Om Factuurdesk wat overzichtelijker te maken hebben we een aantal menu-items samengevoegd en een sub-menu geïntroduceerd. Alle onderdelen die je niet dagelijks nodig hebt komen nu samen onder het menu-item ‘Beheer’. Daar vindt u nu de pagina’s ‘Cliënten’, ‘Medewerkers’, ‘Taken’,  ‘Projecten’, ‘Instellingen’ en ‘Account’.

Rechts naast het menu hebben we een button toegevoegd die direct de tijdregistratie opent. Op die manier kan eenvoudiger en sneller de gewerkte tijd worden bijgehouden.

Verder hebben we de pagina ‘Uren & kosten’ nu ondergebracht onder ‘Rapporten’ als het maandrapport.

Niet – declareerbare taken

We zien dat veel gebruikers taken toevoegen met als uurtarief 0 euro. Hieruit, en uit verzoeken aan onze helpdesk, blijkt de behoefte aan taken die niet declarabel zijn maar wel moeten kunnen worden bijgehouden. Die mogelijkheid is er nu, de optie om taken als ‘Niet declarabel’ aan te merken zit nu in Factuurdesk. Ook kunnen bestaande taken ‘Niet declarabel’ worden gemaakt.

Wat is het effect hiervan? Voor alle taken die als ‘Niet declarabel’ zijn aangemerkt kunnen gewoon net als voor alle taken uren worden bijgehouden. Echter komen de uren van deze taken niet op de facturen te staan. Daarnaast kunt u in het gedetailleerde uren rapport een filter optie ‘Declarabel’ toepassen, waardoor bijvoorbeeld aleen de declarabele uren worden getoond.

Projecten pagina

We hebben onder ‘Beheer’ een projecten pagina toegevoegd waar per cliënt alle actieve projecten staan en nieuwe projecten kunnen worden gemaakt.

Verbeteringen in de layout

We hebben over de hele linie de layout nagelopen en verduidelijkt. Zo zijn alle buttons voor de belangrijkste fucties  (nieuwe medewerker, maak factuur, etc) nu groen en is het uiterlijk van de Agenda duidelijker gemaakt. Daarnaast hebben de alles wat strak getrokken. We hopen dat het daardoor allemaal wat duidelijk is.

Kleine verbeteringen

• Sorteringen in de agenda zijn nu in alle browsers alfabetisch. In Chrome waren niet alle dropdowns alfabetisch gesorteerd, nu wel.
• Export van alle medewerkers. Te vinden op de medewerkers pagina.
• Op de Pdf rapporten wordt de data nu altijd in zijn geheel weergegeven. Voorheen liepen gegevens die te breed waren er nog wel eens uit, waardoor het niet goed zichtbaar was. Dat is opgelost, alle gegevens zijn nu altijd zichtbaar.
• Kolom ‘project’ toegevoegd aan het gedetailleerde uren rapport. De naam van het project is nu ook zichtbaar in het uren rapport.
• Mobiele website verbeterd. De invoervelden zijn veel groter om de invoer makkelijker te maken.
• Aanpassingen waardoor inloggen op mobiele telefoons altijd goed gaat. Voorheen kregen mensen nog wel eens een foutmelding op de mobiele telefoon bij het inloggen. Dat kwam doordat het ip adres dan wijzigde van het mobiele netwerk. Dit leverde een veiligheids waarschuwing op. We hebben een en ander aangepast waardoor dit niet meer voorkomt.
• Aanpassingen bij het maken van een factuur. Het maken van een factuur hebben we iets intuïtiever gemaakt. Zo worden de gewerkte uren per project getoond en is er altijd de optie om een factuur te maken zonder gewerkte uren erop.

Vragen?

We hopen natuurlijk dat de verbeteringen Factuurdesk duidelijker maken, maar onze Helpdesk staat klaar voor uw vragen. Zoals altijd kunt u kijken in de online helpdesk  of ons een bericht sturen.

De facturen per post betaalt u uit uw tegoed. Uw tegoed vindt u onder instellingen. Net als de  facturen per post, kunt u ook afspraakherinneringen per sms uit uw tegoed betalen. En daar wilde we het nog even over  hebben.

Uit ons laatste onderzoek blijkt dat weinig gebruikers op de hoogte  zijn van de afspraakherinneringen per sms. Bij het maken van een afspraak kunt u een herinnering per email of sms instellen. Voor  uzelf, uw medewerker of uw cliënt. De herinneringen per email zijn naturlijk gratis, de sms’jes kosten €0,16 per sms. Zo vergeet u nooit meer een afspraak.

