Dus bijvoorbeeld na 4 uur werken altijd 30 minuten pauze. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers geen pauzes vergeten in te voeren. Er zijn meerdere overlappende regels mogelijk, bijvoorbeeld na 4 uur 30 minuten en na 8 uur 1 uur.
U gaat naar Beheer > instellingen > urenregistratie.
Als u meer regels wilt toevoegen kunt u klikken op "+ Pauze regel".
Hoe stelt u in dat medewerkers wel of geen pauze mogen invoeren?
Vanaf nu staat voor alle medewerkers die uren mogen invoeren ook de pauze invoer aan. U kunt echter zelf instellen of een medewerker zelf pauze mag toevoegen via de Rechten.
U gaat naar Beheer > instellingen > rechten. Onderaan staat de button 'wijzig rechten'.
Vervolgens kunt u bij de medewerker types aanvinken of ze het wel of niet mogen invoeren
De pauze regels die u heeft ingesteld worden altijd toegepast, ook als een medewerker zelf geen pauze kan invoeren.
Nieuw: slim werken met tags
Als u specifieke gegevens wilt toevoegen die niet binnen de bestaande velden passen, dan kunt u vanaf nu extra tags aanmaken, die u vervolgens op alle facturen, offertes, e-mails en brieven kunt gebruiken. Stel u wilt leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden of andere specifieke gegevens toevoegen per cliënt, dan kan dat op deze manier
U gaat naar de cliënt en klikt op de wijzig button. Vervolgens vindt u de tags onder Extra tags in het submenu.
Als u meer tags wilt toevoegen kunt u klikken op "voeg tag toe".
U vult de naam van de tag in en de waarde. De naam van de tag kunt u in de facturen, offertes, emails en brieven gebruiken als {naam-tag}. Betaalvoorwaarden wordt dus {betaalvoorwaarden}. De tag wordt overal vervangen door de waarde die u invult.
Hierbij hoe u hem onderaan de factuur zet.
Hierbij hoe u hem in een email zet.
Zo ziet de tag er vervolgens op de factuur uit als hij vervangen wordt door de waarde.
Door slim met de tags om te gaan kunt u elke informatie kwijt waar u maar wilt.
Nieuw: UBL facturen versturen
U kunt vanaf vandaag naast de Pdf ook een UBL variant meesturen aan uw klanten. UBL is het standaard formaat voor elektronisch factureren. De UBL factuur kan direct ingelezen worden in de boekhouding, zonder handmatige invoer. Dat maakt het inlezen van de factuur in de boekhouding een stuk eenvoudiger en minder foutgevoelig.
Om dit in te stellen gaat u naar Beheer > instellingen > factuur & offerte. Daar vinkt u het vakje aan "Voeg UBL factuur toe aan e-mail".
vanaf dat moment wordt bij elke factuur, naast de Pdf factuur, ook een UBL factuur meegestuurd.
U kunt van een factuur ook zelf een UBL factuur downloaden via de download knop.
Let op: In de UBL worden uw bedrijfsgegevens gebruikt die u heeft ingevoerd onder beheer en instellingen. De gegevens van uw cliënt (adres etc) worden uit de cliënt gehaald onder beheer. Die komen dus niet uit de factuur zelf. Dit heeft te maken met het format van UBL. Zorg er dus voor dat die gegevens altijd kloppen.
Btw wijziging van 6% naar 9%
(Dit geldt alleen voor Nederlandse bedrijven)
Per 1 januari 2019 wordt het lage btw-tarief verhoogd van 6% naar 9%. Hoe werkt dit precies in de praktijk?
- Offertes die in 2018 worden gemaakt voor goederen of diensten die 2019 worden geleverd, moeten uitgaan van een btw-tarief van 9%.
- Facturen die in januari wordt verstuurd maar betrekking hebben op werkzaamheden of geleverde producten (prestaties) in 2018 moeten nog het tarief van 6% gebruiken.
- Vindt een prestatie in 2019 plaats, maar is de betaling in 2018 voldaan? Dan geldt hiervoor het 6%-tarief.
Hoe helpt Factuurdesk u met deze wijziging?
- Vanaf halverwege november was het al mogelijk om op offertes en facturen zowel 6% als 9% btw te gebruiken.
- Na 1-1-2019 worden taken, producten en onkosten met 6% btw bij facturering automatisch op het juiste Btw tarief gezet (6% ofwel 9%). Dit gaat vanzelf goed, dus geleverde zaken in 2018 blijven 6% ook al is de factuurdatum in 2019.
- In februari 2019 zullen we taken, producten en onkosten met 6% btw vanzelf op 9% zetten.
- In alle twijfelgevallen zullen we op de factuur zelf een waarschuwing tonen zodat u zelf de btw kunt controleren.
U hoeft dus zelf geen taken aan te passen, wij doen dat voor u. U moet alleen zelf extra opletten dat u op offertes en facturen correct het 6% of 9% btw tarief gebruikt.
Nieuw: pakbonnen maken
U kunt vanaf nu van geaccepteerde offertes een pakbon downloaden. Wel zo handig om zo het proces van verzenden van de bestellingen te versnellen. U gaat eerst naar de offerte toe, en onder de button downloaden vindt u de optie 'download pakbon'
Nieuw: urenregistratie afronden
Vanaf vandaag kunt u de urenregistratie automatisch laten afronden. Als u bijvoorbeeld altijd per 5 minuten of hele uren werkt dan kunt u instellen dat alle urenregistraties vanzelf worden afgerond bij het opslaan. Dit gebeurt in de timetracker op de website, de desktop app en de mobiele app. In de agenda kunt u gewoon zelf de afgeronde uren invoeren dus daar wordt het niet afgerond door het systeem.
U gaat naar Beheer > instellingen > urenregistratie
De afrond-opties zijn:
- Totaal afronden naar meest dichtbij: bijv. 00:52 wordt 00:60 (1 uur)
- Start- en eindtijd ieder afronden naar meest dichtbij: bijv 09:02 - 11:56 wordt 09:00 - 12:00
- Start- en eindtijd ieder afronden naar buiten (langer): bijv 10:06 - 10:56 wordt 10:00 - 11:00
- Start- en eindtijd ieder afronden naar binnen (korter): bijv 10:08 - 10:56 wordt 10:10 - 10:55
Vervolgens ziet u in de urenregistratie dat de originele tijden vanzelf worden afgerond door het systeem. Dit geldt ook voor uw medewerkers die hun eigen uren bijhouden.
