Binnen Projecten hebben wij sinds kort een nieuwe en handige budgetfeature verwerkt waarmee u in één oogopslag een helder beeld krijgt van de verhouding tussen begrote en gefactureerde uren.

              

U kunt nu tussentijds (of achteraf) een rapportage uitdraaien waarmee u:

•    De vooraf begrote kosten en/of uren kunt afzetten tegen de daadwerkelijke uitkomst
•    Tussentijds kunt zien of u binnen budget verwacht te kunnen gaan opleveren, of wellicht zult moeten bijbegroten.

Met deze nieuwe functie kunt u nu met Factuurdesk dus niet alleen vrijwel alle administratieve aspecten van uw projecten binnen één online omgeving beheersen, maar kunt u ook met de achteraf verkregen inzichten lessen trekken voor toekomstige projecten.

Zoals u van ons gewend bent hoeft u voor het gebruik van deze nieuwe functionaliteiten niets te doen, u logt gewoon in op Factuurdesk.nl en kunt direct profiteren van de nieuwe mogelijkheden.

Projecten is een handige tool binnen Factuurdesk waarmee u per project nog beter inzicht kunt krijgen in de gewerkte uren & in de gemaakte kosten, en dat op ieder gewenst moment binnen de looptijd van een project.

              

Welk probleem lossen wij hiermee voor u op?
Het probleem waar een aantal van onze gebruikers de afgelopen tijd tegenaan is gelopen, is dat ze soms meerdere werkzaamheden tegelijkertijd hebben lopen bij diverse cliënten. Door deze spreekwoordelijke bomen in de agenda is het af en toe goed zoeken naar het bijbehorende bos.

Tegelijkertijd bouwt u als bedrijf of zelfstandige in de loop van de tijd een waslijst aan gefactureerde en afgesloten projecten op.

Dit kan op den duur vrij onoverzichtelijk worden, zeker wanneer u bijvoorbeeld tussentijds een (deel)factuur de deur uit zou willen doen of inzicht wil krijgen in de financiën per project. En juist de financiële aspecten van uw projecten wilt u in het oog blijven houden.

Om het beheren van uw administratie met Factuurdesk nog gemakkelijker voor u te maken, hebben wij daarom sinds enige tijd Projecten standaard voor u ingebakken in het systeem. Daar is vanaf nu dus de mogelijkheid bijgekomen om een vinger aan de budgetpols te kunnen houden, waardoor u weer een handig stuk gereedschap in handen heeft om kostenoverschrijdingen te voorkomen.

              

Een project aanmaken
Om een nieuw project aan te maken voor een klant, kunt u inloggen op Factuurdesk, naar de Cliënten pagina te gaan, en vervolgens links klikken op de button “Voeg project toe” (zie figuur II optie 1).

U kunt direct overgaan tot het ingeven van het budget en/of de uren (figuur III):

              

Tip: Geef het project bij het aanmaken van een projectnaam een uniek kenmerk of nummer mee, Factuurdesk gebruikt dit namelijk als Referentie voor de factuur, wat het voor u en uw cliënten alleen maar makkelijker maakt om de administratie op orde te houden.

              

Bestaande projecten inzien of aanpassen
Om bestaande projecten te bekijken, gaat u eerst naar “Clienten” en klikt u daarna op de “wijzig gegevens” button van een klant naar keuze (zie figuur II hierboven, optie 2). U zult op de volgende pagina helemaal rechts een  tabje “wijzig projecten” kunnen zien (figuur IV a):

              

              

Voor wie is Projecten bedoeld?
Het korte antwoord hierop is: Projecten is bedoeld voor iedereen die meerdere projecten en/of opdrachtgevers heeft lopen. Als u deze nieuwe functionaliteit niet activeert, zult u het nergens tegenkomen in Factuurdesk: Indien u dus nog geen behoefte heeft aan van het werken met projecten verandert er voor u ook niets aan het gebruikersgemak van Factuurdesk.

Via het cliëntenmenu kunt u deze functionaliteit activeren zodra u er behoefte aan heeft. U geeft aan in welke periode het project loopt, geeft het een projectnaam en/of nummer mee, en tegen welk verwacht budget en/of aantal uren u het verwacht te kunnen gaan opleveren. Vervolgens zal er door het gehele programma heen -indien relevant- een mogelijkheid verschijnen om ofwel gegevens te koppelen aan een bepaalde project, ofwel te filteren op een specifiek project.

