credit: www.flickr.com/photos/elward-photography/ CC BY 2.0

Binnen Projecten hebben wij sinds kort een nieuwe en handige budgetfeature verwerkt waarmee u in één oogopslag een helder beeld krijgt van de verhouding tussen begrote en gefactureerde uren.

Fig I. – Rapportage van de gemaakte kosten en de gewerkte uren op projectniveau ^

U kunt nu tussentijds (of achteraf) een rapportage uitdraaien waarmee u:

•    De vooraf begrote kosten en/of uren kunt afzetten tegen de daadwerkelijke uitkomst
•    Tussentijds kunt zien of u binnen budget verwacht te kunnen gaan opleveren, of wellicht zult moeten bijbegroten.

Met deze nieuwe functie kunt u nu met Factuurdesk dus niet alleen vrijwel alle administratieve aspecten van uw projecten binnen één online omgeving beheersen, maar kunt u ook met de achteraf verkregen inzichten lessen trekken voor toekomstige projecten.

Zoals u van ons gewend bent hoeft u voor het gebruik van deze nieuwe functionaliteiten niets te doen, u logt gewoon in op Factuurdesk.nl en kunt direct profiteren van de nieuwe mogelijkheden.

Projecten is een handige tool binnen Factuurdesk waarmee u per project nog beter inzicht kunt krijgen in de gewerkte uren & in de gemaakte kosten, en dat op ieder gewenst moment binnen de looptijd van een project.

Welk probleem lossen wij hiermee voor u op?
Het probleem waar een aantal van onze gebruikers de afgelopen tijd tegenaan is gelopen, is dat ze soms meerdere werkzaamheden tegelijkertijd hebben lopen bij diverse cliënten. Door deze spreekwoordelijke bomen in de agenda is het af en toe goed zoeken naar het bijbehorende bos.

Tegelijkertijd bouwt u als bedrijf of zelfstandige in de loop van de tijd een waslijst aan gefactureerde en afgesloten projecten op.

Dit kan op den duur vrij onoverzichtelijk worden, zeker wanneer u bijvoorbeeld tussentijds een (deel)factuur de deur uit zou willen doen of inzicht wil krijgen in de financiën per project. En juist de financiële aspecten van uw projecten wilt u in het oog blijven houden.

Om het beheren van uw administratie met Factuurdesk nog gemakkelijker voor u te maken, hebben wij daarom sinds enige tijd Projecten standaard voor u ingebakken in het systeem. Daar is vanaf nu dus de mogelijkheid bijgekomen om een vinger aan de budgetpols te kunnen houden, waardoor u weer een handig stuk gereedschap in handen heeft om kostenoverschrijdingen te voorkomen.

Een project aanmaken
Om een nieuw project aan te maken voor een klant, kunt u inloggen op Factuurdesk, naar de Cliënten pagina te gaan, en vervolgens links klikken op de button “Voeg project toe” (zie figuur II optie 1).

U kunt direct overgaan tot het ingeven van het budget en/of de uren (figuur III):

Fig. II - Projecten aanmaken (optie 1), bekijken of aanpassen (optie 2) op de Cliëntenpagina ^

Fig. III - Nieuw project aanmaken en budget ingeven, via “Project toevoegen” (via optie 1) ^

Tip: Geef het project bij het aanmaken van een projectnaam een uniek kenmerk of nummer mee, Factuurdesk gebruikt dit namelijk als Referentie voor de factuur, wat het voor u en uw cliënten alleen maar makkelijker maakt om de administratie op orde te houden.

Bestaande projecten inzien of aanpassen
Om bestaande projecten te bekijken, gaat u eerst naar “Clienten” en klikt u daarna op de “wijzig gegevens” button van een klant naar keuze (zie figuur II hierboven, optie 2). U zult op de volgende pagina helemaal rechts een  tabje “wijzig projecten” kunnen zien (figuur IV a):

Fig. IV a - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen, via “wijzig gegevens” (2) ^

Fig. IV b - Reeds aangemaakte projecten bekijken of aanpassen (vervolgscherm) ^

Voor wie is Projecten bedoeld?
Het korte antwoord hierop is: Projecten is bedoeld voor iedereen die meerdere projecten en/of opdrachtgevers heeft lopen. Als u deze nieuwe functionaliteit niet activeert, zult u het nergens tegenkomen in Factuurdesk: Indien u dus nog geen behoefte heeft aan van het werken met projecten verandert er voor u ook niets aan het gebruikersgemak van Factuurdesk.