Nieuw: boekhoudpakket koppelen aan Factuurdesk
Wat is er nou handiger dan alle verkoopfacturen meteen doorsturen als boeking in je boekhoudpakket. En de binnenkomende betalingen automatisch laten verwerken in Factuurdesk? Precies daarom hebben we een boekhoudkoppeling gemaakt waarmee dit vanaf nu kan. Op dit moment hebben wij een koppeling met Twinfield, Exact en Yuki. Met die koppeling kunt u uw debiteuren en facturen synchroniseren met uw boekhoudpakket en worden de betalingen die op uw bank binnenkomen ook direct in Factuurdesk verwerkt. Zo is uw boekhouding altijd bij en wordt alles netjes doorgestuurd.
Wat doet de koppeling precies?
Wij maken van alle verkoopfacturen een conceptboeking in uw boekhouding en verwerken meteen de betaalstatus zodra de factuur via de bank is betaald. Zo is uw boekhouding altijd up-to-date en voorkomt u fouten door handmatige invoer. Per boeking zullen we in uw boekhouding ook de PDF-factuur plaatsen. We maken per conceptboeking de betreffende klant aan inclusief alle klantgegevens of koppelen de factuur aan een bestaande debiteur in uw boekhouding.
instellingen in Factuurdesk
U gaat in Factuurdensk naar Beheer > Instellingen > Boekhoudkoppeling. Kies uw boekhoudpakket.
Doorloop de installatiestappen om de koppeling te activeren
Installatiestappen Exact Online
Ander boekhoudpakket?
Staat uw boekhoudpakket nog niet bij de koppelingen? Dan kunt u hier een verzoek indienen om met uw pakket te koppelen. Daarnaast kunt u als alternatief ook alle facturen als Pdf automatisch doorsturen naar uw boekhouding. Zie daarvoor Dit helponderwerp.
Update: Periodieke facturen
Vanaf nu kunt u met Factuurdesk ook Periodieke facturen maken, net zo eenvoudig als 'normale' eenmalige facturen.
U kunt periodieke facturen gebruiken voor alle facturen die herhalend zijn. Voorbeelden zijn: maand abonnementen, jaarlijks terugkerende diensten, servicecontracten etc.
Alles waarvoor u meerdere keren dezelfde factuur zou maken, kunt u nu met een periodieke factuur automatisch laten maken.
Als u ook de online betalingen (iDeal, Sofort, Bancontact, creditcard etc) gebruikt kunt u nu dus een abonnement aanmaken en uw klanten direct online laten betalen, helemaal op de automatische piloot.
Hoe maakt u een periodieke factuur?
In het menu onder Facturen kiest u in het submenu voor Periodieke facturen. Vervolgens kiest u voor de button "+ Periodieke factuur".
U komt dan in het 1e scherm:
U kiest voor een cliënt en de frequentie waarmee de factuur periodiek verstuurd moet worden. Als laatste kunt u optioneel voor intern gebruik een omschrijving invullen.
Stap 2: maak de factuur
Stap 3: samenvatting factuur
Na het aanmaken van de periodieke factuur zal het systeem elke keer (bijv. maandelijks) de factuur aanmaken voor u en - afhankelijk van uw instellingen - de factuur verzenden of in concept zetten.
Maak nu meteen uw eerste periodieke factuur »
Nog vragen? Bekijk hier alle helponderwerpen
Update: online betalingen ontvangen
U kunt vanaf nu de facturen die u per e-mail verstuurt ook direct online door uw klanten laten betalen. Uw facturen worden dan sneller betaald.
U kunt oa de volgende betaalopties aanbieden: iDeal, creditcard, Bancontact, SOFORT, Belfius Pay Button, KBC/CBC-Betaalknop, en Paypal
Factuurdesk werkt voor de online betalingen samen met Mollie, een gerenommeerd bedrijf dat fungeert als tussenpersoon tussen u en uw bank. De samenwerking met Mollie maakt online betalingen heel eenvoudig voor u. Mollie rekent een klein bedrag voor elke transactie, Factuurdesk rekent verder geen kosten.
Hoe werkt het?
Stap 1: U stuurt een email met de betaallink erin
Stap 2: Uw klant klikt in de e-mail op de betaallink en gaat naar de factuur met de optie om direct te betalen.
Stap 3: Uw klant kiest de betaalmethode en voldoet de factuur via Mollie.
Stap 4: Uw klant gaat terug naar de factuur en krijgt de melding dat de betaling is geslaagd.
Hoe kunt u dit instellen?
- U moet eerst een Mollie account aanmaken. Heeft u die al gaan dan naar stap 4.
- Doorloop de benodigde stappen bij Molllie om het account te activeren.
- Na activering van uw account bij Mollie kunt u uw account op deze pagina koppelen met Factuurdesk.
- Koppel Mollie aan Factuurdesk met de "connect" knop op de betaalopties pagina.
- U kunt dan in uw e-mails een betaallink plaatsen. Via die link kunnen uw klanten uw facturen direct online betalen.
Online betalingen via Mollie is voor zowel de Nederlandse als de Belgische klanten mogelijk.
Meer weten hierover? Kijk dan in de online helpdesk of ga meteen naar de instellingen
Volgende update
In de volgende update die we voor eind november gaan doen zitten Periodieke facturen. Ideaal voor herhalende facturen of abonnementen. Zeker in combinatie met de online betalingen kunt u dan heel eenvoudig uw klanten abonnementen laten betalen zonder extra werk.
Update: begin- en eindtijd weglaten op factuurspecificatie, uw logo op de login pagina, offerte en project koppelen
1) Als u geen begin- en eindtijd wilt op de facturen, dan kan dat nu
Soms wilt u misschien de van- en tot tijd niet op de uren specificatie vermelden, bijvoorbeeld omdat uw klanten niet hoeven te zien op welke tijden u precies werkt (bijv. laat op de avond :)).
Hoe stelt u dit in?
U gaat naar Beheer > instellingen > Design & layout
Als u dit vakje aanvinkt dan zijn de begin- en eindtijd verdwenen van de urenspecificatie.
Hoe laat ik de begin- en eindtijd weg van de rapporten?
Als u dit vakje uitvinkt dan zijn de begin- en eindtijd verdwenen van de rapporten.
2) Loginpagina aanpassen naar de stijl van uw bedrijf
Als u Factuurdesk wilt integreren met uw bedrijf, bijvoorbeeld door een link op uw website te plaatsen, dan kan dat. U kunt dan een specifieke link krijgen voor uw bedrijf. Als mensen op die link klikken zien ze uw logo staan op de login pagina.
U gaat naar Beheer > instellingen > Bedrijfsinformatie
U kunt hier eventueel zelf een webadres instellen (standaard gebruiken wij uw bedrijfsnaam).
