credit: www.flickr.com/photos/elward-photography/ CC BY 2.0

Binnen Projecten hebben wij sinds kort een nieuwe en handige budgetfeature verwerkt waarmee u in één oogopslag een helder beeld krijgt van de verhouding tussen begrote en gefactureerde uren.

Fig I. – Rapportage van de gemaakte kosten en de gewerkte uren op projectniveau ^

U kunt nu tussentijds (of achteraf) een rapportage uitdraaien waarmee u:

•    De vooraf begrote kosten en/of uren kunt afzetten tegen de daadwerkelijke uitkomst
•    Tussentijds kunt zien of u binnen budget verwacht te kunnen gaan opleveren, of wellicht zult moeten bijbegroten.

Met deze nieuwe functie kunt u nu met Factuurdesk dus niet alleen vrijwel alle administratieve aspecten van uw projecten binnen één online omgeving beheersen, maar kunt u ook met de achteraf verkregen inzichten lessen trekken voor toekomstige projecten.

Zoals u van ons gewend bent hoeft u voor het gebruik van deze nieuwe functionaliteiten niets te doen, u logt gewoon in op Factuurdesk.nl en kunt direct profiteren van de nieuwe mogelijkheden.

Projecten is een handige tool binnen Factuurdesk waarmee u per project nog beter inzicht kunt krijgen in de gewerkte uren & in de gemaakte kosten, en dat op ieder gewenst moment binnen de looptijd van een project.

Welk probleem lossen wij hiermee voor u op?
Het probleem waar een aantal van onze gebruikers de afgelopen tijd tegenaan is gelopen, is dat ze soms meerdere werkzaamheden tegelijkertijd hebben lopen bij diverse cliënten. Door deze spreekwoordelijke bomen in de agenda is het af en toe goed zoeken naar het bijbehorende bos.

Tegelijkertijd bouwt u als bedrijf of zelfstandige in de loop van de tijd een waslijst aan gefactureerde en afgesloten projecten op.

Dit kan op den duur vrij onoverzichtelijk worden, zeker wanneer u bijvoorbeeld tussentijds een (deel)factuur de deur uit zou willen doen of inzicht wil krijgen in de financiën per project. En juist de financiële aspecten van uw projecten wilt u in het oog blijven houden.

Om het beheren van uw administratie met Factuurdesk nog gemakkelijker voor u te maken, hebben wij daarom sinds enige tijd Projecten standaard voor u ingebakken in het systeem. Daar is vanaf nu dus de mogelijkheid bijgekomen om een vinger aan de budgetpols te kunnen houden, waardoor u weer een handig stuk gereedschap in handen heeft om kostenoverschrijdingen te voorkomen.

Een project aanmaken
Om een nieuw project aan te maken voor een klant, kunt u inloggen op Factuurdesk, naar de Cliënten pagina te gaan, en vervolgens links klikken op de button “Voeg project toe” (zie figuur II optie 1).

U kunt direct overgaan tot het ingeven van het budget en/of de uren (figuur III):

Fig. II - Projecten aanmaken (optie 1), bekijken of aanpassen (optie 2) op de Cliëntenpagina ^

Fig. III - Nieuw project aanmaken en budget ingeven, via “Project toevoegen” (via optie 1) ^

Tip: Geef het project bij het aanmaken van een projectnaam een uniek kenmerk of nummer mee, Factuurdesk gebruikt dit namelijk als Referentie voor de factuur, wat het voor u en uw cliënten alleen maar makkelijker maakt om de administratie op orde te houden.

Bestaande projecten inzien of aanpassen
Om bestaande projecten te bekijken, gaat u eerst naar “Clienten” en klikt u daarna op de “wijzig gegevens” button van een klant naar keuze (zie figuur II hierboven, optie 2). U zult op de volgende pagina helemaal rechts een  tabje “wijzig projecten” kunnen zien (figuur IV a):

Fig. IV a - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen, via “wijzig gegevens” (2) ^

Fig. IV b - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen (vervolgscherm) ^

Voor wie is Projecten bedoeld?
Het korte antwoord hierop is: Projecten is bedoeld voor iedereen die meerdere projecten en/of opdrachtgevers heeft lopen. Als u deze nieuwe functionaliteit niet activeert, zult u het nergens tegenkomen in Factuurdesk: Indien u dus nog geen behoefte heeft aan van het werken met projecten verandert er voor u ook niets aan het gebruikersgemak van Factuurdesk.

Via het cliëntenmenu kunt u deze functionaliteit activeren zodra u er behoefte aan heeft. U geeft aan in welke periode het project loopt, geeft het een projectnaam en/of nummer mee, en tegen welk verwacht budget en/of aantal uren u het verwacht te kunnen gaan opleveren. Vervolgens zal er door het gehele programma heen -indien relevant- een mogelijkheid verschijnen om ofwel gegevens te koppelen aan een bepaalde project, ofwel te filteren op een specifiek project.