Ook goed om te weten: uw tegoed is onbeperkt houdbaar.

Er maken aardig wat bedrijven en ZZP’ers in de thuiszorg gebruik van Factuurdesk. Deze bedrijven zijn vrijgesteld van BTW. Tot voor kort kon u dan alleen 0% selecteren bij het tarief van een taak. Op de factuur stond dan 0% BTW.

Wanneer u vrijgesteld bent van BTW is het nog beter om het woord BTW niet op de factuur terug te laten komen. Dat kan nu! Selecteer bij het tarief van een taak het streepje en nergens komt de BTW meer terug.

Zo, nu kent u ook het verschil tussen nul en geen.

credit: www.flickr.com/photos/elward-photography/ CC BY 2.0

Binnen Projecten hebben wij sinds kort een nieuwe en handige budgetfeature verwerkt waarmee u in één oogopslag een helder beeld krijgt van de verhouding tussen begrote en gefactureerde uren.

Fig I. – Rapportage van de gemaakte kosten en de gewerkte uren op projectniveau ^

U kunt nu tussentijds (of achteraf) een rapportage uitdraaien waarmee u:

•    De vooraf begrote kosten en/of uren kunt afzetten tegen de daadwerkelijke uitkomst
•    Tussentijds kunt zien of u binnen budget verwacht te kunnen gaan opleveren, of wellicht zult moeten bijbegroten.

Met deze nieuwe functie kunt u nu met Factuurdesk dus niet alleen vrijwel alle administratieve aspecten van uw projecten binnen één online omgeving beheersen, maar kunt u ook met de achteraf verkregen inzichten lessen trekken voor toekomstige projecten.

Zoals u van ons gewend bent hoeft u voor het gebruik van deze nieuwe functionaliteiten niets te doen, u logt gewoon in op Factuurdesk.nl en kunt direct profiteren van de nieuwe mogelijkheden.

Projecten is een handige tool binnen Factuurdesk waarmee u per project nog beter inzicht kunt krijgen in de gewerkte uren & in de gemaakte kosten, en dat op ieder gewenst moment binnen de looptijd van een project.

Welk probleem lossen wij hiermee voor u op?
Het probleem waar een aantal van onze gebruikers de afgelopen tijd tegenaan is gelopen, is dat ze soms meerdere werkzaamheden tegelijkertijd hebben lopen bij diverse cliënten. Door deze spreekwoordelijke bomen in de agenda is het af en toe goed zoeken naar het bijbehorende bos.

Tegelijkertijd bouwt u als bedrijf of zelfstandige in de loop van de tijd een waslijst aan gefactureerde en afgesloten projecten op.

Dit kan op den duur vrij onoverzichtelijk worden, zeker wanneer u bijvoorbeeld tussentijds een (deel)factuur de deur uit zou willen doen of inzicht wil krijgen in de financiën per project. En juist de financiële aspecten van uw projecten wilt u in het oog blijven houden.

Om het beheren van uw administratie met Factuurdesk nog gemakkelijker voor u te maken, hebben wij daarom sinds enige tijd Projecten standaard voor u ingebakken in het systeem. Daar is vanaf nu dus de mogelijkheid bijgekomen om een vinger aan de budgetpols te kunnen houden, waardoor u weer een handig stuk gereedschap in handen heeft om kostenoverschrijdingen te voorkomen.

Een project aanmaken
Om een nieuw project aan te maken voor een klant, kunt u inloggen op Factuurdesk, naar de Cliënten pagina te gaan, en vervolgens links klikken op de button “Voeg project toe” (zie figuur II optie 1).

U kunt direct overgaan tot het ingeven van het budget en/of de uren (figuur III):

Fig. II - Projecten aanmaken (optie 1), bekijken of aanpassen (optie 2) op de Cliëntenpagina ^

Fig. III - Nieuw project aanmaken en budget ingeven, via “Project toevoegen” (via optie 1) ^

Tip: Geef het project bij het aanmaken van een projectnaam een uniek kenmerk of nummer mee, Factuurdesk gebruikt dit namelijk als Referentie voor de factuur, wat het voor u en uw cliënten alleen maar makkelijker maakt om de administratie op orde te houden.