De link is als volgt: https://www.factuurdesk.nl/login/uwbedrijfsnaam/
Als u dit aan heeft staan, dan zijn de login links in de emails die u via Factuurdesk verstuurt automatisch aangepast naar uw bedrijfs loginpagina (bijvoorbeeld de uitnodigings emails voor medewerkers).
3) Een bestaand project aan een offerte koppelen
Als u al een project heeft gemaakt en die wilt koppelen aan een offerte, dan kan dat als volgt:
Ga naar het overzicht van de offertes
Als u op deze button klikt, dan kunt u in het volgende scherm kiezen voor een bestaand project.
Let op: als deze button er niet staat dan is er al een project gemaakt voor de offerte, dat gebeurt namelijk vanzelf als een offerte wordt geaccepteerd. U verwijdert dan eerst het project dat voor deze offerte is gemaakt. De + Project button zal er daarna wel staan.
U vult verder alles voor het project in, en klikt op Opslaan. De offerte en het project zijn nu aan elkaar gekoppeld.
Update: Facturen, offertes en emails in het Engels
Facturen, offertes en emails in het Engels
Veel van onze klanten hebben klanten die alleen Engels spreken. Ze zijn wel in Nederland gevestigd maar willen een Engelse factuur of offerte ontvangen. Vanaf nu kunt u deze klanten in Factuurdesk ook bedienen.
Hoe stelt u dit in?
Bij de klant kunt u aangeven of deze de Engelse taal spreekt
U kunt de emails, brieven en teksten op de factuur of offerte aanpassen als u dat wilt. Dit werkt hetzelfde als voor de Nederlandse teksten via Beheer > Instellingen.
Emails, herinneringen en aanmaningen
Als u heeft ingesteld dat een klant Engels spreekt zijn alle emails, (automatische) herinneringen en aanmaningen ook in het Engels.
Valuta en btw
De bedragen zijn nog steeds in € en de btw tarieven zijn de Nederlande btw tarieven.
Ga nu naar de website om het meteen te proberen!
Update: producten / onkosten in app en agenda
Toevoegen Producten en onkosten in timetracker en agenda
Veel van onze klanten hebben naast uren ook producten die ze verkopen. Dit kan bijvoorbeeld een fysiek product zijn zoals een computer, maar ook een dagdeel werkzaamheden of een workshop. Tot voor kort was het niet mogelijk om die in te voeren in de timetracker, app of de agenda, maar daar is verandering in gekomen.
Invoeren van Producten / Onkosten
Alle ingevoerde producten en onkosten zijn vanaf nu via de app of agenda te selecteren, waarna de prijs en btw vanzelf goed worden ingevuld. Zo kun je op locatie of tijdens het werk altijd meteen de goede producten of onkosten registreren. Het enige wat je hoeft aan te geven is hoeveel units je van iets wilt registreren (bijv 200 km of 2 computers), de prijs wordt dan vanzelf goed doorgerekend.
Een aantal voorbeelden (voor een paar branches):
- Reiskosten per km (bijv 0,19 of 0,27 cent)
- Een dagdeel of een hele dag werkzaamheden voor een vaste prijs
- Belastingaangifte voor een vaste prijs
- Onderdelen of hardware
- Een servicebeurt voor een vaste prijs
- Opmaak contract voor een vaste prijs
Je kunt dit dus gebruiken als alternatief voor of aanvulling op gewerkte uren en een uurtarief
Als je een product wilt invoeren wat nog niet bestaat in het systeem, kun je het gewoon invoeren (typen) en kiezen om het op te slaan als standaard product. Zo kun je makkelijk nieuwe producten invoeren.
Factureren van Producten en onkosten
Alle via de app en agenda ingevoerde producten en onkosten kun je direct facturen, dat gaat gewoon vanzelf net als met de gewerkte uren. Je kunt ze eventueel ook direct op de factuur toevoegen als dat nodig is via het groene plusje.
Toevoegen van Producten of onkosten via Beheer
Bij de invoer van de producten of onkosten kun je nu kiezen of het gaat om onkosten of een product. Alle ingevoerde producten en onkosten zijn daarna via de app of agenda te selecteren, waarna de prijs en btw vanzelf goed worden ingevuld.
Alle huidige ingevoerde producten hebben van ons het type 'product' gekregen
Nieuw design app
Naast de nieuwe functionaliteit hebben we de app ook een nieuwe design gegeven, waardoor de invoer sneller gaat en er meer overzicht is.
We hopen dat we met deze verbeteringen Factuurdesk een stuk makkelijker en functioneler hebben gemaakt. We horen graag van jullie als jullie nog verbeterpuntjes zien
Update: projecten vernieuwd en verbeterd
Het nieuwe projecten overzicht
Na uitgebreid klantenonderzoek hebben we het onderdeel "Projecten" verbeterd en een centralere plek gegeven in Factuurdesk. Daarnaast is het maken van deelfacturen eenvoudiger geworden en kun je nu per project gedetailleerde informatie bekijken.
Het nieuwe projecten overzicht
- Meteen zien hoeveel je al gefactureerd hebt van een project.
- Eenvoudig een (deel)factuur maken vanuit het overzicht.
- Zien hoeveel er aan een project gewerkt is en hoe het project ervoor staat qua budget.
Gedetailleerd overzicht per project
- Een grafiek van de gewerkte uren (en omzet) per week voor het project.
- Helder overzicht van het budget tov de gewerkte uren, met directe link naar het gedetailleerde uren rapport.
- Directe link naar de offerte van dit project.
- Link naar de reeds gemaakte facturen.
- Meteen een (deel)factuur maken.
Deelfacturen maken
Het maken van deelfacturen is voor projecten een veelvoorkomend klusje. We hebben dit dan ook eenvoudiger gemaakt. Vanaf nu wordt op elke factuur ná de 1e alleen het resterende bedrag gezet. Dus stel u maakt van een project van 3000 euro een deelfactuur van 1000 euro. Dan zal de 2de factuur vanzelf op 2000 euro uitkomen. Als u daar dan weer 1000 euro van maakt, zal de 3de factuur ook 1000 euro zijn.
Daarmee is het een stuk eenvoudiger geworden om projecten in delen te factureren zonder zelf de rekemachine erbij te hoeven pakken.
Projecten op urenbasis facturen
Als u vanuit het projecten overzicht een project op urenbasis factureert worden vanaf nu altijd álle uren opgehaald. Daarmee factureert u dus altijd alle openstaande uren tot dat moment. Eerder moest u zelf gaan opzoeken welke maanden nog openstaande uren hadden en die periode dan selecteren. Dat hoeft niet meer, het systeem doet dat nu voor u.