Via het cliëntenmenu kunt u deze functionaliteit activeren zodra u er behoefte aan heeft. U geeft aan in welke periode het project loopt, geeft het een projectnaam en/of nummer mee, en tegen welk verwacht budget en/of aantal uren u het verwacht te kunnen gaan opleveren. Vervolgens zal er door het gehele programma heen -indien relevant- een mogelijkheid verschijnen om ofwel gegevens te koppelen aan een bepaalde project, ofwel te filteren op een specifiek project.

Fig. V - Het toekennen van kosten aan een project ^

Fig. VI - Afspraken koppelen aan een project ^

Waar kan Projecten u concreet mee helpen?
Stel – u heeft een webdesign bureau en heeft een advocaten kantoor als opdrachtgever. Zij willen graag snel inspringen op de schadegevallen die voortvloeien uit de afgelopen periode met hevige sneeuwval. Daarom willen zij graag binnen twee weken een simpele, maar effectieve minisite in de lucht hebben. Afspraak is dat dit –tussentijds, buiten de huidige lopende zaken om- direct bij het lanceren van de site wordt gefactureerd.

Als u meerdere projecten heeft of had lopen, dan was het in de voorgaande situatie niet altijd even makkelijk om tussentijds de juiste uren en taken bij elkaar te zoeken en deze te factureren.

Ook was het in periodes waarin er veel taken en medewerkers waren ingepland niet altijd een pretje om de agenda in te duiken en snel terug te zien welke medewerker op dit spoedproject ingepland stond.

Dankzij de nieuwe Project functionaliteit behoudt u het overzicht, zowel qua uren als facturen: U kunt in dit geval een project “Sneeuwschade actiesite” aanmaken en vervolgens verschillende afspraken en kosten hieraan toekennen. In de Agenda kunt u nu filteren op lopende projecten zodat alleen deze getoond worden.

Bij het factureren kunt u er vervolgens voor kiezen om alleen een specifieke project eruit te lichten en dit direct te factureren. Ook kunt u heel simpel tussentijds bijhouden of het project wel binnen de afgesproken uren blijft.

Nogmaals de voordelen van Projecten in Factuurdesk op een rij
Projecten in Factuurdesk helpt u bij:

•    Het toevoegen van afspraken specifiek gekoppeld aan een project
•    Het toevoegen van kosten via de agenda aan een specifiek project
•    Het in het agendaoverzicht snel filteren op project
•    Het maken van facturen specifiek voor een project
•    Voor- en nacalculatie rapportages (tussentijds) uitdraaien op ieder gewenst moment
•    Toevoegen projectnaam of nummer als referentie aan factuur

Wij denken zelf dat het online bijhouden van uren en het beheren van facturen met Factuurdesk hiermee nog makkelijker is geworden dan het al was. Uiteraard zijn we zeer benieuwd naar uw feedback en suggesties!

Laat ons hieronder weten hoe u denkt over deze toevoegingen en of we het eventueel nog makkelijker voor u zouden kunnen maken. Ons een mail sturen mag natuurlijk ook.

het griepseizoen is weer begonnen, met dit jaar ook nog de Mexicaanse griep op de koop toe. Zo hebben we bij Factuurdesk ook twee zieken, gelukkig niet met de Mexicaanse griep. Wat u kunt doen met Factuurdesk is de persoon die ziek is, de Mexicaanse Griep of de gewone griep, invoeren in de agenda.

Dan zien alle medewerkers dat iemand ziek is en daarom niet beschikbaar. Deze feature zit verstopt in het rooster, maar het is belangrijk dat uw weet hoe u een afwezigheid van een medewerker kunt invoeren. Voor zowel uw zieke medewerkers als medewerkers die op vakantie gaan. Met deze tip kunt u Factuurdesk namelijk ook gebruiken voor uw vakantierooster.