Bestaande projecten inzien of aanpassen
Om bestaande projecten te bekijken, gaat u eerst naar “Clienten” en klikt u daarna op de “wijzig gegevens” button van een klant naar keuze (zie figuur II hierboven, optie 2). U zult op de volgende pagina helemaal rechts een  tabje “wijzig projecten” kunnen zien (figuur IV a):

Fig. IV a - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen, via “wijzig gegevens” (2) ^

Fig. IV b - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen (vervolgscherm) ^

Voor wie is Projecten bedoeld?
Het korte antwoord hierop is: Projecten is bedoeld voor iedereen die meerdere projecten en/of opdrachtgevers heeft lopen. Als u deze nieuwe functionaliteit niet activeert, zult u het nergens tegenkomen in Factuurdesk: Indien u dus nog geen behoefte heeft aan van het werken met projecten verandert er voor u ook niets aan het gebruikersgemak van Factuurdesk.

Via het cliëntenmenu kunt u deze functionaliteit activeren zodra u er behoefte aan heeft. U geeft aan in welke periode het project loopt, geeft het een projectnaam en/of nummer mee, en tegen welk verwacht budget en/of aantal uren u het verwacht te kunnen gaan opleveren. Vervolgens zal er door het gehele programma heen -indien relevant- een mogelijkheid verschijnen om ofwel gegevens te koppelen aan een bepaalde project, ofwel te filteren op een specifiek project.

Fig. V - Het toekennen van kosten aan een project ^

Fig. VI - Afspraken koppelen aan een project ^

Waar kan Projecten u concreet mee helpen?
Stel – u heeft een webdesign bureau en heeft een advocaten kantoor als opdrachtgever. Zij willen graag snel inspringen op de schadegevallen die voortvloeien uit de afgelopen periode met hevige sneeuwval. Daarom willen zij graag binnen twee weken een simpele, maar effectieve minisite in de lucht hebben. Afspraak is dat dit –tussentijds, buiten de huidige lopende zaken om- direct bij het lanceren van de site wordt gefactureerd.

Als u meerdere projecten heeft of had lopen, dan was het in de voorgaande situatie niet altijd even makkelijk om tussentijds de juiste uren en taken bij elkaar te zoeken en deze te factureren.

Ook was het in periodes waarin er veel taken en medewerkers waren ingepland niet altijd een pretje om de agenda in te duiken en snel terug te zien welke medewerker op dit spoedproject ingepland stond.

Dankzij de nieuwe Project functionaliteit behoudt u het overzicht, zowel qua uren als facturen: U kunt in dit geval een project “Sneeuwschade actiesite” aanmaken en vervolgens verschillende afspraken en kosten hieraan toekennen. In de Agenda kunt u nu filteren op lopende projecten zodat alleen deze getoond worden.

Bij het factureren kunt u er vervolgens voor kiezen om alleen een specifieke project eruit te lichten en dit direct te factureren. Ook kunt u heel simpel tussentijds bijhouden of het project wel binnen de afgesproken uren blijft.

Nogmaals de voordelen van Projecten in Factuurdesk op een rij
Projecten in Factuurdesk helpt u bij:

•    Het toevoegen van afspraken specifiek gekoppeld aan een project
•    Het toevoegen van kosten via de agenda aan een specifiek project
•    Het in het agendaoverzicht snel filteren op project
•    Het maken van facturen specifiek voor een project
•    Voor- en nacalculatie rapportages (tussentijds) uitdraaien op ieder gewenst moment
•    Toevoegen projectnaam of nummer als referentie aan factuur

Wij denken zelf dat het online bijhouden van uren en het beheren van facturen met Factuurdesk hiermee nog makkelijker is geworden dan het al was. Uiteraard zijn we zeer benieuwd naar uw feedback en suggesties!

Laat ons hieronder weten hoe u denkt over deze toevoegingen en of we het eventueel nog makkelijker voor u zouden kunnen maken. Ons een mail sturen mag natuurlijk ook.

Het hele jaar heeft u in Factuurdesk uw uren bijgehouden. In het begin is het lastig om elke keer even op de start knop te drukken. Maar na een paar dagen gaat het vanzelf.

Natuurlijk is die tijdregistratie handig om snel facturen te maken. Maar aan het eind van een jaar wordt het pas echt leuk. In de rapporten kunt u zien hoeveel tijd u voor elke cliënt heeft gewerkt, aan welke projecten u heeft gewerkt; kortom waar u het hele jaar mee bezig bent geweest. Allemaal overzichtelijk geïllustreerd door de cijfers van de rapporten.