Projecten als basis
Vanaf nu wordt na acceptatie van een offerte er meteen een project gemaakt met een vaste prijs ter grootte van de offerteprijs. Zo heeft u altijd inzage in de voortgang van het project en wordt de cyclus offerte > project > factuur nog beter. U kunt de eigenschappen van het project altijd achteraf wijzigen, bijvoorbeld van vaste prijs naar 'op uren basis'.
Als u niet wilt dat dit vanzelf gaat kunt u dit uitzetten onder de offerte instellingen
We hopen dat we met deze verbeteringen de projecten een stuk makkelijker en functioneler hebben gemaakt. We horen graag van jullie als jullie nog verbeterpuntjes zien
Updates: factuur referenties in overzicht, introtext factuur, leeg laten velden op factuur
Factuur referentie in facturen overzicht
Het veld 'referentie' op de factuur is nu ook meteen zichtbaar vanuit het facturen overzicht. Daardoor kun je nu meteen zien welk project of welke referentie een factuur betreft, zonder elke keer te moeten doorklikken naar de factuur. De referentie verschijnt als u met de muis over de klant gaat.
Daarnaast kunt u nu ook zoeken op referentie via het zoekveld bovenin het facturen overzicht
Introtext op de factuur
U kunt nu op elke factuur een inleiding zetten. U kunt een standaard text invoeren die altijd getoond wordt, en die kunt u vervolgende eventueel per factuur aanpassen. Dan kunt u bijvoorbeeld een toelichting geven op de factuuritems of het project.
Leeg laten "periode", "te voldoen voor" en "geldig tot" nu mogelijk
Soms is de periode van een factuur niet relevant, of wilt u te voldoen voor datum (of geldig tot op offerte) niet op de factuur zetten. Dat kan nu, die waardes kunt u nu gewoon leeg maken zodat ze helemaal niet getoon worden.
Dat is het voor deze update, binnen 2 weken de volgende update met daarin een verbetering van het projecten rapport en eenvoudiger per project factureren
Nieuw: urenspecificatie toevoegen aan factuur en meer
Urenspecificatie toevoegen aan factuur
Wilt u uw klanten een duidelijk specificatie sturen van uw gewerke uren, dan hebben we goed nieuws; dat is nu nog eenvoudiger geworden. Als u uw facturen groepeert (bijvoorbeeld op werkzaamheden, of project) dan komt er een extra vinkje onder te staan: "Voeg extra pagina met urenspecificatie toe".
Als u dat vinkje aanvinkt wordt er vanzelf een extra pagina toegevoegd waarin alle uren worden uitgesplitst. Op die manier kan de klant precies zien waaruit de factuur is opgebouwd.
Let er wel op dat de uren worden getoond zoals ze in de urenregistratie staan. Als u dus met de hand de factuur aanpast worden de uren niet vanzelf aangepast.
Betalingstermijn per cliënt
Je kunt naast de standaard betalingstermijn nu ook per cliënt een betalingstermijn invoeren (bijvoorbeeld 60 dagen ipv 30).
Toevoegen via dropdown in urenregistratie
We hebben nu in alle dropdowns in de urenregistratie (zowel in de mobiele app, desktop timetracker als de webapp) de mogelijkheid om nieuwe klanten, taken en projecten toe te voegen. U kunt dus in de urenregistratie meteen een nieuw project toe voegen, zonder naar beheer te hoeven gaan.
Herinneringen en aanmaning per brief
U kunt nu ook de herinneringen en aanmaningen per briefpost versturen zonder de deur uit te hoeven.
De tekst van de inleidende brief kunt u zelf maken via de instellingen pagina. De factuur wordt vanzelf als bijlage meegestuurd met deze brief.
Cliënten toevoegen vanuit de Kvk
U kunt de gegevens van een cliënt nu ook ophalen uit de Kvk, zodat het adres en het kvk nummer meteen kloppen.
De gegevens zoals die bij de kvk bekend zijn worden ingevoerd, u moet de rest zelf invullen en nog wel even op opslaan klikken.
Dat is het voor deze update, tot de volgende!
Nieuw: Facturen groeperen op project en beter urenoverzicht
Groeperen op project
Vanaf nu is het ook mogelijk om, na veler verzoek, de facturen en offertes te groeperen op projecten. Kortom per project uw uren en onkosten groeperen zodat uw klant precies kan zien wat waaraan gewerkt en besteed is.
Urenoverzicht in de agenda
Een duidelijker overzicht van de gewerkte uren en een eenvoudigere urenregistratie, dat is het verzoek wat we vaker kregen. Vandaag hebben we een update gedaan waar beide zaken in zitten. Onder Agenda hebben we nu 2 tabjes: Urenoverzicht en Planning. In het Urenoverzicht kunt u snel urenregistraties invoeren en precies zien wie hoeveel uur heeft gewerkt per dag, week of maand. In de Planning maakt u toekomstige afspraken en personeelsplanningen.
Als u medewerkers heeft met een eigen login, dan zien ze nu ook de eenvoudige urenregistratie. Hierdoor zien ze in oogopslag hoeveel uur ze gewerkt hebben, per dag, week of maand.
Dat maakt het voor iedereen weer wat handiger en overzichtelijker.
Komende update
Volgende week komen we met een nieuwe update, waarin onder andere 'groeperen per project' op de factuur in zal zitten. Stay tuned!
Nieuw: meerdere herinneringen en aanmaning
Facturen maken is stap 1, betaald krijgen stap 2. Toch is betaald krijgen misschien wel het belangrijkste, en dan het liefst zo snel en simpel mogelijk.
In Factuurdesk hebben we nu toegevoegd dat u kunt kiezen hoe u uw klanten een betaalherinnering wilt sturen. U kunt automatisch 2 herinneringen en een aanmaning versturen, 2 herinneringen, of slechts 1 herinnering. Daarnaast kunt u voor de herinneringen en de aanmaning zelf uw email teksten schrijven en hebben we email tags gemaakt die u hiervoor kunt gebruiken, zoals "aantal dagen oud" en "incassokosten". Deze tag "incassokosten" toont vanzelf het bedrag dat een incassoburo rekent volgens de wet WIK dus daarmee zit u altijd goed.
U kunt natuurlijk ook alleen zelf een mailtje krijgen dat een factuur verloopt, en dan zelf uw klanten even bellen.
Met deze verbetering kunt u zelf bepalen hoe vaak en hoe streng u uw klanten wilt herinneren aan de openstaande facturen.
