Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk dat oorspronkelijk is opgezet door de Europese Commissie om de elektronische uitwisseling van zakelijke documenten te vergemakkelijken. Het vormt een digitale infrastructuur waarmee bedrijven, overheidsorganisaties en andere instellingen op een uniforme en gestandaardiseerde manier elektronische documenten kunnen uitwisselen, onafhankelijk van de software die zij intern gebruiken.

Hoe werkt het Peppol-netwerk?

Het Peppol-netwerk functioneert als een geavanceerde digitale postdienst voor zakelijke documenten. Iedere deelnemer ontvangt een unieke Peppol ID (een soort digitaal postadres) en wordt aangesloten via een gecertificeerd Access Point – te vergelijken met een digitaal postkantoor.

Het verzendproces verloopt volledig geautomatiseerd: wanneer u een document zoals een factuur verstuurt, wordt deze via uw Access Point het Peppol-netwerk ingestuurd. Van daaruit wordt het document automatisch doorgestuurd naar het Access Point van de ontvanger en bezorgd bij de juiste organisatie. Dit hele proces gebeurt veilig, gecodeerd en zonder handmatige tussenkomst.

Waarom is Peppol ontwikkeld?

Vóór de introductie van Peppol was elektronische documentuitwisseling complex en kostbaar. Elke organisatie moest individuele technische koppelingen opzetten met al hun zakenpartners om digitaal te kunnen communiceren en factureren. Dit leidde tot een wirwar van verschillende systemen, protocollen en formaten.

Peppol biedt hiervoor een elegante oplossing: één gestandaardiseerd netwerk waarop iedere organisatie kan aansluiten. Zodra u bent aangesloten op Peppol, kunt u direct communiceren met alle andere deelnemers aan het netwerk – wereldwijd – zonder dat er aanvullende technische aanpassingen of koppelingen nodig zijn.

Wat is Peppol e-facturering?

Peppol e-facturering verwijst naar het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen via het Peppol-netwerk. Deze facturen worden verstuurd in een gestructureerd, machineleesbaar formaat dat voldoet aan internationale standaarden (zoals UBL of CII). Hierdoor kunnen facturen automatisch worden verwerkt in boekhoudsystemen, wat zorgt voor snellere verwerking, minder fouten en lagere administratieve kosten.

Verplichte B2B e-facturering via Peppol in België vanaf 1 januari 2026

De nieuwe verplichting

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturering via Peppol verplicht voor alle B2B-transacties in België. Dit betekent dat facturen tussen Belgische bedrijven onderling niet meer op papier of als PDF via e-mail mogen worden verstuurd. Alle facturen moeten elektronisch worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.

Voor wie geldt deze verplichting?

De verplichting geldt voor:

- Alle in België gevestigde ondernemingen die btw-plichtig zijn
- Alle leveranciers die facturen uitsturen naar Belgische bedrijven
- Zowel grote ondernemingen als KMO's en zelfstandigen

Er zijn beperkte uitzonderingen mogelijk voor zeer kleine ondernemingen of specifieke sectoren, maar de hoofdregel is dat vrijwel alle zakelijke facturering via Peppol moet verlopen.

Technische vereisten

Om te voldoen aan de Belgische B2B e-factureringsverplichting heeft uw onderneming het volgende nodig:

1. Een Peppol ID via een gecertificeerd Peppol Access Point
- Dit wordt gebaseerd op uw Belgisch ondernemingsnummer (KBO-nummer) of Btw-nummer
- Dit unieke identificatienummer fungeert als uw digitale adres binnen het Peppol-netwerk
- U moet hiervoor aangesloten zijn bij een door Peppol gecertificeerde dienstverlener zoals Factuurdesk
- Dit Access Point zorgt voor de technische verbinding met het Peppol-netwerk

Via Factuurdesk kunt een gratis een Peppol ID verkrijgen

2. Peppol-conforme factureringssoftware zoals Factuurdesk
- Uw boekhoud- of factureringssoftware moet facturen kunnen genereren in het Peppol BIS Billing 3.0 formaat
- Dit formaat is gebaseerd op de Europese EN 16931 standaard
- Facturen worden verstuurd als gestructureerde XML-bestanden (UBL of CII formaat)

Via Factuurdesk kunt u direct voldoen aan al deze eisen

Waarom deze verplichting?

De Belgische overheid introduceert deze verplichting om:

- De administratieve lasten voor bedrijven te verminderen door automatische verwerking
- Btw-fraude tegen te gaan door real-time inzicht in factuurstromen
- De digitalisering van de Belgische economie te versnellen
- Aan te sluiten bij Europese initiatieven zoals ViDA (VAT in the Digital Age)

Wat moet u nu doen?

Als uw onderneming nog niet is aangesloten op Peppol, is het essentieel om nu in actie te komen:

1. Kies geschikte factureringssoftware zoals Factuurdesk – Factuurdesk is volledig Peppol-compatibel
2. Registreer uw Peppol ID – Dit wordt geregeld via Factuurdesk als uw Access Point provider
3. Test het systeem – Zorg dat u ruim vóór 1 januari 2026 testfacturen kunt versturen en ontvangen
4. Informeer uw klanten en leveranciers – Communiceer tijdig uw Peppol ID zodat andere bedrijven u kunnen bereiken

Sancties en naleving

Facturen die na 1 januari 2026 niet via Peppol worden verstuurd, kunnen als niet-conform worden beschouwd. Dit kan leiden tot:

- Vertraging in betalingen
- Mogelijke btw-gerelateerde problemen
- Administratieve sancties van de Belgische belastingdienst

Door tijdig over te schakelen op Peppol-facturering via Factuurdesk zorgt u ervoor dat uw onderneming volledig compliant is en optimaal kan profiteren van de voordelen van geautomatiseerde, efficiënte elektronische facturering.