              

              

Waar kan Projecten u concreet mee helpen?
Stel – u heeft een webdesign bureau en heeft een advocaten kantoor als opdrachtgever. Zij willen graag snel inspringen op de schadegevallen die voortvloeien uit de afgelopen periode met hevige sneeuwval. Daarom willen zij graag binnen twee weken een simpele, maar effectieve minisite in de lucht hebben. Afspraak is dat dit –tussentijds, buiten de huidige lopende zaken om- direct bij het lanceren van de site wordt gefactureerd.

Als u meerdere projecten heeft of had lopen, dan was het in de voorgaande situatie niet altijd even makkelijk om tussentijds de juiste uren en taken bij elkaar te zoeken en deze te factureren.

Ook was het in periodes waarin er veel taken en medewerkers waren ingepland niet altijd een pretje om de agenda in te duiken en snel terug te zien welke medewerker op dit spoedproject ingepland stond.

Dankzij de nieuwe Project functionaliteit behoudt u het overzicht, zowel qua uren als facturen: U kunt in dit geval een project “Sneeuwschade actiesite” aanmaken en vervolgens verschillende afspraken en kosten hieraan toekennen. In de Agenda kunt u nu filteren op lopende projecten zodat alleen deze getoond worden.

Bij het factureren kunt u er vervolgens voor kiezen om alleen een specifieke project eruit te lichten en dit direct te factureren. Ook kunt u heel simpel tussentijds bijhouden of het project wel binnen de afgesproken uren blijft.

              

Nogmaals de voordelen van Projecten in Factuurdesk op een rij
Projecten in Factuurdesk helpt u bij:

•    Het toevoegen van afspraken specifiek gekoppeld aan een project
•    Het toevoegen van kosten via de agenda aan een specifiek project
•    Het in het agendaoverzicht snel filteren op project
•    Het maken van facturen specifiek voor een project
•    Voor- en nacalculatie rapportages (tussentijds) uitdraaien op ieder gewenst moment
•    Toevoegen projectnaam of nummer als referentie aan factuur

Wij denken zelf dat het online bijhouden van uren en het beheren van facturen met Factuurdesk hiermee nog makkelijker is geworden dan het al was. Uiteraard zijn we zeer benieuwd naar uw feedback en suggesties!

Laat ons hieronder weten hoe u denkt over deze toevoegingen en of we het eventueel nog makkelijker voor u zouden kunnen maken. Ons een mail sturen mag natuurlijk ook.

              

Vandaag zijn er twee belangrijke nieuwsfeiten:

1: Einde beperkingen digitaal factureren

Staatssecretaris De Jager heeft aangegeven dat de verwarrende regels rondom de digitale factuur verleden tijd zijn. U hoeft geen papieren factuur meer aan uw klanten te sturen en kunt dus volstaan met digitale facturen. Een grote stap in de goede richting die veel tijd, energie en dus geld bespaart.

2: iCal integratie

Factuurdesk introduceert in haar agenda de integratie met iCAL. Dit zorgt ervoor dat u de afspraken uit uw agenda van Factuurdesk ook mobiel, in Outlook en Apple iCAL kunt bekijken. U kopieert de iCAL link uit de agenda en plakt deze in Outlook of bijvoorbeeld in de kalender van uw iPhone.

Zo heeft u altijd inzicht in wanneer u en uw medewerkers, waar en wanneer moeten werken. Maandag zet ik een korte instructie online, maar ik wilde u dit nieuws niet onthouden.

 

(klik in de agenda rechtsboven op het oranje icoontje iCAL om de agenda te exporteren)

“Ik zit nog even op een grote betaling te wachten” of “O, helemaal vergeten ik maak het meteen over“.

Dit zijn de standaard-antwoorden van debiteuren. En in de tussentijd zit u met de gebakken peren. Maar vaak bent u bij het horen van deze excuses al te laat. Hierbij negen tips om uw factuur sneller betaald te krijgen:

1. Stuur de factuur zo snel mogelijk
2. Communiceer helder de betalingstermijn
3. Wacht niet tot het verlopen van de betalingstermijn
4. Stuur automatisch herinneringen
5. Geef korting bij op tijd betalen
6. Leg een boete op bij te laat betalen
7. Houd het zakelijk
8. Laat iemand anders contact opnemen met debiteuren
9. Betaal uw eigen facturen op tijd

Laten we wel wezen: U heeft een dienst geleverd en daar moet gewoon voor betaald worden.