Stel de herinneringen hier in »
Schrijf hier uw email teksten »
Afspraken maken na 24 uur 's nachts verbeterd
Tot nu toe was het niet goed mogelijk om 1 afspraak te maken die begon voor 24 uur en erna eindigde. Dan moest u 2 aparte afspraken maken. Nu niet meer gelukkig. U kunt gewoon de begintijd en eindtijd de volgende dag invoeren en er wordt een afspraak gemaakt op de 2 dagen. Dus bijvoorbeeld van 18.00 tot 11.00, levert een afspraak op van 18.00 de ene dag tot 11.00 de volgende dag.
Overige updates
Groepering op facturen en offertes zonder medewerkers: vanaf nu zijn de facturen en offertes in de gedetailleerde groepering standaard zonder medewerker. Als u wel medewerkers wilt tonen kan dat met de groepering "gedetailleerd met medewerker".
Filtering facturen overzicht onthouden: vanaf nu worden de filteropties in het facturen overzicht onthouden, zodat u die niet opnieuw hoeft te filteren na het bekijken van een factuur.
Nieuw: eigen achtergrond uploaden, logboek en meer
Om uw huisstijl helemaal te kunnen doorvoeren in al uw communicatie met klanten hebben we een nieuwe mogelijkheid gemaakt: eigen achtergrond afbeeldingen uploaden voor facturen en offertes. U kunt bijvoorbeeld uw briefpapier uploaden zodat ook uw ge-emailde facturen en offertes er precies hetzelfde uitzien als de geprinte versie. U kunt zelfs voor de 1e pagina een andere achtergrond gebruiken dan voor de overige pagina's. Samen met het lettertype en de (ook nieuwe) mogelijkheid om een eigen kleur voor de tabelkop te kiezen kunt u nu uw huisstijl helemaal integreren met Factuurdesk.
Lees hier meer over hoe u dit kunt doen
Log van facturen en offertes
Vanaf nu wordt elke actie die betrekking heeft op een factuur of offerte vermeld in een Logboek. Zo kunt u zien wanneer en door wie een factuur is gemaakt, gewijzigd en naar wie deze is verstuurd. Zelfs het lezen van een email kunt u terugzien in het log. Als een klant dus een factuur bekijkt of een offerte leest, ziet u dat terug in het logboek. Zo weet u altijd precies wat er gebeurd is.
U vindt het logboek onderaan elke factuur of offerte.
Overige updates
Nieuwe 'tags' te gebruiken in uw emails: u kunt vanaf nu in uw emails nieuwe tags gebruiken. We hebben de volgende tags toegevoegd: referentie = factuur referentie, factuurdatum = factuurdatum, voldoen_voor = te voldoen voor, factuur_age = factuur aantal dagen oud
Medewerker + project groepering in uren rapport: In het uren rapport kunt u nu ook de gewerkte uren groeperen op medewerker + project. Zo wordt alle gewerkte uren per project voor elke medewerker opgeteld.
Meer factuur regels op 1e pagina: U kunt nu veel meer regels kwijt op de 1e pagina van de facturen en offertes (pdf) zonder dat er een 2e pagina nodig is.
Laatst ingevoerd klantnummer wordt nu getoond bij invoer client: zodat u geen dubbele klantnummers invoert.
Nieuw: Offertes maken
Offertes; naast facturen een essentieel onderdeel van uw onderneming. Nieuwe klanten willen graag eerst weten waar ze aan toe zijn voordat ze volmondig 'ja' zeggen. Vanaf nu kunt ook uw offertes met Factuurdesk maken en versturen. In uw eigen huisstijl natuurlijk, en direct per email of per post, allemaal uit uw luie stoel.
Nadat uw klant akkoord is kunt u van een offerte direct een project of factuur maken. Zo is de cirkel meteen rond en kunt u direct weer aan de slag.
Maak nu meteen je eerste offerte
'Vaste prijs' projecten en rendement bekijken
Als u projecten uitvoert met een vaste prijs dan kunt u nu eenvoudig uw rendement bekijken. Bij het maken van een project (bijvoorbeeld vanuit een offerte) kunt u nu kiezen voor 'op basis van een vaste prijs'. Vervolgens houdt u alle uren bij die aan het project gewerkt worden. De factuur maakt u vervolgens direct op basis van de vaste prijs die u voor het project had vastgesteld.
In het projectenrapport vergelijkt Factuurdesk nu de gewerkte uren met de vaste prijs, en daarmee wordt uw rendement berekend. Als u bijvoorbeeld voor 500 euro aan uren heeft bijgehouden en uw vaste prijs was 1000 euro dan heeft u 200% gefactureerd en dus een zeer goed rendement.
Overige updates
Standaard bijlages facturen en offertes: u kunt vanaf nu onder uw factuur en offerte instellingen vaste bijlages uploaden die altijd worden meegestuurd bij uw emails. Handig voor algemene voorwaarden of een standaard folder.
Beter email design: Dankzij de ontwerpers van Degen & Leideritz (ook gebruikers van Factuurdesk) hebben we nu een beter en rustiger ontwerp voor de emails die we voor alle Factuurdesk facturen, offertes en meldingen gebruiken.
Koppeling met Smartnumbers: Boekhouden zonder zorgen, wie wil dat nou niet. Bij Smartnumbers mailt u al uw bonnen en facturen door en zij verzorgen de rest. Uw boekhouding is zo altijd up-to-date. Wij hebben een actie met Smartnumbers waarbij onze klanten 10% korting krijgen op hun boekhouding in de cloud. Bekijk hier hoe het werkt.
Partnerprogramma Factuurdesk: Wilt u andere mensen Factuurdesk aanraden zodat ze ook slimmer kunnen werken? Dan krijgt u nu van ons 20 euro per betaalde klant die u aanbrengt. Wordt nu partner (dit kost maar 30 seconden) en mail al uw kennissen uw partnerlink! Meld u aan voor het partnerprogramma
Kijk voor verdere uitleg over Factuurdesk op onze online helpdesk
Nieuw: Producten beheren
Naast de taken, gewerkte uren en onkosten is het nodig om producten te kunnen factureren.
Voorheen was dat altijd alleen mogelijk door op de factuur zelf het product in te voeren.
Dat moest u dan elke keer met de hand doen.
We hebben dit een stuk makkelijker gemaakt; u kunt nu onder beheer producten toevoegen en die op de factuur selecteren. U zoekt bij het toevoegen van een factuurregel op productnaam of artikelcode en alles wordt verder voor u ingevuld. Of u nou 2 of honderd producten verkoopt, het kan nu een stuk makkelijker.
Kijk voor verder uitleg op onze online helpdesk
Notities op facturen en meerdere bijlages bij factuur
Notities op facturen
Tot nu toe kon u alleen de werk notities aan uw klanten tonen door een urenrapport bij de factuur te voegen. Dit is soms teveel gedoe, daarom hebben we nu mogelijk gemaakt dat bij de gedetailleerder factuur ook notities getoond worden. Zo kunt u meteen op de factuur laten zien welke werkzaamheden u precies heeft verricht. Bij het maken van een factuur krijgt u de optie om notities te tonen op de factuur.