1. Ga naar het rooster

2. Klik op de dag dat iemand ziek is of vakantie heeft en selecteer Maak afwezigheid

3 Selecteer ziekte of vakantie

4. De afwezigheid is ingevoerd: Een gestreept vakje is ziekte, een gestippeld vakje is vakantie

P.S. medewerkers kunnen zelf ook hun afwezigheid opgeven. Dit is vooral handig bij het vakantierooster.

Je hebt twee soorten mensen: De muizers en de tabbers.

De muizers, zo blijkt uit onze gebruiksvriendelijkheid-onderzoeken, zouden het liefst twee handen op de muis houden.

De tabbers daarentegen, willen de muis het liefst niet aanraken.

Om de muizers en tabbers wat dichter bij elkaar te brengen hebben we vandaag een nieuwe versie van Factuurdesk online gezet.

Wanneer u een afspraak maakt of een regel in een factuur toevoegt, kunt u de eerste letters van een naam invoeren en de rest wordt vanzelf aangevuld. Een klein voorbeeld:

Dit is vooral handig als u veel cliënten en medewerkers heeft. dan hoeft u nu niet meer de hele lijst door te bladeren op zoek naar de juiste medewerker of cliënt. Wanneer u met de muis in het veld klikt, dan verschijnt ook gewoon de hele lijst met medewerkers waar u doorheen kunt bladeren met de muis of de pijltoetsen.

Maar uiteindelijk werkt u sneller als u de letters in het veld typt.

Zowel de tabbers als de muizers wensen we veel plezier met de nieuwe update.

Allereerst dank voor alle positieve reacties naar aanleiding van versie 1.5 van Factuurdesk. U stuurde ons vele berichten via het helpdeskssysteem, maar u kunt natuurlijk ook een bericht achterlaten op dit weblog.

Zoals u weet proberen we erg veel contact te houden met onze gebruikers om te onderzoeken waar nog verbeteringen aan Factuurdesk zijn te realiseren. Usabilitytests en gebruikersonderzoek zijn hierbij twee essentiële onderdelen.

Maar er is ook een groep gebruikers met wie niet zo snel contact wordt gelegd. Afgelopen vrijdag en vandaag hebben we met deze mensen contact gezocht: de zogenaamde Afhakers.

Wat is een afhaker?
Iedereen kan Factuurdesk 30 dagen gratis proberen. Een afhaker is een persoon die na 30 dagen niet besluit om met Factuurdesk door te gaan.

Natuurlijk kunnen we niet verwachten dat 100% van de mensen die Factuurdesk proberen ook daadwerkelijk een abonnement neemt. Maar overtuigd als we zijn van de kwaliteit van Factuurdesk en door het grote percentage bedrijven dat Factuurdesk wél neemt, zijn we nieuwsgierig geworden naar de redenen om Factuurdesk niet te nemen.

Dus vrijdag en vandaag ben ik, samen met onze nieuwe helpdeskmedewerker, in de telefoon geklommen om de afhakers te bellen. 

Hou de gesprekken bij
Voordat we begonnen met het bellen, hebben we een kort bel-script opgesteld. Daarnaast hebben we via Google Docs een spreadsheet gemaakt waarin de antwoorden van de Afhakers werden verwerkt. Het voordeel van Google Docs is dat er meerdere mensen tegelijkertijd in kunnen werken. Verwerk de antwoorden direct, want dit scheelt een boel tijd en de kans op het vergeten van antwoorden, tips en suggesties is dan zeer klein.

Bel echt élke afhaker
Het doel van het bellen van afhakers is om iedereen aan de lijn te krijgen. Stel geen aanvullende criteria zoals hoe intensief iemand het product heeft geprobeerd en maak geen onderscheid in het type bedrijf: Bel iedereen!

In ons geval hebben we geprobeerd om enkele honderden mensen aan de lijn te krijgen. Uiteindelijk hebben we 70 mensen daadwerkelijk aan de lijn gekregen.