1. Stuur de factuur zo snel mogelijk
Heeft u het product verkocht of de dienst geleverd, duik dan gelijk achter de computer om die factuur te maken. U wordt niet als opdringerig of ongeduldig gezien, maar juist als professioneel. Wanneer u te lang wacht met het versturen van de factuur is de klant alweer vergeten wat de waarde van de dienst of het product was en legt hij uw factuur bovenop de stapel. Stuurt u de factuur direct, dan hebt u grote kans dat de factuur direct betaald wordt.

2. Communiceer helder de betalingstermijn
Vermeld bij het laatste contact met de klant nog een keer de betalingstermijn en zet deze prominent op de factuur. Vergeet niet dat u de betalingstermijn bepaalt en niet de klant. (tenzij u aan Albert Heijn levert).

3. Wacht niet op het verlopen van de betalingstermijn
De excuses van de klant komen altijd pas na het verlopen van de betalingstermijn. Dit moet u voor zijn. Niet direct op hoge poten gaan bellen, want de klant heeft feitelijk nog niets verkeerd gedaan. Maar meldt rustig aan het einde van een bespreking met de klant terloops nog even dat er nog een factuur open staat. Heeft het bedrijf een aparte administratie-afdeling, dan kunt u gewoon contact met hen opnemen. U heeft per slot van rekening met deze afdeling alleen maar een zakelijke relatie.

4. Stuur automatisch herinneringen
Stuur automatisch herinneringen per e-mail als de betalingstermijn toch is overschreden. Vermeldt in deze e-mails ook dat het gaat om een automatische herinnering. Niemand wordt boos op een automatisch verstuurde e-mail, maar iedereen wordt aan het denken gezet.

“O, ja, die factuur moet ik nog even betalen“

Bovendien straalt iemand die een systeem heeft dat automatisch herinneringen stuurt professionaliteit uit.

5. Geef een korting op bij op tijd betalen
Met het gebruik van korting moet u altijd oppassen. U loopt namelijk het risico uw eigen product of dienst te devalueren. Maar als u altijd op uw facturen velmeldt, dat de debiteur bij betalen binnen de betalingstermijn 2% korting krijgt, dan wordt dit risico verkleind.

Nog een waarschuwing: Deze tip is niet voor alle sectoren geschikt. Net als tip 6

6. Leg een boete op bij te laat betalen
Dit is een zeer omstreden tip, maar wel zeer effectief. Het gevaar ligt natuurlijk op de loer, dat u wordt gezien als egoïstische graaier. Maar ook bij deze tip geldt: doe het consequent en de balans kan positief uitslaan. Bovendien is op tijd betalen en te laat betalen in dit geval altijd positief:

Betaalt de klant te laat, ontvangt u meer geld. Betaalt de klant op tijd, dan heeft u uw geld binnen

Wellicht denkt u nu dat u dit niet kan maken…maar denkt u eens aan T-mobile, UPC of KPN. Kunnen die het maken? Ja, dus u ook. Zolang u maar zakelijk en professioneel blijft.

7. Houd het zakelijk
Als u net een moeizaam adviestraject heeft afgelegd met uw cliënt, waarbij de emoties hoog opliepen, dan is het lastig om nog zakelijk te blijven. Maar geld heeft niks met u of uw klant als persoon te maken. Twee bedrijven zijn een overeenkomst aangegaan en aan het einde van de rit moet er betaald worden door de afnemer. Denk, als u dat telefoontje net niet pleegt, maar aan de bakker en het brood.

U verschilt niet van de bakker!

8. Laat iemand anders contact opnemen
Heeft u toch moeite met het zelf achter de broek zitten van uw debiteuren. Laat dan uw collega of desnoods een vriend erachter aan gaan. Die heeft er zeker geen problemen mee, want die heeft geen relatie met uw klant. Daarnaast kan ook dit weer professionaliteit uitstralen, want blijkbaar heeft u andere mensen tot uw beschikking voor het opknappen van dit soort klusjes.

9. Betaal uw eigen facturen op tijd
Eigenlijk is dit voorwaarde nummer 1 voor het snel betaald krijgen van facturen. Zorg dat u altijd op tijd of te snel bent met betalen. Dit straalt af op uw persoon, uw bedrijf en ook op de betalingsmores van uw klant.

Heeft u zelf nog meer tips die u met de gebruikers van Factuurdesk wil delen? Reageer dan of stuur ons een bericht »

Dit is een eerste in een serie tips van Factuurdesk. Wij proberen met deze tips onze gebruikers te helpen om nog succesvoller te worden.