Wij denken dat u zo nog sneller en beter uw klanten een goede en transparante factuur kunt sturen
Als u een uitgebreidere urenrapportage mee wilt sturen kan dat uiteraard altijd nog door onze rapporten als PDF te exporteren en bij de factuur als bijlage te voegen.
Meerdere bijlagen bij een factuur meesturen
We hebben mogelijk gemaakt dat u bij het versturen per email van een factuur meerdere bijlages kunt toevoegen. Die worden dan samen met de factuur meegestuurd met de email. Het toevoegen van bijlages gaat precies zoals het al ging, alleen kunt u nu meerdere bijlages toevoegen na elkaar.
Vragen of opmerkingen, we horen graag van u!
Lancering mobiele app Factuurdesk
Mobiel = makkelijk
Vandaag presenteren we met trots onze uren- en onkostenregistratie app voor de iPhone en Android.
Ons doel is om uren en onkosten bijhouden zo makkelijk mogelijk te maken, en wat is nou makkelijker dan om snel even met je mobiel alles bij te werken. Met deze app druk je op de Start knop als je bij een klant binnen loopt en op Stop als je klaar bent. Even noteren wat je gedaan hebt en klaar is kees. Altijd up to date en geen uren meer ‘vergeten’ door te rekenen. Kortom snel downloaden en installleren dus.
iPhone
Ga nu naar de Iphone Download pagina
Android
Ga nu naar de Android Download pagina
We hebben er hard aan gewerkt en gebruiken hem zelf al een paar dagen, we zijn uiteraard erg benieuwd naar jullie feedback en ervaringen met de app!
BTW verhoging per 1 oktober, wat zijn de gevolgen voor uw bedrijf?
Per 1 oktober 2012 wordt het hoge BTW percentage van 19% verhoogd naar 21%. Het lage BTW percentage van 6% blijft gelijk, en op 0% of btw vrijgestelde diensten heeft deze verandering ook geen invloed.
Wat betekent dit nu feitelijk?
De regels zijn vrij eenvoudig, namelijk:
- Leveringen of diensten die worden verricht voor 1 oktober 2012 blijven belast met 19%, ongeacht het moment van factureren.
- Leveringen of diensten die worden verricht vanaf 1 oktober 2012 worden belast met 21%, ongeacht het moment factureren.
Dus het maakt niet uit wanneer je de factuur stuurt, maar wanneer de dienst wordt geleverd.
Als je dus in september werkzaamheden uitvoert en die in oktober factureert, dan geldt het tarief van 19%. Als je in september al een factuur stuurt voor werkzaamheden in oktober (bijvoorbeeld een voorschot), dan geldt het nieuwe tarief van 21% al.
Hoe werkt dit in Factuurdesk?
Wij gaan de overgang zo eenvoudig mogelijk maken voor iedereen. Dat doen we als volgt:
- Alle uren en onkosten vanaf 1 oktober worden door Factuurdesk vanzelf op het tarief van 21% gezet. Alle uren en onkosten vóór 1 oktober blijven gewoon op 19% staan. Op die manier gaan alle facturen meteen goed (ook als je op 1 factuur zowel werkzaamheden vóór als na 1 oktober zet).
- Bij het toevoegen van taken en onkosten komt het 21% tarief er bij te staan, naast 19%. Je kunt dan zelf kiezen welke je wilt gebruiken. Na 2 maanden zullen we 19% verwijderen uit de BTW tarieven.
- Alle bestaande taken zullen op 1 oktober worden omgezet van 19% naar 21%.
In de praktijk houdt dit in dat alles vanzelf goed gaat en je eigenlijk zelf niks hoeft te doen. Je moet uiteraard wel zelf even goed je factuur nalopen tijdens de overgangsperiode. Daarnaast kun je zelf gewoon alles aanpassen mocht je het toch anders willen hebben.
Het nieuwe BTW tarief van 21% komt op 14 september al in Factuurdesk te staan zodat je die al vóór 1 oktober kunt gebruiken.
We hopen het zo eenvoudig mogelijk te maken, mocht je nog aanvullende vragen hebben bekijk dan nog even de volgende links of stuur ons een bericht.
Desktop Timetracker Factuurdesk
Lancering Desktop Timetracker
Na weken van hard werken lanceren we vandaag onze Desktop Timetracker. U kunt deze Timetracker installeren op uw PC of Mac en vervolgens altijd direct uw tijd bijhouden, zonder naar de website van Factuurdesk te hoeven gaan. Gewoon direct op Start en Stop klikken en de gewerkte tijd wordt in Factuurdesk gezet.
Installeer hem nu meteen op uw PC, Mac en laptop en maak uw werk nog makkelijker »
Update Factuurdesk 20 juni
G-rekening mogelijkheid
De g-rekening wordt veel gebruikt door in- en uitleners van personeel en aannemers en onderaannemers.
U kunt deze rekening alleen gebruiken om betalingen te doen aan de belastingdienst of aan een andere onderaannemer.
De enige bedragen die overgeschreven kunnen worden zijn de loonheffingen (met of zonder btw).
Dit is in het kort de definitie van de g-rekening. Lee meer over de G-rekening op deze website: http://www.mkbservicedesk.nl/321/wat-rekening.htm
In Factuurdesk kunt u nu aangeven onder uw instellingen dat u een G-rekening wilt gebruiken en welk algemeen percentage u daarvoor wilt gebruiken.
Vervolgens kunt u per cliënt dit percentage aanpassen.
Op de factuur wordt dan een uitsplitsing gemaakt voor de cliënt, welke bedrag hij op de G-rekeing moet betalen en welk bedrag op de normale rekening.
Nieuwe layout voor de pagina Factuur maken
We hebben de Factuur editor een nieuw uiterlijk gegeven. Om het nog duidelijker te maken dat je een document aan het maken bent hebben we gekozen voor dit nieuwe design.
Dat houdt wel in dat de groepering van de facturen op een andere plek staat. Eerst stonden de groepeer opties bovenaan de pagina, nu staan ze net boven de factuur regels.
Volgende release
Over anderhalve week (1e week van juli) komen we met een nieuwe release waarin we onze desktop Timetracker voor Apple en Windows lanceren. U kunt dan direct vanuit deze desktop app uw tijdregistratie doen, zonder op de website van Factuurdesk te hoeven komen. Daarnaast wordt dan onkosten registratie vanuit de mobiele website toegevoegd, zodat u vanuit elke plek via uw mobiel bijvoorbeeld reiskosten kunt bijhouden.