Fig. V - Het toekennen van kosten aan een project ^

Fig. VI - Afspraken koppelen aan een project ^

Waar kan Projecten u concreet mee helpen?
Stel – u heeft een webdesign bureau en heeft een advocaten kantoor als opdrachtgever. Zij willen graag snel inspringen op de schadegevallen die voortvloeien uit de afgelopen periode met hevige sneeuwval. Daarom willen zij graag binnen twee weken een simpele, maar effectieve minisite in de lucht hebben. Afspraak is dat dit –tussentijds, buiten de huidige lopende zaken om- direct bij het lanceren van de site wordt gefactureerd.

Als u meerdere projecten heeft of had lopen, dan was het in de voorgaande situatie niet altijd even makkelijk om tussentijds de juiste uren en taken bij elkaar te zoeken en deze te factureren.

Ook was het in periodes waarin er veel taken en medewerkers waren ingepland niet altijd een pretje om de agenda in te duiken en snel terug te zien welke medewerker op dit spoedproject ingepland stond.

Dankzij de nieuwe Project functionaliteit behoudt u het overzicht, zowel qua uren als facturen: U kunt in dit geval een project “Sneeuwschade actiesite” aanmaken en vervolgens verschillende afspraken en kosten hieraan toekennen. In de Agenda kunt u nu filteren op lopende projecten zodat alleen deze getoond worden.

Bij het factureren kunt u er vervolgens voor kiezen om alleen een specifieke project eruit te lichten en dit direct te factureren. Ook kunt u heel simpel tussentijds bijhouden of het project wel binnen de afgesproken uren blijft.

Nogmaals de voordelen van Projecten in Factuurdesk op een rij
Projecten in Factuurdesk helpt u bij:

•    Het toevoegen van afspraken specifiek gekoppeld aan een project
•    Het toevoegen van kosten via de agenda aan een specifiek project
•    Het in het agendaoverzicht snel filteren op project
•    Het maken van facturen specifiek voor een project
•    Voor- en nacalculatie rapportages (tussentijds) uitdraaien op ieder gewenst moment
•    Toevoegen projectnaam of nummer als referentie aan factuur

Wij denken zelf dat het online bijhouden van uren en het beheren van facturen met Factuurdesk hiermee nog makkelijker is geworden dan het al was. Uiteraard zijn we zeer benieuwd naar uw feedback en suggesties!

Laat ons hieronder weten hoe u denkt over deze toevoegingen en of we het eventueel nog makkelijker voor u zouden kunnen maken. Ons een mail sturen mag natuurlijk ook.

Voordat we vooruit gaan kijken naar alle ontwikkeling voor 2010, is het goed om even terug te kijken.

Het hele jaar heeft u in Factuurdesk uw uren bijgehouden. In het begin is het lastig om elke keer even op de start knop te drukken. Maar na een paar dagen gaat het vanzelf.

Natuurlijk is die tijdregistratie handig om snel facturen te maken. Maar aan het eind van een jaar wordt het pas echt leuk. In de rapporten kunt u zien hoeveel tijd u voor elke cliënt heeft gewerkt, aan welke projecten u heeft gewerkt; kortom waar u het hele jaar mee bezig bent geweest. Allemaal overzichtelijk geïllustreerd door de cijfers van de rapporten.

De mooiste reactie die we binnenkregen was: “Kijk, hier doe ik het voor…”

En daar doen wij het dan weer voor.

Wij wensen u, namens het hele team, veel plezier met de cijfers van 2009 en een voorspoedig 2010!

Vanochtend was de website van Factuurdesk tot 10.00 niet bereikbaar door een storing bij Leaseweb. Alle servers van Leaseweb, top 20 hostingbedrijf wereldwijd, werden getroffen door een stroomstoring.

Wij hebben met veel van u vanochtend telefonisch contact gehad over de status van de storing. Wat we telefonisch hebben gezegd, willen we graag ook nog openbaar zeggen:

Onze excuses voor het feit dat Factuurdesk tijdelijk niet bereikbaar was.

We vonden het begrip dat u voor de situatie had heel fijn en zijn blij dat het probleem in een uur kon worden opgelost.

Desalniettemin mag dit eigenlijk niet gebeuren. We gaan daarom morgen met Leaseweb in overleg om te onderzoeken hoe zij dit probleem in de toekomst gaan voorkomen.

In navolging van Tweakers, Cosly en het Amerikaanse 37Signals ondersteunt Factuurdesk Internet Explorer versie 6 vanaf heden niet meer.

Wij zouden gebruikers van Factuurdesk die Internet Explorer 6 gebruiken (6%) willen adviseren te upgraden naar Internet Explorer 8.