Toen we merkte dat er niet of nauwelijks nieuwe informatie meer binnenkwam, zijn we gestopt met bellen. Het is niet verstandig om van te voren een target vast te stellen, want dit omslagpunt is niet te voorspellen.

Probeer iemand niet iets aan te smeren
In tegenstelling tot een sales-call hebben de gesprekken met de afhakers niet als doel om iets te verkopen. Het doel is namelijk erachter komen waarom iemand het product niet heeft afgenomen. Deze informatie levert op de lange termijn meer op, dan elke keer proberen om iemand te overtuigen het product wel te nemen.

Stel niet meer dan 3 vragen
De Afhakers hebben niet voor uw product gekozen, dus probeer het telefoongesprek zo kort mogelijk te houden. Geef aan dat u bezig bent met een kort gebruikersonderzoek en dus niet met een sales-call. Even ter referentie onze openingszin:

Goedemiddag, u spreekt met Marijn van Factuurdesk. Wij zijn bezig met een klein gebruikersonderzoek en zouden u 3 korte vragen willen stellen over uw gebruik van Factuurdesk.

Wellicht wilt u wel 10 vragen stellen, maar onthoud dat deze mensen waarschijnlijk weinig tijd hebben en de hele dag worden lastig gevallen door telefonische enquêtes. 

Wie goed doet, goed ontmoet 
Wij hebben ons aan de bovenstaande regels gehouden en hebben niets dan positieve gesprekken met de Afhakers gevoerd. Iedereen heeft ons te woord gestaan, sommige mensen slechts 1 minuut, anderen wel een kwartier.

Het is echt opvallend hoe aardig mensen zijn en hoe graag ze mee willen denken. Zelfs Afhakers die voor een ander product hadden gekozen, gaven opbouwende kritiek.

Een heel klein beetje sales
Het doel van het bellen van de Afhakers is dus niet het verkopen van het product. Maar als de persoon aan de andere kant van de lijn tijdens het gesprek steeds enthousiaster wordt over het product, dan kan een kleine overtuigingspoging geen kwaad.

Zo kregen wij wat mensen aan de lijn die enkele mogelijkheden van Factuurdesk over het hoofd hadden gezien. Nadat wij ze hier op hadden gewezen, raakten ze stuk voor stuk enthousiast en hebben Factuurdesk nogmaals geprobeerd en zelfs een abonnement afgesloten.

De resultaten
De resultaten van onze belactie van de Afhakers op een rij

1. 70 mensen gesproken, 0 negatieve reacties 100% medewerking
2. 16 concrete verbeterpunten in de externe communicatie en informatie op de website
3. 12 concrete verbeterpunten in de gebruiksvriendelijkheid en navigatie
4. 15 concrete mogelijke aanvullingen op het systeem
5. 6 nieuwe klanten (ondanks het feit dat dit niet het doel was)

Vanaf deze plek wil ik iedereen die we vrijdag en vandaag  hebben gesproken bedanken voor de vriendelijke medewerking aan het onderzoek.

Een van de tips om sneller betaald te krijgen is het versturen van automatische herinneringen. Met Factuurdesk worden de herinneringen nu standaard automatisch verstuurd bij het verlopen van de betalingstermijn.

Maar soms wilt u niet dat de herinnering verstuurd wordt, omdat u weet dat uw cliënt even krap bij kas zit. Daarom wordt een dag voordat de herinnering naar de klant verstuurd wordt, een berichtje naar u gestuurd. 

Als u geen actie onderneemt, wordt de herinnering gewoon verstuurd. Met één druk op de knop kunt u er ook voor kiezen de herinnering niet te laten versturen.

U kunt – onder factuurinstellingen - er ook voor kiezen om alleen een waarschuwing naar uzelf te laten versturen of helemaal geen automatische herinneringen te versturen.

Let er wel op dat u dan zelf achter de betaling van de factuur gaat, want zeker in deze tijden is het ook voor u belangrijk dat u op tijd betaald krijgt.