Update Factuurdesk
Nieuwe menu indeling
Om Factuurdesk wat overzichtelijker te maken hebben we een aantal menu-items samengevoegd en een sub-menu geïntroduceerd. Alle onderdelen die je niet dagelijks nodig hebt komen nu samen onder het menu-item ‘Beheer’. Daar vindt u nu de pagina’s ‘Cliënten’, ‘Medewerkers’, ‘Taken’, ‘Projecten’, ‘Instellingen’ en ‘Account’.
Rechts naast het menu hebben we een button toegevoegd die direct de tijdregistratie opent. Op die manier kan eenvoudiger en sneller de gewerkte tijd worden bijgehouden.
Verder hebben we de pagina ‘Uren & kosten’ nu ondergebracht onder ‘Rapporten’ als het maandrapport.
Niet – declareerbare taken
We zien dat veel gebruikers taken toevoegen met als uurtarief 0 euro. Hieruit, en uit verzoeken aan onze helpdesk, blijkt de behoefte aan taken die niet declarabel zijn maar wel moeten kunnen worden bijgehouden. Die mogelijkheid is er nu, de optie om taken als ‘Niet declarabel’ aan te merken zit nu in Factuurdesk. Ook kunnen bestaande taken ‘Niet declarabel’ worden gemaakt.
Wat is het effect hiervan? Voor alle taken die als ‘Niet declarabel’ zijn aangemerkt kunnen gewoon net als voor alle taken uren worden bijgehouden. Echter komen de uren van deze taken niet op de facturen te staan. Daarnaast kunt u in het gedetailleerde uren rapport een filter optie ‘Declarabel’ toepassen, waardoor bijvoorbeeld aleen de declarabele uren worden getoond.
Projecten pagina
We hebben onder ‘Beheer’ een projecten pagina toegevoegd waar per cliënt alle actieve projecten staan en nieuwe projecten kunnen worden gemaakt.
Verbeteringen in de layout
We hebben over de hele linie de layout nagelopen en verduidelijkt. Zo zijn alle buttons voor de belangrijkste fucties (nieuwe medewerker, maak factuur, etc) nu groen en is het uiterlijk van de Agenda duidelijker gemaakt. Daarnaast hebben de alles wat strak getrokken. We hopen dat het daardoor allemaal wat duidelijk is.
Kleine verbeteringen
- Sorteringen in de agenda zijn nu in alle browsers alfabetisch. In Chrome waren niet alle dropdowns alfabetisch gesorteerd, nu wel.
- Export van alle medewerkers. Te vinden op de medewerkers pagina.
- Op de Pdf rapporten wordt de data nu altijd in zijn geheel weergegeven. Voorheen liepen gegevens die te breed waren er nog wel eens uit, waardoor het niet goed zichtbaar was. Dat is opgelost, alle gegevens zijn nu altijd zichtbaar.
- Kolom ‘project’ toegevoegd aan het gedetailleerde uren rapport. De naam van het project is nu ook zichtbaar in het uren rapport.
- Mobiele website verbeterd. De invoervelden zijn veel groter om de invoer makkelijker te maken.
- Aanpassingen waardoor inloggen op mobiele telefoons altijd goed gaat. Voorheen kregen mensen nog wel eens een foutmelding op de mobiele telefoon bij het inloggen. Dat kwam doordat het ip adres dan wijzigde van het mobiele netwerk. Dit leverde een veiligheids waarschuwing op. We hebben een en ander aangepast waardoor dit niet meer voorkomt.
- Aanpassingen bij het maken van een factuur. Het maken van een factuur hebben we iets intuïtiever gemaakt. Zo worden de gewerkte uren per project getoond en is er altijd de optie om een factuur te maken zonder gewerkte uren erop.
Vragen?
We hopen natuurlijk dat de verbeteringen Factuurdesk duidelijker maken, maar onze Helpdesk staat klaar voor uw vragen. Zoals altijd kunt u kijken in de online helpdesk of ons een bericht sturen.
Dit had u nog tegoed
Vanaf vandaag is het mogelijk om uw facturen ook per post te versturen. Bij het maken van een factuur hebben we een extra button gezet: verstuur per post. Klik erop en uw cliënt krijgt de volgende dag de factuur in de bus.
De facturen per post betaalt u uit uw tegoed. Uw tegoed vindt u onder instellingen. Net als de facturen per post, kunt u ook afspraakherinneringen per sms uit uw tegoed betalen. En daar wilde we het nog even over hebben.
Uit ons laatste onderzoek blijkt dat weinig gebruikers op de hoogte zijn van de afspraakherinneringen per sms. Bij het maken van een afspraak kunt u een herinnering per email of sms instellen. Voor uzelf, uw medewerker of uw cliënt. De herinneringen per email zijn naturlijk gratis, de sms’jes kosten €0,16 per sms. Zo vergeet u nooit meer een afspraak.
Ook goed om te weten: uw tegoed is onbeperkt houdbaar.
Het verschil tussen nul en geen
Jaren waren we in de veronderstelling dat nul en geen hetzelfde waren. We zijn door een paar gebruikers van Factuurdesk uit deze droom geholpen. Vanaf vandaag is het dan ook mogelijk om naast 0% BTW ook de BTW helemaal weg te laten.
Er maken aardig wat bedrijven en ZZP’ers in de thuiszorg gebruik van Factuurdesk. Deze bedrijven zijn vrijgesteld van BTW. Tot voor kort kon u dan alleen 0% selecteren bij het tarief van een taak. Op de factuur stond dan 0% BTW.
Wanneer u vrijgesteld bent van BTW is het nog beter om het woord BTW niet op de factuur terug te laten komen. Dat kan nu! Selecteer bij het tarief van een taak het streepje en nergens komt de BTW meer terug.
Zo, nu kent u ook het verschil tussen nul en geen.
Inert…intre…interoperabiliteit
In Factuurdesk heeft u de beschikking tot allerlei handige rapporten. Deze geven een goed inzicht in hoe het met uw bedrijf gaat. U ziet hoeveel u of uw medewerkers voor een klant hebben gewerkt en wat er nou eigenlijk aan geld binnenkomt.
Vanaf nu is het mogelijk om deze gegevens te exporteren naar andere systemen. Heeft u een CRM of een salarisadministratiesysteem? Ga naar de rapporten en exporteer alle gegevens naar het zogenaamde .CSV formaat.
U kunt deze gegevens in vrijwel elk programma importeren en uw processen nog sneller maken. U kunt de rapporten natuurlijk ook exporteren – bijvoorbeeld naar Excel – om er analyses op los te laten.