Factuurdesk ondersteunt geen Internet Explorer 6 meer, omdat het een verouderde (2001) en vooral onveilige browser is. Deze onveiligheid gaat niet samen met de hoge beveiliging die Factuurdesk nastreeft.

Als u nog sneller gebruik wilt maken van Factuurdesk, dan adviseren wij de browser Google Chrome. Deze browser komt als snelste uit onze tests.

Hier nog even wat interessante statistieken over de browsers van Factuurdesk-gebruikers:

Welke browsers worden gebruikt?

Welke versie van Internet Explorer wordt gebruikt?

De agenda is geschikt om vooraf afspraken te maken met uw cliënten (uiteraard). Maar vaak loopt een afspraak uit of duurt deze juist minder lang. Wat u dan kunt doen is de afspraak in de agenda aanpassen, zodat de uren weer kloppen.

Maar u hoeft niet elke keer naar de agenda toe om de afspraak aan te passen. Als u bij de start van uw afspraak de tijdregistratie aanzet, dan heeft u de mogelijkheid om de afspraak in de agenda te vervangen.

De tijdregistratie vindt u op uw homepage of via uw mobiel op http://www.factuurdesk.nl/mobiel/

Klik vervolgens op Start als de afspraak begint en de tijd wordt netjes bijgehouden. Als de afspraak is afgelopen wordt de tijd opgeslagen in Factuurdesk en is de afspraak in de agenda vervangen door de uren die u werkelijk heeft gewerkt.

Op deze manier kunt u vooraf uw afspraken bijhouden in de agenda en de daadwerkelijk gewerkte uren – tot op de seconde nauwkeurig – bijhouden. Zonder gedoe.

Als u medewerkers heeft, dan werkt deze functionaliteit ook voor hen.

Er zijn nu aardig wat bedrijven met medewerkers in buitendienst die gebruik maken van Factuurdesk. Van deze bedrijven kwam het verzoek om Factuurdesk ook geschikt te maken voor de mobiele telefoon.

Zo gezegd, zo gedaan. Vanaf vandaag - na maanden zwoegen - kunt u met elke telefoon die toegang heeft tot internet, inloggen op http://www.factuurdesk.nl/mobiel/ 

Wat u daar ziet is een inlogscherm dat zowel op het scherm van oude mobieltjes als op de nieuwste iPhone past. Net als dat Factuurdesk geschikt is voor elke browser, is ook geprobeerd om de mobiele versie van Factuurdesk voor elke mobiele telefoon geschikt te maken. Na het inloggen heeft u toegang tot twee tabjes van Factuurdesk:

1. Tijdregistratie
Met de tijdregistratie kunt u in drie kliks de tijd van uw werkzaamheden op locatie bijhouden. Dit werkt dus precies hetzelfde als de normale tijdregistratie van Factuurdesk. Bent u klaar met een afspraak? Dan drukt u op Stop en wordt de afspraak opgeslagen.

Wat ik bij de vorige post over de tijdregistratie was vergeten te zeggen, is dat u bij de start van de tijdregistratie kunt aangeven dat u de bestaande afspraak in de agenda wilt vervangen. Zo kunt u Factuurdesk dus gebruiken voor het plannen van afspraken en vervolgens voor het registreren van de tijd, zonder dat er dubbele afspraken ontstaan.

2. Agenda
Ook de agenda is mobiel toegankelijk. Alle gemaakte afspraken met u of de medewerker zijn te bekijken, te wijzigen en te verwijderen. Zo weet u op elk moment van de dag en op elke plek op de wereld, precies wanneer u een afspraak heeft. 

Alle gegevens die u in de mobiele versie van Factuurdesk opslaat of wijzigt, worden direct opgeslagen op de server. U hoeft zich dus geen zorgen te maken over synchronisatie of het verliezen van gegevens.

De week is bijna voorbij, maar op de valreep nog de beloofde uitleg over het toevoegen van een internetagenda (iCal) in Outlook 2007. Met deze internetagenda kunt u de afspraken uit de agenda van Factuurdesk zien in Outlook, iCal of op uw mobiel. In deze uitleg gaan we uit van Outlook 2007, maar op de helppagina kunt u de uitleg terugvinden voor uw mobiele telefoon, Outlook 2003 en Apple’s iCal.

Klik hier voor een groter videoformaat

Let op: de wijzigingen die u in de agenda van Factuurdesk maakt worden automatisch geupdate door Outlook, maar de wijzigingen die u in Outlook maakt, worden niet automatisch geupdate naar de agenda van Factuurdesk.