De mooiste reactie die we binnenkregen was: “Kijk, hier doe ik het voor…”

En daar doen wij het dan weer voor.

Wij wensen u, namens het hele team, veel plezier met de cijfers van 2009 en een voorspoedig 2010!

Vanaf nu is het mogelijk om deze gegevens te exporteren naar andere systemen. Heeft u een CRM of een salarisadministratiesysteem? Ga naar de rapporten en exporteer alle gegevens naar het zogenaamde .CSV formaat.

U kunt deze gegevens in vrijwel elk programma importeren en uw processen nog sneller maken. U kunt de rapporten natuurlijk ook exporteren – bijvoorbeeld naar Excel – om er analyses op los te laten.

Zo zagen wij tijdens het testen van deze nieuwe feature, dat vaak de klant waarvoor u het meeste werkt, relatief niet het meeste oplevert. We zijn erg benieuwd naar uw bevindingen.

Wij hebben met veel van u vanochtend telefonisch contact gehad over de status van de storing. Wat we telefonisch hebben gezegd, willen we graag ook nog openbaar zeggen:

Onze excuses voor het feit dat Factuurdesk tijdelijk niet bereikbaar was.

We vonden het begrip dat u voor de situatie had heel fijn en zijn blij dat het probleem in een uur kon worden opgelost.

Desalniettemin mag dit eigenlijk niet gebeuren. We gaan daarom morgen met Leaseweb in overleg om te onderzoeken hoe zij dit probleem in de toekomst gaan voorkomen.

Dan zien alle medewerkers dat iemand ziek is en daarom niet beschikbaar. Deze feature zit verstopt in het rooster, maar het is belangrijk dat uw weet hoe u een afwezigheid van een medewerker kunt invoeren. Voor zowel uw zieke medewerkers als medewerkers die op vakantie gaan. Met deze tip kunt u Factuurdesk namelijk ook gebruiken voor uw vakantierooster.

1. Ga naar het rooster

2. Klik op de dag dat iemand ziek is of vakantie heeft en selecteer Maak afwezigheid

3 Selecteer ziekte of vakantie

4. De afwezigheid is ingevoerd: Een gestreept vakje is ziekte, een gestippeld vakje is vakantie

P.S. medewerkers kunnen zelf ook hun afwezigheid opgeven. Dit is vooral handig bij het vakantierooster.

Wij vonden en vinden dit een hele goede suggestie en zijn daarom in gesprek gegaan met partijen die deze mogelijkheid kunnen bieden.

Uit die gesprekken kwamen naar voren dat wanneer wij deze mogelijkheid zouden toevoegen, het geld dat uw klant overmaakt niet direct op uw rekening komt. Sterker nog, u moet 14 dagen of zelfs 30 dagen op uw geld wachten. Dat geld blijft zolang op de rekening staan van het bedrijf dat de iDeal betalingen aanbiedt.

Het gemak van de klant gaat ten koste van uw cashflow en het duurt dus langer voor uw rekening is betaald. Terwijl Factuurdesk er juist voor bedoeld is dat alles sneller gaat.

Om een lang verhaal kort te maken. Zolang u uw geld niet direct op uw rekening krijgt vinden we de toevoeging van iDeal aan Factuurdesk geen goed idee. Als er een partij is die zorgt dat het geld dat uw klant overmaakt, direct bij u terecht komt, dan gaan we er mee aan de slag.

Dit probleem doet zich niet voor als u de iCal link gebruikt in Outlook of het iCal programma op de Mac. Hier kunt u namelijk aangeven hoe vaak u wilt dat de afspraken worden opgehaald. In Google Calendar zit deze optie niet en er is dus ook geen oplossing voor dit probleem.

Waar het in de praktijk op neerkomt is dat wanneer een collega afspraken voor u maakt, u niet alleen van Google Calendar moet uitgaan. Het kan namelijk voorkomen dat uw collega voor morgen een afspraak in de agenda zet, en u uw agenda in Google Calendar checkt en die afspraak niet ziet staan.

Wanneer u zelfstandig werkt, is het probleem wat minder groot. Maar het kan wel verwarrend zijn als u hiervan niet op de hoogte bent. Zo ziet u niet direct de wijzigingen die u in Factuurdesk maakt in Google Calendar.

We hebben Google hiervan op de hoogte gesteld en wachten nog op een reactie.

(Met dank aan de heer Groot van Quafinancien)