Zo zagen wij tijdens het testen van deze nieuwe feature, dat vaak de klant waarvoor u het meeste werkt, relatief niet het meeste oplevert. We zijn erg benieuwd naar uw bevindingen.
Soms een beetje rommelig
Vandaag zijn we precies 8 maanden onderweg met Factuurdesk. Nu komen er ook zaken naar boven, die pas opvallen als bedrijven maandenlang dagelijks gebruik maken van Factuurdesk.
Iets wat nu blijkt is dat er een aardige doorloop is van cliënten en medewerkers. Regelmatig doet u maar één project voor een cliënt en ook blijven niet alle medewerkers voor altijd in dienst.
Voorheen kon u wel cliënten en medewerkers verwijderen, maar dan was u ook alle afspraken met die cliënten en medewerkers kwijt. Het alternatief was dat u ze dan maar niet verwijderde. En soms werd het daardoor een beetje rommelig.
Vanaf vandaag kunt u cliënten en medewerkers verwijderen óf inactief maken. Inactief betekent dat ze niet meer terug komen op de overzichtspagina’s en bij het maken van nieuwe afspraken, kosten of facturen. De reeds gemaakte uren, kosten en facturen blijven wel gewoon bestaan.
Bijkomend voordeel is dat inactieve cliënten niet worden meegeteld in het abonnement.
Een Zomerupdate
We zitten hier tijdens de zomer zeker niet stil en er zitten wat mooie features aan te komen. Daarover binnenkort meer. Vandaag een kort bericht over de verbeteringen van afgelopen week.
- Het is nu mogelijk om een uitnodiging van een medewerker in te trekken (klik op het pijltje op de pagina medewerkers). De medewerker heeft dan geen toegang meer tot Factuurdesk.
- Op de pagina facturen kunt u met een druk op de knop alle facturen over een bepaalde periode downloaden. De filtering bepaalt welke facturen worden gedownload.
- Wanneer u de agenda wilt printen en u heeft gefilterd op 1 medewerker, dan verschijnt de naam van de medewerker niet meer. Zo blijft er meer ruimte over voor de clientnaam en de taak.
- En dan nog 6 kleine verbeteringen zoals een duidelijke bestandsnaam voor de factuur (factuurnummer – client.pdf) en beter zichtbare overlappende afspraakverzoeken.
Vanuit een met-een-nieuwe-airco-gekoeld-Factuurdesk-kantoor, wensen wij u een goede zomer toe!
Update (zonder opnieuw opstarten)
Afgelopen vrijdag is er nieuwe update voor u beschikbaar gekomen. U hoeft hiervoor niet uw computer opnieuw op te starten De belangrijkste toevoegingen op een rij:
- Agenda tot 3 keer sneller
- Tijdregistratie ook voor de superbeheerder
- Adressering beter geschikt voor vensterenveloppen
- BTW tarief voor factuurkosten selecteren
- 54 andere kleine verbeteringen
Laat ons weten wat u van de nieuwe mogelijkheden van Factuurdesk vindt. In de tussentijd gaan wij verder met het uitbreiden van Factuurdesk.
Tijd bijhouden met de Tijdregistratiemodule
Met de nieuwe update van Factuurdesk is het nu mogelijk om achter uw pc de tijd bij te houden. Dat was natuurlijk al mogelijk door in de agenda afspraken te maken, maar nu kan het nog eenvoudiger met de tijdregistratiemodule, of kortweg timetracker.
Alle medewerkers, die afspraken mogen maken, kunnen nu gebruik maken van de timetracker. Er is geprobeerd het gebruik zo eenvoudig mogelijk te houden. Dat begint al met de grote groene button op de homepage:
Nadat de medewerker op de button heeft geklikt verschijnt er een klein schermpje met de timetracker. De medewerker kan met drie klikken de tijd starten.
Doordat de timetracker in een klein venstertje zit, kan deze gewoon open blijven staan tijdens het werken.
Als de medewerker klaar is met de tijdregistratie, drukt deze op stop. De tijd kan dan nog worden aangepast en vervolgens wordt deze opgeslagen in Factuurdesk. De geregistreerde tijd komt terug in de agenda, op de uren & kosten pagina en natuurlijk op de facturen en in de rapporten.
Ik ben er hier op kantoor al een paar weken mee aan het experimenteren en het werkt echt superfijn. We hopen dat u er net zo enthousiast over zult zijn.
Ik ben natuurlijk benieuwd naar uw ervaringen, dus laat gerust een reactie achter.
Niet vergeten!
Een telefoongesprek vier weken geleden:
Ik: Met Mark
LUCAS: He Mark, met Lucas, waar blijf je?
IK: Hoe bedoel je?
LUCAS: We hadden een afspraak die een kwartier geleden begon. We zitten op je te wachten
IK: O, ja! Ik kom er nu aan, ik ben er met een halfuur
LUCAS: (onhoorbaar gemompel)
Om dit soort situaties voor mij en voor alle andere gebruikers van Factuurdesk te voorkomen, zijn er nu herinneringen bij afspraken. Maakt u een afspraak in de agenda, dan kunt u aangeven of u van te voren een herinnering wil per e-mail….of per SMS.
Vooral de SMS-herinneringen zijn handig als u niet altijd achter uw pc zit. Daarnaast kunt u er ook voor zorgen dat de cliënt een herinnering krijgt.
Dit kan van pas komen als u last heeft van vergeetachtige drukbezette cliënten.
Overigens kunt u de SMS-jes aanschaffen via de pagina instellingen. De SMS-jes zijn onderdeel van het meer mobiel maken van Factuurdesk.
Hierover morgen meer…
Better, faster, stronger, harder
Vandaag is de versie 1.5 van Factuurdesk gelanceerd. In deze update zitten allerlei verbeteringen en toevoegingen die Factuurdesk beter en sneller maken en u nog meer tijd gaan besparen.
Vanaf morgen ga ik u uitleggen wat we allemaal hebben toegevoegd…maar eerst even uitrusten van het harde werk.
Wel wil ik alvast alle gebruikers bedanken voor hun suggesties. En in het bijzonder onze testers en Robert van Denqers, Alexander van AAZorg en Ben van Schrijfburo.
Op dit weblog houden wij onze dagelijkse bezigheden bij en brengen u op de hoogte van nieuws over Factuurdesk.
Wat is Factuurdesk?
Factuurdesk is online software waarmee u eenvoudig uren kunt bijhouden en deze kunt factureren.
Rubriek
- Bedrijfsfilosofie (5)
- Design (2)
- Facturatie (2)
- Helpdesk (2)
- Projectmanagement (1)
- Service (3)
- Tips (4)
- Updates (37)
- Urenregistratie (10)