——— UPDATE ————-
Met het volgende gratis programma kunt u zich ook in Outlook 2003 op de agenda van Factuurdesk abonneren: Remote Calendars: http://remotecalendars.sourceforge.net/

Laat ik beginnen met te bekennen dat ik geen bannerexpert ben. Ik was verbaasd over de slechte resultaten van onze banners in relatie tot Google Adwords. De reden dat ik op ons weblog verslag doe van onze ervaringen, is dat u wellicht wat aan deze informatie heeft als u banners in gaat zetten voor de promotie van uw product of dienst.

Klik hier om gelijk de conclusie te lezen

In het vorige bericht ‘Het einde van de banners’ beschreef ik mijn verbazing over het lage doorklikpercentage; het aantal kliks per vertoning van de banner. Op slechts 0.1% van de banners werd geklikt. Dit doorklikpercentage was vooral laag in vergelijking met Google Adwords, die wij ook inzetten.

Ik beloofde dat ik er alles aan zou gaan doen om de resultaten te verbeteren.

In de afgelopen week heb ik niet stilgezeten en ik zet de resultaten op een rij.

Bannerdesign
In de vorige post concludeerden mijn collega’s dat het lage doorklikpercentage ook kan liggen aan het design van de banner. Ik heb een aantal andere designs getest en inderdaad: het design maakt verschil. Het verschil tussen de

slechtst presterende banner: (0,1% doorklikpercentage)

en deze best presterende banner: (0,3% doorklikpercentage)

was 0,2%. Dus op de onderste banner werd 3 keer zoveel geklikt. (De banners zijn een beetje blurry om ze passend te maken)

De lessen die ik uit deze tests heb getrokken zijn:

1. Zet de button rechts (call to action)
2. Zet altijd een pijl op de button
3. Gebruik niet te veel tekst
4. Zorg voor bewegende elementen in het design
5. Laat de button altijd zien (niet alleen aan het einde van de animatie)

Resultaat
Het resultaat van de beste banner op een rij:

1. 300% meer kliks
2. 0,3% doorklikpercentage
3. 7% Conversie (bezoekers die een proefabonnement nemen)

Op de onderste banner klikken mensen dus makkelijker dan op de bovenste, maar vervolgens melden ze zich wel minder vaak aan.

Wanneer u voor elke klik op de banner zou betalen, dan bent u meer kwijt met de onderste banner. Betaalt u per vertoning van de banner (dit is vaak het geval),  dan heeft u voor hetzelfde geld meer aanmeldingen met de onderste banner.

Toen ik deze cijfers bekeek, ben ik zoveel mogelijk gaan lezen over de effectiviteit van banners. Daarbij stuitte ik vaak op de term branding.

Branding
In alle onderzoeken die ik de afgelopen week heb gelezen, wordt verteld dat banners moeten worden gebruikt voor branding. Branding is uw merk onder de aandacht brengen en eigenlijk een modern woord voor naamsbekendheid. Het doel van naamsbekendheid is niet direct een klant binnenhalen, maar uw merk bekendmaken en op basis van die bekendheid (groepen) klanten, op een later moment, binnenhalen.

Het blindstaren op kliks, dat ik in deel 1 deed, is dus blijkbaar niet zinvol.

Het vervelende is dat branding lastig te meten is. Hoe meet ik nou het positieve effect van banners op naamsbekendheid van Factuurdesk? Toch ga ik dat proberen te realiseren in de komende weken (met dank aan de tips van Floris Keijser)

Voorlopige conclusies

1. Test banners door te variëren met tekst, kleur en indeling van de banner voor een beter resultaat
2. Staar u niet blind op de doorklikpercentages
3. Probeer per doelgroep een aparte banner te maken
4. Adverteer alleen op websites waar uw doelgroep komt
5. De banner kunt u het best gebruiken als u uw naamsbekendheid wil vergroten (branding)

Veel geleerd
Deze week heb ik geleerd dat je banners goed kunt gebruiken voor het verhogen van de naamsbekendheid en dat een laag doorklikpercentage dus niet alles zegt. Ik hoop dat u ook weer wat wijzer bent geworden. Heeft u zelf nog tips? Laat ze dan achter in de comments.

Wordt vervolgd…

Vanaf vandaag kunt u zich direct inschrijven voor het XLarge abonnement. De prijs wordt nu ook gecommuniceerd op de prijzen pagina Het XLarge abonnement is bedoeld voor bedrijven met 100-200 cliënten. 

Met het XLarge abonnement kunt u niet alleen tot 200 cliënten factureren. U kunt ook vier beheerders aanstellen die het beheer krijgen over de facturatie en inzicht hebben in de rapporten.

Zoals bij alle abonnementen kunt u zoveel facturen sturen en medewerkers invoeren als u zelf wilt.

Er zijn natuurlijk ook bedrijven die meer dan 200 cliënten hebben en gebruik willen maken van Factuurdesk.

Dat kan! Neem dan even telefonisch contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.