De week is bijna voorbij, maar op de valreep nog de beloofde uitleg over het toevoegen van een internetagenda (iCal) in Outlook 2007. Met deze internetagenda kunt u de afspraken uit de agenda van Factuurdesk zien in Outlook, iCal of op uw mobiel. In deze uitleg gaan we uit van Outlook 2007, maar op de helppagina kunt u de uitleg terugvinden voor uw mobiele telefoon, Outlook 2003 en Apple’s iCal.

Klik hier voor een groter videoformaat

Let op: de wijzigingen die u in de agenda van Factuurdesk maakt worden automatisch geupdate door Outlook, maar de wijzigingen die u in Outlook maakt, worden niet automatisch geupdate naar de agenda van Factuurdesk.

——— UPDATE ————-
Met het volgende gratis programma kunt u zich ook in Outlook 2003 op de agenda van Factuurdesk abonneren: Remote Calendars: http://remotecalendars.sourceforge.net/

Vandaag zijn er twee belangrijke nieuwsfeiten:

1: Einde beperkingen digitaal factureren

Staatssecretaris De Jager heeft aangegeven dat de verwarrende regels rondom de digitale factuur verleden tijd zijn. U hoeft geen papieren factuur meer aan uw klanten te sturen en kunt dus volstaan met digitale facturen. Een grote stap in de goede richting die veel tijd, energie en dus geld bespaart.

2: iCal integratie

Factuurdesk introduceert in haar agenda de integratie met iCAL. Dit zorgt ervoor dat u de afspraken uit uw agenda van Factuurdesk ook mobiel, in Outlook en Apple iCAL kunt bekijken. U kopieert de iCAL link uit de agenda en plakt deze in Outlook of bijvoorbeeld in de kalender van uw iPhone.

Zo heeft u altijd inzicht in wanneer u en uw medewerkers, waar en wanneer moeten werken. Maandag zet ik een korte instructie online, maar ik wilde u dit nieuws niet onthouden.

(klik in de agenda rechtsboven op het oranje icoontje iCAL om de agenda te exporteren)

Eind december heb ik met een aantal mensen een gebruiksvriendelijkheidstest uitgevoerd. Samen met deze testers heb ik toen het hele systeem van Factuurdesk doorgelicht op zaken die niet lekker lopen.

De afgelopen maand zijn er een boel nieuwe functionaliteiten ontwikkeld en het leek mij daarom goed om een nieuwe ronde tests te gaan doen, voordat alle nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen voor de gebruikers van Factuurdesk.

Voorbereiding
Bij het selecteren van de testers heb ik in deze ronde een onderscheid gemaakt tussen huidige gebruikers van Factuurdesk en personen die nog nooit van Factuurdesk hebben gehoord. De resultaten van de ene groep kunnen dan vergeleken worden met de andere en de punten die in beide tests naar voren komen kunnen dus duidelijk verbeterd worden.

Na het benaderen van deze proefpersonen heb ik een een aantal scenario’s opgesteld voor diegenen die niet bekend zijn met Factuurdesk. Deze scenario’s beschrijven de situatie waarin de proefpersoon zich bevindt. Bijvoorbeeld: “U heeft een adviesbureau met 18 consultants en u gebruikt Factuurdesk om de uren bij te houden en facturen te maken.”

Naast deze scenario’s heb ik voor de bestaande gebruikers van Factuurdesk een tiental opdrachten op papier gezet die uitgevoerd moeten worden. Zij kunnen gewoon vanuit hun huidige situatie de opdrachten doorlopen en hebben geen scenario nodig.

De scenario’s en opdrachten waren gemaakt, nu nog de test-laptop geschikt maken. De proefpersonen worden door de ingebouwde webcam van de laptop tijdens het testen gefilmd en tevens worden alle acties op het scherm vastgelegd.

Testen maar
De eerste test was vanochtend met Peter Esveld van Auxilium Promotie & Advies.

Het testen met Peter duurde vandaag bijna twee uur. Hiervan bestond een uur uit het doorlopen van de opdrachten, het tweede uur hebben we vooral gesproken over wat er nog beter kan worden gemaakt aan Factuurdesk.

Tijdens het doorlopen van de opdrachten maakte ik notities over wat mij opviel. Peter stelde vaak vragen waarop ik dan niet direct antwoord kon geven, omdat ik wilde weten hoe hij problemen zelf oploste. Het voordeel van Peter was dat hij, tijdens het testen, zei wat hij dacht. Een ideale tester.

Resultaat
De test verliep goed en het resultaat was 50 concrete aandachtspunten voor zowel de nieuwe als bestaande functionaliteiten.  Hieronder mijn lelijke handschrift met de aandachtspunten.

What’s next?
Gelijk op de eerste dag is bewezen dat deze gebruiksvriendelijkheidonderzoeken enorm nuttig zijn. Ik merk keer op keer dat de blik van een buitenstaander van onschatbare waarde is.

Dit was pas numero uno, dus ik heb nog een vijftal tests te gaan in de komende twee weken. Vervolgens verwerk ik alle punten die uit de tests komen en ga ik met het hele team om tafel zitten om te bespreken welke punten wanneer, hoe en in welke volgorde verbeterd gaan worden.

Ik houd u via ons weblog op de hoogte van de ontwikkelingen.

Heeft u zelf nog dingen die u anders of toegevoegd zou willen hebben, stuur dan een bericht »

Ik wilde een hele lange post schrijven over waarom we Factuurdesk zijn begonnen en wat onze visie is, toen vanochtend onderstaand bericht bij onze helpdesk binnenkwam.